Wie die richtigen KPIs in automatisierten Prozessen eine Erfolgsmessung transparent machen können

Was sind KPIs eigentlich?

KPIs oder Key Performance Indicators sind Leistungsindikatoren, die von Unternehmen hinsichtlich ihrer Zielsetzung und Leistungssteigerung genutzt werden. Diese Kennzahlen werden verwendet, um die Leistung von Prozessen innerhalb des Unternehmens zu messen. KPIs können für das gesamte Unternehmen oder für einzelne Abteilungen oder Prozesse definiert werden.

Die Definition von KPIs ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Die richtigen KPIs müssen definiert werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen auf Kurs bleibt, um seine Ziele zu erreichen. KPIs können auch verwendet werden, um Verbesserungspotenzial in einem Prozess zu identifizieren.

Es gibt verschiedene Arten von KPIs, je nach den Zielen und Anforderungen eines Unternehmens. Einige Beispiele für KPIs sind Umsatzwachstum, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterproduktivität und Kostenreduzierung. Jeder KPI hat seine eigene Definition und Methode zur Messung.

Es ist wichtig zu beachten, dass Prozesse müssen kontinuierlich überwacht werden, um sicherzustellen, dass die KPIs richtig funktionieren. Es kann notwendig sein, die KPIs regelmäßig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie immer noch relevant sind. Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass ihre KPIs in Einklang mit ihren Zielen stehen und zur Verbesserung der Leistung beitragen.

Zusammenfassend können KPIs für Unternehmen von unschätzbarem Wert sein, um ihre Leistung zu messen und zu verbessern. Sie ermöglichen es Unternehmen, sich auf die wichtigsten Leistungsindikatoren zu konzentrieren und Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die richtigen KPIs definieren und regelmäßig überwachen, um sicherzustellen, dass sie auf Kurs bleiben, um ihre Ziele zu erreichen.

In dem Artikel Welche KPIs sind in der Prozess Automatisierung relevant? gibt es noch detailliertere Informationen zu KPIs.

Wie werden KPIs definiert?

Um KPIs zu definieren, müssen Unternehmen zunächst ihre Unternehmensziele und -strategien festlegen. Basierend darauf können sie die wichtigsten Kennzahlen (KPIs) für jedes Unternehmensbereich oder jede Abteilung priorisieren.

Die Definition von KPIs sollte schnell und einfach sein, damit sie in Echtzeit gemessen werden können. KPIs helfen Unternehmen, den Erfolg ihrer Zielsetzung erfolgreich umzusetzen, indem sie in der Lage sind, den Fortschritt auf der Grundlage messbarer Metriken und Indikatoren zu verfolgen.

Zu den wichtigsten KPIs, die Unternehmen verfolgen, gehören die Kundenzufriedenheit, die Durchlaufzeit, die Mitarbeiterproduktivität, die Conversion-Rate und die Score für die Mitarbeiterzufriedenheit. Diese KPIs geben Aufschluss über die Leistung eines Unternehmens in verschiedenen Bereichen und ermöglichen es Unternehmen, Schwachstellen zu identifizieren und ihre Prozesse zu optimieren.

Die Messung von KPIs sollte in Echtzeit erfolgen, um sicherzustellen, dass Unternehmen schnell auf Änderungen reagieren können. Dies ist besonders wichtig, wenn es um den Customer Service geht. KPIs helfen Unternehmen, die Zufriedenheit ihrer Kunden zu messen und sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden.

Um KPIs zu definieren, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie für jedes Unternehmensbereich oder jede Abteilung spezifisch sind und auf die jeweiligen Ziele und Strategien ausgerichtet sind. Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass die Definition der KPIs einfach und verständlich ist, um sicherzustellen, dass sie von allen Mitarbeitern leicht verstanden werden können.

Zusammenfassend können KPIs Unternehmen helfen, den Erfolg ihrer Zielsetzung zu messen und zu verbessern. Die Definition von KPIs sollte schnell und einfach sein und auf die jeweiligen Ziele und Strategien des Unternehmens ausgerichtet sein. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die wichtigsten KPIs für jedes Unternehmensbereich oder jede Abteilung priorisieren und die Messung in Echtzeit durchführen, um sicherzustellen, dass sie schnell auf Änderungen reagieren können.

KPIs die bei automatisierten Prozessen relevant sind

Wenn es um automatisierte Prozesse geht, gibt es eine Reihe von KPIs, die für die Messung von Effizienz und Erfolg relevant sind. Hier sind drei KPIs, die für Unternehmen geeignet sind, die RPA (Robotic Process Automation) und andere Formen der Prozessautomatisierung implementieren:

1. Conversion-Rate: Die Conversion-Rate ist ein wichtiger KPI für Unternehmen, die automatisierte Workflows für die Rechnungsstellung und Zahlung einsetzen. Der KPI gibt Auskunft darüber, wie viele Rechnungen innerhalb einer bestimmten Zeit abgeschlossen wurden, z.B. innerhalb eines Monats. Eine hohe Conversion-Rate bedeutet, dass der Prozess effizient ist und das Unternehmen Zeit und Geld spart.
2. Durchlaufzeit: Die Durchlaufzeit ist ein weiterer wichtiger KPI für automatisierte Prozesse. Sie gibt Auskunft darüber, wie lange es dauert, eine Rechnung von der Bearbeitung bis zum Versenden zu durchlaufen. Eine kurze Durchlaufzeit bedeutet, dass der Prozess effizient ist und das Unternehmen Zeit spart.
3. Eingesparte Kosten: Der KPI gibt Auskunft darüber, wie viele Kosten das Unternehmen durch die Automatisierung von Prozessen einspart. Dies ist ein wichtiger KPI für Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse digitalisieren und vereinfachen möchten.

Diese drei KPIs helfen dabei, die Leistung von automatisierten Prozessen zu messen und zu optimieren. Unternehmen müssen die relevanten KPIs angeben, um eine erfolgreiche Implementierung und Erfolgsmessung sicherzustellen. Ein integriertes System, das eine Datenbasis für Workflows, Kennzahlen und Dashboards bietet, kann dabei helfen, die Sichtbarkeit und Visualisierung der relevanten Leistungskennzahlen zu verbessern. Eine solche Metrik kann Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse zu verbessern, indem sie Engpässe, Verzögerungen und manuelle Schritte aufdecken und reduzieren. In vielen Unternehmen können Audits dazu beitragen, die Implementierung von KPIs und die Erreichung von Unternehmenszielen sicherzustellen.

In Schritt fünf des Prozessmanagements müssen die Kennzahlen in einem Dashboard visualisiert werden, um einen schnellen Überblick über die relevanten KPIs zu erhalten. Eine solche Visualisierung hilft bei der Identifizierung von Engpässen und bei der Verfolgung von Fortschritten. Insgesamt können relevante KPIs Unternehmen dabei helfen, mehr Effizienz in ihren Geschäftsprozessen zu erreichen und Zeit und Geld zu sparen.

So können die wichtigsten KPIs im Monitoring überwacht werden

Wenn Unternehmen ihre Prozesse automatisieren, ist es wichtig, die wichtigsten KPIs im Monitoring zu überwachen. Durch das Monitoring können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Workflows effizient und effektiv sind und dass sie ihre Ziele erreichen. Das Monitoring kann auch dazu beitragen, Engpässe und Probleme im Workflow zu identifizieren und zu beheben.

Ein wichtiger Schritt beim Monitoring von KPIs ist die Definition der relevanten Leistungsindikatoren. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die wichtigsten KPIs für jeden Workflow definieren und priorisieren. Dazu gehören KPIs wie die Durchlaufzeit, die Conversion-Rate und die Kundenzufriedenheit. Durch die Definition dieser KPIs können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Prozesse im Auge behalten und schnell auf Probleme reagieren können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Monitoring von KPIs ist die Automatisierung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Workflows so weit wie möglich automatisiert sind, um menschliche Fehler zu minimieren und die Effizienz zu maximieren. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Workflows schnell und effizient abgeschlossen werden.

Das Prozessmanagement spielt auch eine wichtige Rolle beim Monitoring von KPIs. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Prozesse klar definiert sind und dass sie regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Durch das Prozessmanagement können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Workflows auf dem neuesten Stand sind und dass sie die KPIs, die für ihre Ziele relevant sind, effektiv überwachen.

Zusammenfassend ist das Monitoring von KPIs ein wichtiger Aspekt bei der Automatisierung von Prozessen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die relevanten KPIs definieren und priorisieren und dass ihre Workflows so weit wie möglich automatisiert sind. Durch das Prozessmanagement können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse auf dem neuesten Stand sind und dass sie die KPIs, die für ihre Ziele relevant sind, effektiv überwachen. Das Monitoring kann dazu beitragen, dass Unternehmen ihre Prozesse optimieren und ihre Ziele effektiver erreichen können.

Welche Monitoring Lösungen gibt es für die KPI Überwachung in automatisierten Prozessen?

Diese Lösungen können Unternehmen dabei helfen, ihre automatisierten Prozesse effektiv zu überwachen und sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichen. Es ist wichtig, die geeignete Lösung auszuwählen, um sicherzustellen, dass das Monitoring den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Es gibt eine Vielzahl an Softwarelösungen die für das Monitoring verwendet werden können. In der folgenden Tabelle gibt es eine Übersicht über 10 unterschiedliche Lösungen die ich bereits bei Kunden einsetzen durfte.