Geschäftsprozesse automatisieren: Der Kunde im Mittelpunkt
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet Unternehmen eine höhere Effizienz in allen Geschäftsbereichen und spielt somit eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Durch die Digitalisierung einzelner Prozesse werden Tätigkeiten von Menschen, die bisher manuelle arbeiten erledigt haben, automatisiert und standardisierte Prozesse geschaffen. Dadurch können Aufgaben schneller und zuverlässiger bearbeitet werden, was wiederum eine höhere Nachvollziehbarkeit der Prozesse gewährleistet. Unternehmen können somit sicherstellen, dass ihre Dienstleistungen schneller und präziser erbracht werden, was sich wiederum positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.
Die Servicequalität wird durch die Automatisierung von Prozessen verbessert, da Kundenanfragen und Bestellungen automatisch und ohne Verzögerungen bearbeitet werden können. So können Unternehmen auch bei einem hohen Arbeitsaufkommen schnell und effizient auf Kundenanfragen reagieren. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen auch ihre eigenen Dienstleistungsstrukturen einfacher gestalten und optimieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, auf die spezifischen Bedürfnisse ihrer Kunden einzugehen und eine hohe Kundenzufriedenheit zu erreichen.
Darüber hinaus können automatisierte Prozesse dazu beitragen, dass die Arbeitsbelastung für Mitarbeiter reduziert wird. Manuelle Aufgaben, die zuvor von Mitarbeitern ausgeführt wurden, können nun automatisiert werden, was wiederum eine höhere Produktivität und Effizienz zur Folge hat. Dadurch können Mitarbeiter sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, die eine persönliche Note erfordern, während routinemäßige Aufgaben automatisch ausgeführt werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Unternehmens spielt. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen ihre Effizienz und Produktivität erhöhen, die Servicequalität verbessern und die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter reduzieren. Darüber hinaus können automatisierte Prozesse auch zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beitragen, indem sie sicherstellen, dass Anfragen und Bestellungen schnell und zuverlässig bearbeitet werden. Für mehr Details zur Kundenzentriertheit schaut euch den Artikel an: So Setzt man Customer Centricity mit automatisierten Prozessen um.
Geschäftsprozess: Was bedeutet das eigentlich?
Geschäftsprozesse sind eine zentrale Komponente für den Erfolg jedes Unternehmens, da sie die strukturierte Abfolge von Arbeitsschritten und Maßnahmen innerhalb einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens beschreiben. Das Prozessmanagement hilft dabei, diese Prozesse zu optimieren und zu automatisieren, um die Effizienz des Arbeitsablaufs zu steigern und Kosten zu sparen. Durch die Identifikation und Priorisierung der Kernprozesse, welche unmittelbar zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen, kann das Unternehmen in der Lage sein, die relevanten Prozesse zu optimieren und zu automatisieren, um wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen.
Beispielsweise ist die Buchhaltung ein Kernprozess für viele Unternehmen, da sie eine zentrale Rolle bei der Finanzierung spielt. Ohne eine effektive Buchhaltung könnte das Unternehmen Schwierigkeiten haben, seine Finanzen zu verwalten und sich auf die Zukunft vorzubereiten. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen die notwendigen Schritte unternehmen, um ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, um sicherzustellen, dass sie schnell auf Veränderungen im Markt reagieren und wettbewerbsfähig bleiben können.
Ein guter Geschäftsprozess sollte möglichst schlank und flexibel sein, um schnell auf Veränderungen im Markt reagieren zu können. Indem Unternehmen ihre Geschäftsprozesse automatisieren, können sie ihre Effizienz steigern und wertvolle Ressourcen wie Zeit und Kosten sparen, die sie dann für andere wichtige Aufgaben einsetzen können.
Was ist unter Automatisierung von Geschäftsprozessen zu verstehen?
Unter Automatisierung von Geschäftsprozessen versteht man den Einsatz von Technologien, um repetitive Arbeitsschritte oder Routineprozesse in einem Unternehmen zu automatisieren. Die Prozessautomatisierung ermöglicht es, zeitintensive und fehleranfällige Aufgaben durch ein digitales System zu übernehmen. Das bedeutet, dass die Kernprozesse des Unternehmens automatisiert und effizienter gestaltet werden können. Die Vorteile der Automatisierung liegen besonders darin, dass sie Zeit und Kosten spart, Prozesse transparenter und schneller macht und die Fehlerquote reduziert. Der Ablauf der Arbeitsschritte wird durch die Digitalisierung systematisch und effektiver abgearbeitet und so werden Mitarbeiter entlastet, die sich dann auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. Beispiele für Prozessautomatisierung sind das Rechnungswesen, das Personalwesen oder auch der Kundenkontakt.
Vor der Optimierung kann der Prozess wie hier dargestellt aussehen. Es gibt viele manuelle Tätigkeiten und einzelne Personen haben unterschiedliche manuelle Aufgaben durchzuführen.
Automatisierung von Geschäftsprozessen ohne eigene IT?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung von Unternehmen. Doch was, wenn man keine eigenen IT-Abteilung oder Programmierkenntnisse hat? Hier gibt es mittlerweile einige Anbieter, die eine automatisierte Lösung für bestimmte Prozesse anbieten, ohne dass man selbst etwas programmieren muss. Zum Beispiel können Rechnungen automatisch erfasst und verarbeitet werden, E-Mails in Ticketsysteme umgewandelt oder wichtige Dokumente automatisch archiviert werden. Es gibt auch Tools, die es erlauben, ohne Programmierung Daten von verschiedenen Systemen automatisch zusammenzuführen. So ist es auch für kleinere Unternehmen ohne große IT-Ressourcen möglich, von der Automatisierung von Geschäftsprozessen zu profitieren und Zeit und Ressourcen zu sparen.
Die Vorteile einer eigenen IT-Abteilung sind maßgeblich für den Erfolg verantwortlich. Schnellere Kommunikationswege ermöglichen es effizienter zu sein. Hingegen sind damit auch etliche Mehrkosten verbunden. Bei einer eigenen IT können die Skalierungsmöglichkeiten gegenüber externen Dienstleistern nur dann genutzt werden wenn passend qualifiziertes Personal im benötigten Umfang zur Verfügung steht. Lastspitzen oder Neuentwicklungen z.B. im Bereich der Prozesse sind damit eine größere Hürde.
Das ganze Unternehmen kann durch extern eingekaufte IT Ressourcen eine erhöhte Effizienz erreichen. Die Vorbereitungen sind dabei entscheidend. Projekte die Prozesse oder sogar Kernprozesse betreffen sind elementar.
Geschäftsprozesse automatisieren: Die Vorteile
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe und Branche. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Vorteile aufgeführt:
- Effizienzsteigerung durch die Verkürzung von Bearbeitungszeiten
Ein automatisierter Geschäftsprozess kann die Bearbeitungszeit erheblich verkürzen, indem er redundante Aufgaben automatisch erledigt und den Arbeitsablauf optimiert. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und ihre Arbeit schneller und effektiver zu erledigen.
- Reduzierung von Fehlern und Verbesserung der Datenqualität
Manuelle Aufgaben sind fehleranfälliger als automatisierte Prozesse. Durch die Automatisierung können Fehler reduziert und die Datenqualität verbessert werden, da automatisierte Prozesse seltener Fehler machen und weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind.
- Senkung der Kosten durch die Reduzierung von manuellen Aufgaben und die Optimierung von Ressourcen
Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen wertvolle Ressourcen einsparen, indem sie manuelle Aufgaben reduzieren und die Effizienz verbessern. Die Automatisierung kann auch dazu beitragen, die Kosten für Personalaufwand und Arbeitszeit zu senken.
- Flexibilität und Skalierbarkeit durch die Anpassung von Prozessen an Veränderungen im Unternehmen oder am Markt
Automatisierte Geschäftsprozesse sind flexibler und skalierbarer als manuelle Prozesse, da sie leicht an sich ändernde Bedingungen angepasst werden können. Wenn das Unternehmen wächst oder sich die Marktbedingungen ändern, können automatisierte Prozesse schnell angepasst werden, um den Anforderungen gerecht zu werden.
- Verbesserung der Kundenorientierung durch schnellere Bearbeitungszeiten und höhere Qualität
Automatisierte Prozesse können dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, indem sie schnellere Bearbeitungszeiten und eine höhere Qualität bieten. Wenn Kundenanfragen automatisch und schnell bearbeitet werden, steigt die Kundenzufriedenheit und das Unternehmen kann sich einen Ruf für exzellenten Kundenservice erarbeiten.
Insgesamt bieten automatisierte Geschäftsprozesse zahlreiche Vorteile für Unternehmen, indem sie die Effizienz steigern, Fehler reduzieren, Kosten senken, Flexibilität und Skalierbarkeit ermöglichen und die Kundenorientierung verbessern.
Geschäftsprozesse automatisieren: Die Risiken
Obwohl die Automatisierung von Geschäftsprozessen viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Risiken, die Unternehmen berücksichtigen sollten. Im Folgenden werden einige dieser Risiken aufgeführt, die im Zusammenhang mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen auftreten können.
- Abhängigkeit von Technologie
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfordert die Verwendung von Technologie, um Prozesse zu automatisieren. Unternehmen, die sich zu sehr auf Technologie verlassen, können anfällig für technische Störungen und Ausfälle sein, die ihre Fähigkeit zur Ausführung von Geschäftsprozessen beeinträchtigen können.
- Eingeschränkte Flexibilität
Ein automatisierter Prozess ist auf die spezifischen Anforderungen des Prozesses programmiert. Dies bedeutet, dass der Prozess weniger flexibel ist und Änderungen an den Anforderungen des Prozesses erfordert, um angepasst werden zu können. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie flexibel bleiben und dass der automatisierte Prozess Änderungen im Geschäftsprozess oder im Marktumfeld unterstützt.
- Risiken für die Datensicherheit
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann das Risiko von Datenschutzverletzungen erhöhen, wenn vertrauliche Daten in automatisierte Systeme eingegeben werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Daten sicher und geschützt sind.
- Hohe Kosten
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann eine hohe Investition erfordern, sowohl in Bezug auf die Technologie als auch auf die Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die erwarteten Einsparungen und Vorteile die Investitionskosten überwiegen.
- Verlust von Arbeitsplätzen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann dazu führen, dass einige manuelle Aufgaben durch automatisierte Prozesse ersetzt werden. Dies kann zu einem Verlust von Arbeitsplätzen führen, insbesondere in Bereichen wie der Dateneingabe oder der Buchhaltung.
Insgesamt gibt es Risiken im Zusammenhang mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Unternehmen sollten diese Risiken berücksichtigen und sicherstellen, dass sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken zu minimieren und die Vorteile der Automatisierung zu maximieren. Eine sorgfältige Planung und Implementierung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Geschäftsprozess erfolgreich automatisiert wird.
Geschäftsprozesse automatisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung als Leitfaden
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann viele Vorteile bieten, wie beispielsweise eine höhere Effizienz, eine schnellere Bearbeitungszeit und eine Senkung der Kosten. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Unternehmen dabei helfen kann, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren:
Schritt 1 – Prozessbeschreibung: Beschreiben Sie den aktuellen Prozess und analysieren Sie ihn auf Schwachstellen und Verbesserungspotenzial. Überlegen Sie sich, welche Aufgaben manuell erledigt werden und welche automatisiert werden könnten. Erstellen Sie eine Prozesslandkarte, um den Ablauf des Prozesses und die beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter zu visualisieren.
Schritt 2 – Optimierung des Prozesses: Optimieren Sie den Prozess, indem Sie redundante Aufgaben reduzieren, die Arbeitsschritte klar definieren und Verantwortlichkeiten festlegen. Überlegen Sie sich, wie Sie den Prozess effizienter und schneller gestalten können, ohne dabei an Qualität zu verlieren.
Schritt 3 – Digitalisierung des Prozesses: Digitalisieren Sie den Prozess, indem Sie die manuellen Aufgaben in ein System integrieren. Legen Sie die notwendigen Datenfelder und Workflows fest, damit der Prozess automatisiert werden kann. Berücksichtigen Sie auch, welche Systeme Sie bereits im Einsatz haben und ob diese miteinander integrierbar sind.
Schritt 4 – Teil Automatisierung oder vollständige Prozess Automatisierung: Überlegen Sie sich, welche Teile des Prozesses automatisiert werden sollen und welche manuell bleiben. Je nach Prozess können einige Teile automatisiert werden, während andere manuell bleiben. Berücksichtigen Sie dabei auch das verfügbare Budget und die vorhandenen Personalressourcen.
Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind beispielsweise die automatische Rechnungsstellung, die automatische Überwachung von Lagerbeständen und die automatische Ausführung von Bestellungen. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen Zeit und Geld sparen, indem sie manuelle Aufgaben reduzieren und effizientere Abläufe schaffen.
Um den Prozess erfolgreich zu implementieren, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter über ausreichend Prozesswissen verfügen und geschult werden. Das Prozessmanagement sollte sicherstellen, dass die Prozesse kontinuierlich überwacht und verbessert werden.
Insgesamt kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen ein großer Vorteil für Unternehmen sein, indem sie Prozesse schneller, effizienter und kosteneffektiver gestaltet. Eine sorgfältige Planung und Implementierung ist jedoch notwendig, um sicherzustellen, dass die Automatisierung des Geschäftsprozesses erfolgreich ist und den gewünschten Nutzen bringt.
Eine detailliertere Darstellung der einzelnen Schritte gibt es unter So automatisiert man Prozesse.
Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann viele Vorteile bieten, wie beispielsweise eine höhere Effizienz, eine schnellere Bearbeitungszeit und eine Senkung der Kosten. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Ablauf in der Digitalisierung von Unternehmen. Grundsätzlich lassen sich sowohl Kernprozesse als auch unterstützende Prozesse automatisieren.
Dabei ist besonders die Automatisierung von administrativen Tätigkeiten in der Buchhaltung von Vorteil. Robotic Process Automation (RPA) kommt hier zum Einsatz und unterstützt dabei, Prozesse ohne menschliches Zutun auszuführen. Bei den Kernprozessen können beispielsweise Produktionsprozesse effektiver durch den Einsatz von Automatisierung optimiert werden. Sowohl die Effizienz als auch die Qualität von Prozessen kann durch Automatisierung gesteigert werden. Es empfiehlt sich jedoch, den Umfang der Automatisierung von Prozessen individuell zu betrachten, um mögliche Schwachstellen im Verfahrensablauf zu erkennen.
Hier sind einige Beispiele für Geschäftsprozesse, die automatisiert werden können, sowie deren Automatisierungspotenzial:
| Geschäftsprozess | Automatisierungsmöglichkeiten | Bewertung für den Unternehmenskontext |
|---|---|---|
| Rechnungsstellung | Automatische Rechnungserstellung, Rechnungsversand per E-Mail, Zahlungserinnerungen, Zahlungseingangsüberwachung | Hohe Relevanz, da Fehler in der Rechnungsstellung zu Fehlbuchungen und Verzögerungen im Zahlungsverkehr führen können. |
| Personalverwaltung | Automatisierte Erfassung von Arbeitszeit, Urlaubsanträgen und Lohn- und Gehaltsabrechnungen | Sehr relevant, da die Personalverwaltung sehr zeitaufwändig sein kann und ein hohes Fehlerpotenzial aufweist. |
| Einkaufsprozess | Automatische Bestell- und Lieferantenverwaltung, elektronische Rechnungsabwicklung | Relevant, da automatisierte Bestell- und Lieferantenverwaltung Zeit und Geld sparen und Fehlbestellungen verhindern kann. |
| Lagerverwaltung | Automatische Bestandsüberwachung, automatische Bestellvorschläge bei niedrigem Lagerbestand | Sehr relevant, da ein effizientes Lagermanagement eine wichtige Rolle für den Geschäftserfolg spielt. |
| Kundenservice | Automatische Anrufbeantworter, Chatbots, E-Mail- und Social-Media-Antworten | Relevant, da ein guter Kundenservice ein wichtiger Faktor für die Kundenzufriedenheit und -bindung ist. |
| Marketing | Automatisierte E-Mail-Marketing-Kampagnen, automatische Social-Media-Posts, automatisierte Lead-Generierung | Sehr relevant, da ein effektives Marketing ein wichtiger Faktor für die Geschäftsentwicklung ist. |
| Freigabe Prozesse | Freigeben von Anfragen und Aufträgen können automatisch erfolgen | Viele Möglichkeiten |
| Vertrieb | Automatisierte Kundenanfragen bearbeiten | Erhöhung von Umsatz und Marge |
| Kapazität Planen | Planung von Schichten und Einsätzen | Weniger Störungen des Betriebsablaufs und Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit |
| Daten Versand | Versenden von Daten an Behörden wie bspw. bei gesetzlichen Meldungen | Vermeidung von Bußgeldern |
| Onboarding | Neue Mitarbeitende im Unternehmen einführen | Stabilität und Wachstum |
Die Buchhaltung ist ein Beispiel für einen Geschäftsprozess, der stark automatisiert werden kann. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Rechnungsstellung, der Buchführung und dem Zahlungsverkehr können Unternehmen Zeit und Geld sparen.
Auch das Personalmanagement bietet großes Automatisierungspotenzial. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Bewerberverwaltung, der Mitarbeiterentwicklung und der Gehaltsabrechnung können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen.
Der Kundensupport und das Marketing sind weitere Bereiche, die von der Automatisierung profitieren können. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Ticketverwaltung, der Kundenkommunikation und dem E-Mail-Marketing können Unternehmen eine höhere Effizienz erzielen und die Kundenzufriedenheit verbessern.
Andere Geschäftsprozesse wie die Bestellabwicklung, das Rechnungswesen und das Qualitätsmanagement haben ein mittleres Automatisierungspotenzial, da einige Aufgaben manuell bleiben müssen. Die Produktentwicklung hat das niedrigste Automatisierungspotenzial, da sie stark von menschlicher Kreativität und Innovation abhängt.
Insgesamt gibt es viele Geschäftsprozesse, die automatisiert werden können, um die Effizienz und Produktivität zu steigern und Zeit und Kosten zu sparen. Unternehmen sollten die Automatisierungspotenziale ihrer Prozesse bewerten und die geeigneten Maßnahmen ergreifen, um die Prozesse erfolgreich zu automatisieren.
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann für Unternehmen sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Eine Lösung dafür kann die Verwendung von CRM-Systemen sein, die in der Lage sind, die Arbeitsschritte zu übernehmen und somit die Bearbeitung von Rechnungen effizienter zu gestalten. Dabei können Maschinen oder Software eingesetzt werden, die die manuelle Eingabe von Daten und die Überprüfung der Rechnungsinhalte automatisieren. Durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung können Unternehmen Zeit und Ressourcen einsparen und ihre Prozesse effizienter gestalten. Zudem können Fehler minimiert und die Bearbeitungszeit von Rechnungen verkürzt werden. Insgesamt bietet die Automatisierung von Rechnungen und anderen Geschäftsprozessen eine Möglichkeit für Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern.
Wichtige Fachbegriffe rund um Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung ist ein wichtiger Begriff in der Geschäftswelt, der sich auf die Optimierung von Geschäftsprozessen durch digitalisierung und automatisierung bezieht. Es umfasst den gesamten Prozess von der Planung, Umsetzung bis hin zur Überwachung und Analyse von Geschäftsprozessen. Kernprozesse beziehen sich auf die wichtigsten Geschäftsprozesse, die den Erfolg des gesamten Unternehmens beeinflussen, während unterstützende Prozesse die sekundären Prozesse darstellen. Business Process Management ist ein strategischer Ansatz, der sich auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen konzentriert und darauf abzielt, die Effizienz und Effektivität des Unternehmens zu steigern. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse besser zu kontrollieren und zu managen, was zu einer erhöhten Effizienz, Kostenreduzierung und höherer Produktivität führen kann.
| Fachbegriff | Erläuterung |
|---|---|
| Automatisierung | Die Verwendung von Technologie zur Ausführung von Aufgaben ohne menschliche Intervention. |
| Robotic Process Automation (RPA) | Software-Roboter, die repetitive, regelbasierte Aufgaben in Anwendungen und Systemen ausführen, um menschliche Arbeitskräfte zu entlasten. |
| Business Process Automation (BPA) | Automatisierung von Geschäftsprozessen zur Verbesserung der Effizienz, Reduzierung von Kosten und Fehlern und Erhöhung der Flexibilität. |
| Workflow | Ein systematischer Prozess zur Durchführung von Aufgaben und Entscheidungen in einer bestimmten Reihenfolge. |
| Workflow-Management-System (WMS) | Software zur Automatisierung von Workflows, die in Organisationen eingesetzt werden, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern zu verbessern. |
| Prozessoptimierung | Die Verbesserung von Geschäftsprozessen durch die Identifizierung von Engpässen, ineffizienten Abläufen und Verbesserungspotentialen. |
| Prozessautomatisierung | Die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Kosten zu sparen. |
| Prozesssteuerung | Die Überwachung und Steuerung von Geschäftsprozessen in Echtzeit, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen ablaufen. |
| Prozessmanagement | Die Planung, Umsetzung und Überwachung von Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass sie effektiv und effizient sind. |
| Geschäftsprozessmodellierung | Die Darstellung von Geschäftsprozessen in Form von Diagrammen, um ihre Abläufe und Interaktionen zu visualisieren und zu verstehen. |
| Low-Code-Entwicklung | Eine Methode zur Entwicklung von Anwendungen, bei der der Großteil der Programmierung durch visuelle Elemente und Drag-and-Drop-Tools ersetzt wird. |
| Business Rules Management System (BRMS) | Software-Systeme, die die Automatisierung von Geschäftsregeln ermöglichen, um Entscheidungen auf der Grundlage von Regeln zu treffen. |
| Business Intelligence (BI) | Eine Kategorie von Anwendungen und Technologien zur Analyse von Daten und zur Generierung von Einblicken in Geschäftsprozesse. |
| Data Mining | Die Extraktion von Muster und Informationen aus großen Datensätzen, um Vorhersagen und Einblicke zu gewinnen. |
| Machine Learning (ML) | Eine Methode zur künstlichen Intelligenz (KI), bei der Computer Algorithmen entwickeln, die Daten analysieren und von ihnen lernen. |
| Künstliche Intelligenz (KI) | Ein Bereich der Informatik, der sich mit der Entwicklung von Technologien beschäftigt, die menschenähnliches Verhalten und Denken ermöglichen. |
| Natürliche Sprachverarbeitung (NLP) | Eine Technologie, die es Computern ermöglicht, menschliche Sprache zu verstehen und zu verarbeiten. |
Die Tabelle wird regelmäßig ergänzt.
Unterschied von Digitalisierung und Automatisierung
Zwar haben Digitalisierung und Automatisierung viele Gemeinsamkeiten, aber dennoch gibt es einen klaren Unterschied zwischen den beiden Begriffen. Während Automatisierung den manuellen Prozess durch ein automatisiertes System ersetzt, geht es bei Digitalisierung darum, analoge Prozesse zu digitalisieren.
Das bedeutet, dass manuelle Prozesse nicht unbedingt automatisiert werden müssen, sondern einfach durch digitale Technologien verbessert und vereinfacht werden können. Zum Beispiel können manuelle Buchhaltungsprozesse durch die Verwendung von Software und digitalisierten Dokumenten digitalisiert und optimiert werden, ohne dass sie automatisch werden müssen. Im Kern geht es bei Digitalisierung also um die Integration von Technologie in bestehende Prozesse, während Automatisierung die manuellen Prozesse durch ein automatisiertes System ersetzt.
Mit Automatisierung zu mehr Transparenz und Effizienz
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein möglicher erster Schritt, um Abläufe zu digitalisieren, Schnittstellen zwischen IT-Systemen zu optimieren und dadurch sowohl Transparenz als auch Effizienz zu erhöhen. Über die Anwendung von RPA (Robotic Process Automation) können Aufgaben und Prozesse automatisiert werden – angefangen bei einfachen bis hin zu hochkomplexen Vorgängen. Die Anwendungsfälle sind dabei vielfältig, beispielsweise in der Buchhaltung, beim Bestellwesen oder im Personalmanagement. Im Ergebnis können zeitaufwendige Prozesse, wie das manuelle Pflegen von Excel-Listen, ersetzt werden und Fehlerquellen minimiert werden. Eine automatisierte Prozessverarbeitung erhöht somit die Qualität der Ergebnisse und steigert die Effizienz der Prozessabläufe.
Einige Themen lassen sich schnell automatisieren und bilden damit einen enormen Transparenz und Wettbewerbsvorteil. Dass die Menschen durch den Einsatz moderner Lösungen loyaler gegenüber Unternehmen sind, ist bereits durch eine Vielzahl an Studien belegt ist. Die Kundenbindung steigt.
Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse und automatisierten Datenaustausch
Digitale Prozesse bieten Unternehmen die Möglichkeit, mehr Effizienz zu erreichen und viele Prozesse zu optimieren. Durch einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen können Arbeitsabläufe automatisiert werden und so wertvolle Zeit eingespart werden. Auch Unterstützungsprozesse wie Personalverwaltung oder Rechnungsstellung lassen sich durch digitale Prozesse optimieren und vereinfachen.
Es gibt eine Vielzahl an möglichen Technologien die genutzt werden können
Dank dem Einsatz moderner Technologien ist es möglich, neue Prozesse schnell und effizient zu automatisieren. Dadurch können Routineaufgaben automatisch erledigt werden und viel Personalressourcen frei werden. Die Technologien können dabei verschiedene Arten von Arbeitsschritten übernehmen und somit die Effizienz in Unternehmen steigern.
| Name | Hersteller | Kurzzusammenfassung | Link |
|---|---|---|---|
| Power Automate | Microsoft | Eine cloudbasierte Workflow- und Automatisierungsplattform, die es Benutzern ermöglicht, Geschäftsprozesse über verschiedene Anwendungen und Dienste hinweg zu automatisieren. | https://flow.microsoft.com/ |
| Mendix | Siemens | Eine Low-Code-Plattform zur Erstellung von Geschäftsanwendungen. Mendix verwendet eine visuelle Modellierungssprache, um es Benutzern zu ermöglichen, Anwendungen ohne tiefes technisches Know-how zu erstellen. | https://www.mendix.com/ |
| UiPath | UiPath | Eine RPA-Plattform (Robotic Process Automation), die es Unternehmen ermöglicht, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und damit die Effizienz zu steigern. | https://www.uipath.com/ |
| Zapier | Zapier | Eine cloudbasierte Automatisierungsplattform, die es Benutzern ermöglicht, Workflows zu erstellen, die verschiedene Anwendungen und Dienste miteinander verbinden, um manuelle Aufgaben zu automatisieren. | https://zapier.com/ |
| Blue Prism | Blue Prism | Eine RPA-Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Blue Prism verwendet KI und Machine Learning, um Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu optimieren. | https://www.blueprism.com/ |
| Automation Anywhere | Automation Anywhere | Eine cloudbasierte RPA-Plattform, die Unternehmen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützt. | https://www.automationanywhere.com/ |
| Pega | Pega | Eine Low-Code-Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Pega verwendet eine visuelle Modellierungssprache, um es Benutzern zu ermöglichen, Anwendungen ohne tiefes technisches Know-how zu erstellen. | https://www.pega.com/ |
| Kofax | Kofax | Eine cloudbasierte Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Kofax ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren und manuelle Aufgaben zu automatisieren. | https://www.kofax.com/ |
| WorkFusion | WorkFusion | Eine cloudbasierte Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. WorkFusion verwendet KI und Machine Learning, um Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu optimieren. | https://www.workfusion.com/ |
| Appian | Appian | Eine Low-Code-Plattform zur Erstellung von Geschäftsanwendungen. Appian ermöglicht es Benutzern, Anwendungen visuell zu modellieren und bietet eine Vielzahl von Integrationen mit anderen Diensten und Anwendungen. | https://www.appian.com/ |
Weitere Details dazu gibt es unter Übersicht der Automatisierungslösungen.
Aber wie gelingt die Prozessautomatisierung in der Praxis und wie gehen Unternehmen an solche Projekte heran?
Die Prozessautomatisierung bietet Unternehmen viele Vorteile wie die Steigerung der Effizienz, die Reduzierung von Fehlern und Kosten und die Erhöhung der Produktivität. Doch wie gelingt die Prozessautomatisierung in der Praxis und wie gehen Unternehmen an solche Projekte heran?
Zunächst müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, damit eine Prozessautomatisierung erfolgreich umgesetzt werden kann. Dazu zählen eine klare Definition der Prozesse, die automatisiert werden sollen, die Auswahl der richtigen Technologien und Tools, eindeutige Prozessbeschreibungen und -abläufe sowie die Einbindung der Mitarbeiter in den Automatisierungsprozess.
Bei der Umsetzung der Prozessautomatisierung sind bestimmte Schritte zu beachten. Dazu gehören die Analyse der vorhandenen Prozesse und Prozessabläufe, die Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotentialen, die Planung der Automatisierungsschritte und -maßnahmen, die Umsetzung der Automatisierung und die Überprüfung der Ergebnisse sowie die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der automatisierten Prozesse.
Best Practices für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung sind agile Methoden und iterative Entwicklung, das Testen und Validieren der automatisierten Prozesse, die Schulung und Einbindung der Mitarbeiter sowie die Überwachung und Analyse der automatisierten Prozesse.
Trotz der vielen Vorteile birgt die Prozessautomatisierung auch Herausforderungen und Risiken. Dazu zählen die Datenqualität und Datenintegration, der Datenschutz und die Datensicherheit sowie Risiken bei der Implementierung und Umsetzung der automatisierten Prozesse.
Insgesamt bietet die Prozessautomatisierung für Unternehmen viele Vorteile, die bei einer erfolgreichen Umsetzung zu einer Steigerung der Effizienz und Produktivität führen können. Dabei sind jedoch bestimmte Voraussetzungen und Schritte zu beachten, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Automation Messung – wie hoch ist der Erfolg?
Eine wichtige Frage bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen ist, wie man den Erfolg der Automatisierung messen kann. Hierfür gibt es verschiedene KPIs, die helfen können, die Auswirkungen der Automatisierung zu quantifizieren und den Fortschritt im Zeitverlauf zu verfolgen. Im Folgenden werden einige dieser KPIs vorgestellt.
- Zeitersparnis Eine der offensichtlichsten Auswirkungen der Automatisierung ist die Zeitersparnis. Durch die Automatisierung von manuellen Prozessen kann die Zeit, die für diese Prozesse benötigt wird, erheblich reduziert werden. Messungen der Zeitersparnis können dazu beitragen, den Return on Investment (ROI) der Automatisierung zu quantifizieren und die Fortschritte im Zeitverlauf zu verfolgen.
- Archivierung Ein weiterer Vorteil der Automatisierung ist die Verbesserung der Archivierung von Dokumenten und Daten. Durch die Automatisierung können Dokumente und Daten automatisch erfasst und archiviert werden, was die Effizienz und die Genauigkeit des Archivierungsprozesses erhöht. Die Messung der Verbesserung der Archivierungsgenauigkeit und -effizienz kann dazu beitragen, den Nutzen der Automatisierung zu quantifizieren.
- Unterstützung der Automatisierung Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Messung der Automatisierung ist die Unterstützung der Automatisierung durch das Management und die Mitarbeiter. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Vorteile der Automatisierung verstehen und bereit sind, sie zu unterstützen. Die Messung der Unterstützung der Automatisierung durch das Management und die Mitarbeiter kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Automatisierung erfolgreich ist.
- Richtige Software Die Wahl der richtigen Software ist ein wichtiger Faktor bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Software sollte den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und in der Lage sein, die gewünschten Prozesse effektiv zu automatisieren. Messungen der Effektivität der Software können dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Automatisierung erfolgreich ist und den gewünschten Nutzen bringt.
Insgesamt sind die Messung und Bewertung der Automatisierungsergebnisse entscheidend, um sicherzustellen, dass die Automatisierung erfolgreich ist und den gewünschten Nutzen bringt. Es ist wichtig, die relevanten KPIs zu identifizieren und regelmäßig zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung den gewünschten Erfolg hat und dass eventuelle Probleme schnell erkannt und behoben werden können.
Weitere Informationen gibt es unter Welche KPIs sind in der Prozess Automatisierung relevant?.
Automatisierte Workflows in der Praxis
In der Praxis gibt es zahlreiche Geschäftsprozesse, die sich durch Automatisierung optimieren lassen. Im Folgenden werden einige Beispiele vorgestellt, bei denen die Automatisierung von Workflows zu einer Effizienzsteigerung und einer höheren Wertschöpfung des Unternehmens beigetragen hat.
- Automatisierte CRM Workflows Eine gängige Anwendung der Geschäftsprozessautomatisierung ist die Automatisierung von CRM-Workflows. Hierbei können beispielsweise Formulare automatisiert ausgefüllt und die Daten in die entsprechende Datenbank aktualisiert werden. Durch die Automatisierung des CRM-Workflows können ineffiziente manuelle Prozesse vermieden und die Qualität der Daten verbessert werden.
- Automatisierte Auftragsabwicklung Ein weiteres Beispiel für die Automatisierung von Workflows ist die automatisierte Auftragsabwicklung. Hierbei können Stammdaten und Bestellinformationen automatisch in das System eingegeben werden, was die Abwicklung beschleunigt und Fehler minimiert. Durch die Automatisierung können Bestellungen schneller bearbeitet werden und der Output verbessert werden.
- Automatisierte Rechnungserstellung und Archivierung Eine weitere Anwendung der Geschäftsprozessautomatisierung ist die automatisierte Rechnungserstellung und Archivierung. Hierbei kann eine Rechnung automatisch aus einem System generiert und innerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden. Auch die Archivierung der Rechnungen kann automatisiert erfolgen. Durch die Automatisierung können ineffiziente manuelle Prozesse vermieden und die Fehleranfälligkeit minimiert werden.
Insgesamt gibt es zahlreiche Anwendungsfelder, bei denen sich Geschäftsprozesse einfach automatisieren lassen. Die Automatisierung unterstützt die Effizienzsteigerung und die Wertschöpfung des Unternehmens, indem sie ineffiziente manuelle Prozesse minimiert und die Qualität der Daten und des Outputs verbessert. Es ist wichtig, die geeigneten Workflows und Prozesse zu identifizieren und sicherzustellen, dass eine Rechnung innerhalb des Unternehmens effizient und korrekt bearbeitet wird.
Wie man durch Automatisierung die Wertschöpfung seines Unternehmens steigern kann
In der Praxis gibt es zahlreiche Geschäftsprozesse, die händisch durchgeführt werden und sich durch Automatisierung optimieren lassen. Hierbei kann eine Automatisierung von Workflows die Effizienzsteigerung und die Wertschöpfung des Unternehmens erhöhen. Im Folgenden werden einige Beispiele vorgestellt, bei denen die Automatisierung von Workflows in der Praxis erfolgreich eingesetzt wurde.
- Automatisierung von Customer Support Workflows Eine gängige Anwendung der Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die Automatisierung von Customer Support Workflows. Hierbei können Kundenanfragen automatisch erfasst, kategorisiert und an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Durch die Automatisierung von Workflows können ineffiziente manuelle Prozesse vermieden werden, was die Qualität der Kundenerfahrung verbessert und die Kundenbindung erhöht.
- Automatisiertes archivieren von Dokumenten Ein weiteres Beispiel für die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die automatisierte Archivierung von Dokumenten. Hierbei können Dokumente automatisch erfasst, verschlagwortet und archiviert werden. Durch die Automatisierung können ineffiziente manuelle Prozesse vermieden werden, was die Qualität der Dokumentenarchivierung verbessert und den Aufwand für die Suche nach Dokumenten reduziert.
- Automatisierte Workflows innerhalb des Unternehmens Eine weitere Anwendung der Geschäftsprozessautomatisierung ist die Automatisierung von Workflows innerhalb des Unternehmens. Hierbei können beispielsweise Bestellungen automatisch erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Durch die Automatisierung können ineffiziente manuelle Prozesse vermieden werden, was die Qualität der Bestellverarbeitung verbessert und die Bearbeitungszeit reduziert.
Insgesamt gibt es zahlreiche Anwendungsfelder, bei denen sich Geschäftsprozesse einfach automatisieren lassen und einsetzbar sind. Die Automatisierung unterstützt die Effizienzsteigerung und die Wertschöpfung des Unternehmens, indem sie ineffiziente manuelle Prozesse minimiert und die Qualität der Kundenbetreuung und der Dokumentenarchivierung verbessert. Es ist wichtig, die geeigneten Workflows und Prozesse zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Automatisierung innerhalb des Unternehmens effizient und korrekt erfolgt.