So automatisiert man erfolgreich Prozesse

Was ist die Automatisierung von Prozessen

Dieser Begriff steht für die Automatisierung bestehender Prozesse in Unternehmen. Automatisierte Prozesse sollen mehr Effizienz und eine höhere Qualität in den Prozessen ermöglichen. Sie lösen manuell ausgeführte Prozesse ab. Durch die Automatisierung werden auch einige Arbeitsschritte überflüssig, da diese nun vom Computer übernommen werden. Dadurch können manuell durchgeführte Tätigkeiten verringert und die Ressourcen anderweitig genutzt werden. Gerade für interne Abläufe ist der aktuelle Schritt die Automatisierung um die digitale Transformation weiterhin erfolgreich umzusetzen. Prozess Automatisierung ist die Kunst die richtigen Prozesse für die Automatisierung zu identifizieren.

Welche Vorteile bietet die Prozess Automatisierung?

Die Automatisierung von Prozessen bietet viele Vorteile. Zum einen ermöglicht sie eine effizientere und schnellere Ausführung von Aufgaben, da mehr Arbeit im selben Zeitraum erledigt werden kann. Zudem kann die Qualität der Prozesse verbessert werden, da menschliche Fehler minimiert werden. Sie können auch zu einer Steigerung der Produktivität und Kosteneinsparungen führen. Darüber hinaus können sie nach Bedarf angepasst werden, um sich an sich verändernde Umstände anzupassen:

1. Automation von Prozessen ist eine Technik, die dazu dient, Prozesse zu vereinfachen und Zeit und Kosten zu sparen.

2. Sie sind einfacher und schneller als manuelle Prozesse und Erhöhen dadurch die Effizienz.

3. Automatisierung kann dazu benutzt werden, um eine Reihe von Aufgaben zu automatisieren, z.B. das Erfassen von Daten, das Verarbeiten von Anfragen, das Erstellen von Berichten usw.

4. Automatisierung kann helfen, Prozesse zu standardisieren, indem die gleichen Schritte in der gleichen Reihenfolge durchgeführt werden.

5. Sie können auch dazu beitragen, Fehler zu reduzieren, die durch menschliches Versagen entstehen können.

6. Automatisierung kann auch dazu beitragen, den Umgang mit komplexen Aufgaben und Änderungen zu vereinfachen.

Prozessautomatisierung: Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten

Prozessautomatisierung ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es geht darum, die Anwendung von Automatisierungstechnologien wie CRM, BPA und BPM zu nutzen, um ineffiziente und repetitiv-administrative Prozesse zu digitalisieren und damit zu automatisieren. Das Ziel ist, die Effizienz zu steigern und den Mitarbeitern durch den Einsatz moderner Technologien Tätigkeiten und Aufgaben abzunehmen, die sie als wenig wertschöpfend empfinden.

Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere in verschiedenen Unternehmensbereichen wie HR, Accounting oder Customer Services. Beispiele zeigen, dass der Einsatz von automatisierten Prozessen zu einer schnelleren und einfacheren Abwicklung von Tätigkeiten und Prozessen führt, die oft mit Skalierbarkeit und reduziertem Programmieraufwand verbunden sind. Die Verschiedenen Kernprozesse können dabei in Teilschritte gegliedert und durch die Automatisierung von Standardprozessen entlastet werden.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann dazu beitragen, die Qualität der Arbeit zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Bei der Automatisierung von Prozessen mit Ausnahmen ist es jedoch wichtig, sicherzustellen, dass Regeln und Prozessabfolgen trotzdem eingehalten werden. Hier kommen Methoden und Tools wie Workflow-Management-Systeme oder RPA zum Einsatz.

Insgesamt geht es bei der Prozessautomatisierung darum, Geschäftsprozesse genau zu analysieren und zu identifizieren, welche Tätigkeiten und Aufgaben automatisiert werden können. Der Workflow wird dann durch die Software automatisiert und die Prozesse werden schneller und effizienter abgeschlossen. Dabei muss die Skalierbarkeit der Lösung berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass sie in verschiedenen Unternehmensbereichen und bei steigendem Bedarf flexibel eingesetzt werden kann.

Laut einer Studie des Bitkom beträgt das Einsparungspotenzial durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland bis zu 30 Milliarden Euro. In einer zunehmend digitalisierten Welt, in der Regeln nicht mehr greifen, gibt es viele weitere Möglichkeiten, die Prozessautomatisierung als Werkzeug einzusetzen, um die Effizienz zu steigern und die Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben zu entlasten.

Welche Prozesse automatisiert werden sollten

Um Prozesse im Rahmen der Transformation automatisieren zu können, muss zunächst festgestellt werden, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Für Unternehmen und Organisationen ist es entscheidend, die Prozesse richtig zu identifizieren, um maximale Zeit- und Kosteneinsparungen zu erzielen.

Bei der Identifizierung von Prozessen sollte man sich auf jene konzentrieren, die eine längere Dauer haben und an denen mehr als ein Teammitglied oder mehr als eine Abteilung beteiligt sind. Teilweise wird auch der englische Begriff Business Process Automation verwendet. Bei der Analyse ist es wichtig sowohl die Umsetzbarkeit, als auch die benötigten internen und externen Ressourcen zu beachten. Der Einsatz von Automatisierung um einen Arbeitsablauf zu optimieren lässt viele Unternehmen entscheidende Vorteile erzielen.

Prozesse, die folgende Kriterien erfüllen sind gut zu automatisieren:

• Regelbasierte
• Manuell
• Wiederholen sich
• hohes Volumen

Um eine Übersicht zu ermitteln lohnt es sich das sogenannte Process Mining durchzuführen. Hierbei werden die einzelnen Schritte und Abfolgen identifiziert

Für automatisierte Geschäftsprozesse können folgendes passende mögliche Startpunkte sein

Finanzprozesse: Diese beinhalten Buchungen, Überweisungen und Prüfungen von Finanzangelegenheiten.

Rechnungsverarbeitung: Dieser Prozess beinhaltet normalerweise den Eingang von Rechnungen, die Prüfung der Rechnungen auf Richtigkeit, die Genehmigung der Rechnungen und schließlich die Ausführung der Zahlung.

Marketing: In vielen Prozesse im Marketing gibt es Kommunikationskanäle die zwischen Unternehmen und Kunden verwendet werden. Sowohl Texte, als auch Reaktionen auf Kundeninteraktionen sind bei manueller Bearbeitung sehr Zeitintensiv.

Kundenservice: Der Kundenservice-Prozess ist sehr zeitaufwendig und komplex. Er beinhaltet normalerweise Anfragen per E-Mail oder Telefon, Anrufe und Beschwerden bearbeiten, Fälle priorisieren und das Schließen des Falles.

Personalwesen: Der Personalwesensprozess umfasst das Recruiting neuer Mitarbeiter, das Führen von Interviews, das Auswählen geeigneter Kandidaten sowie das Verwalten des Lebenslaufs und anderer Personalunterlagen.

Automatisierter Urlaubsantrag: Wenn Mitarbeitende mit wenigen Klicks in den Urlaub können.

Compliance: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle relevanten Richtlinien eingehalten werden.

Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über eine Vielzahl von Prozessen und damit Möglichkeiten der Automatisierung in Unternehmen. Viele dieser Prozesse können leicht automatisiert werden. So automatisiert man erfolgreich Prozesse.

Es ist für den Erfolg ausschlaggebend nicht alle Prozesse sofort automatisieren zu wollen. Es geht natürlich eine gewisse Sorgfaltspflicht, die passenden Prozesse auszuwählen, mit denen gestartet wird. Diese sind je nach Industrie oder Branche in der ein Unternehmen tätig ist unterschiedlich. Eine vollständige Automatisierung aller Prozesse ist in den meisten Fällen nicht ratsam, da dies zu mehr Implikationen führt als in den meisten Projektplanungen angenommen wird.

Wie man detailliert Prozesse für die erste Automatisierung auswählt sieht man in folgendem Blogpost Wie wählt man die Geschäftsprozesse aus die automatisiert werden sollten.

Eine Übersicht der Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Diese Tabelle zeigt verschiedene Prozesse, bei denen eine Automatisierung möglich ist, sowie die möglichen Automatisierungsmöglichkeiten und die Bewertung für den Unternehmenskontext. Die Automatisierung von Prozessen kann die Effizienz erhöhen, Fehler reduzieren und Zeit sparen. Es ist jedoch wichtig, die Kosten und den Nutzen einer Automatisierung sorgfältig abzuwägen, um sicherzustellen, dass sie für das Unternehmen rentabel ist. Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass die Automatisierung in ihre bestehenden Systeme integriert werden kann, um reibungslos zu funktionieren.

Priorisierung der Prozesse mit Automatisierungspotenzial

Nach der Auswahl einiger Prozesse kommt es zur Priorisierung – also welcher sollten zuerst und welche erst in einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden. Komplexe Prozesse beispielsweise könnten erst in einer späteren Ausbaustufe verarbeitet werden. Damit erstmal kleine weniger komplexe Prozesse geprüft und automatisiert werden können, da dies mit weniger Aufwand und Risiken verbunden ist.

Die Priorisierung von Prozessen erfolgt auch nach den jeweiligen Automatisierungspotenzialen. Dazu kann das RICE Scoring aus dem Post So bewertet man Prozesse verwendet werden. Hierbei werden die Prozesse nach REACHE, IMPACT, CONFIDENCE und EFFORT, zu deutsch also auf Reichweite, Nutzen, Sicherheit, Aufwand und Wert aufgeteilt. Es ist wichtig die Prozessautomatisierung Jobs gut einzuplanen, damit diese effizient durchgeführt werden können.

Die dadurch entstandene Priorisierung – höchster Total Score zu erst – ermöglicht eine einfache Reihenfolge in der die Prozesse automatisiert werden abzubilden. Erfahrungsgemäß gibt es in mehr als 80 % der Fälle keine Überraschungen bei der Auswertung. Das Bauchgefühl in den meisten Unternehmensabteilungen entspricht auch dem aus dem RICE Score ermittelten Ergebnis um die passenden Geschäftsprozesse automatisieren zu können.

Auswahl der Automatisierungs-Tools

Es gibt eine Vielzahl an möglichen Prozessautomatisierung Tools. Die Entscheidung für die passende Prozessautomatisierung Software ist für den zukünftigen Erfolg entscheidend. Je nach Marktbereich kommen wöchentlich oder monatlich mehrere neue Lösungen dazu. Bei der Auswahl sollte mindestens nachfolgenden Kriterien in der Auswahl Beachtung finden:

1. Ist der Hersteller schon länger am Markt
2. Gibt es Verpflichtungen zu Updates
3. Ist die angebotene Software auch ohne den Anbieter lauffähig
4. Kosten der Lösung / dauerhafte Kosten, monatliche Kosten
5. Kosten bei Wechsel der Lösung

Wenn diese vier Kriterien beachtet werden, steht eine Auswahl eines Automatisierungstools nicht mehr viel im Weg. Eine detaillierte Vorgehensweise ist in dem Post So wählt man die richtige Software für Prozessautomatisierung aus zu entnehmen.

Wichtig sind die Elemente, welche den Bereichen von Low Code zum Beispiel zur Verfügung stellen. Dabei wird wenig Code für die Implementierung der Lösungen benötigt. Ebenfalls können die Implementierungen mit Elementen der Künstliche Intelligenz in den Prozessen eingesetzt werden. Je nach Anwendungsfällen können diese Elemente eine enorme Vereinfachung der Automatisierungen zur Verfügung stellen.

Eine Möglichkeit einzelne Schritte in einem Prozess zu automatisieren, die keine Schnittstellen zur Verfügung stellen ist die Verwendung von Robotic Process Automation. Dabei werden einzelne Teilprozesschritte über die Simulation von menschlichen Interaktionen durch Roboter simuliert.

Einige Tools und Software die weit Verbreitet sind kann der Liste entnommen werden:

1. MS Power Automate
2. Zapier
3. UIPath
4. Selenium

Die Automatisierung – wie werden die Geschäftsprozesse automatisiert

Nachdem die Auswahl auf ein für das Unternehmen passende Automatisierungstool gefallen ist, kann endlich mit der Automatisierung der einzelnen Prozesse gestartet werden. Sollte sich weiterhin an die Reihenfolge aus dem RICE Scoring gehalten werden. Sinnvoll ist es erst mal mit einem Prozess zu starten und diesen soweit möglich zu automatisieren. Gleichartige Automatisierung von mehreren Prozessen sind er dann sinnvoll, wenn schon einige Erfahrungen im Automatisierungsbereich vorliegen.

Aus der Erfahrung sollten 5 Schritte für eine erfolgreiche Implementierung durchgeführt werden.

Definition der KPIs

Als erstes müssen die KPIs (Key Performance Indikatoren) definiert werden. Diese sollen eine Grundlage geben, anhand derer die Erfolge überprüft werden können. Kann man diese Messgrößen nicht definieren, macht es einem schwer einzuschätzen, ob die Umsetzungen wirklich erfolgreich sind.

Schritt 1 – Prozessbeschreibung

Ist bereits eine Beschreibung des Prozesses vollumfänglich vorhanden, zum Beispiel in einem Business Process Management Tool, kann dieser Schritt als abgeschlossen angesehen werden. In den meisten Fällen sind die Prozessbeschreibungen nicht so umfassend, dass diese sofort automatisiert werden können. Hierzu lohnt es sich den Prozess zum Beispiel mit BPMN (Business-Process-Model and Notation) darzustellen. Dabei wird der Prozess mit einer definierten Notation und zum Beispiel einer zusätzlichen Software (diese könnte zum Beispiel Visio aus dem Hause Microsoft sein) oder einfach in einer Grafikdatei.

Nach der Beschreibung des Prozesses sollte geprüft werden ob die Beschreibung auch mit der Realität übereinstimmt. In vielen Fällen werden bei der Beschreibung (unabsichtlich) einzelne Punkte die Prozess relevant sind weggelassen. Durch diese Überprüfung kann sichergestellt werden, dass auch der gesamte Prozess beschrieben wird.

Schritt 2 – Optimierung des Prozesses

Jeder Prozess kann bis zu einem gewissen Prozentsatz weiter optimiert werden. Es lohnt sich gerade vor der Automatisierung eines Prozesses zu prüfen welche Möglichkeiten der Prozessoptimierung innerhalb des Prozesses bestehen. Nicht jede Möglichkeit muss auch genutzt werden. Je nach den Aufwänden, die für eine solche Optimierung anfallen, lohnt es sich auf der einen Seite die Optimierung durchzuführen oder auf der anderen Seite den Prozessschritt einfach zu automatisieren.

Die jeweiligen Process Model sollten vor der Optimierung in einem grafischen Tool (in unserem Beispiel Miro) oder einfach mit Power Point dargestellt werden. Eine Übersicht über die unterschiedlichen Methoden ist in diesem Beitrag zu finden Methoden der Prozessoptimierung – einfach erklärt!. Wie sich die Optimierung speziell für mittelständische Unternehmen umsetzen lässt gibt es unter Prozessoptimierung für den Mittelstand.

Schritt 3 – Digitalisierung des Prozesses

Sollte der Prozess noch nicht digital vorhanden sein, also in keinem Workflow System abgebildet sein, dann muss dies durchgeführt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass der Prozess natürlich in dem System, welches in der Softwareauswahl ausgewählt wurde digital abgebildet werden sollte. Ist dies nicht möglich, lohnt es sich auf Systeme auszuweichen, die gut in die Automatisierungslösung integriert werden können.

Schritt 4 – Teil Automatisierung oder vollständige Prozess Automatisierung

Die Schritte innerhalb des Prozesses können entweder vollständig oder in Teilen automatisiert werden. Hierbei hilft wie bereits angemerkt auch eine Teilautomatisierung des Prozesses. Der Automatisierungsgrad muss sowohl zu den finanziellen Mitteln der Umsetzung, als auch zu dem Prozess passen. Es muss nicht im ersten Schritt der gesamte Prozess automatisiert werden. Es hilft in kleinen Teilschritten voranzugehen und einzelne abgeschlossene Teile des Prozesses zu automatisieren.

Die meisten Prozesse können mit Hilfe von Workflow Systemen wie Power Automate, SharePoint oder ähnlichem automatisiert werden. Wenn keine Schnittstellen out of the box angeboten werden, müssen Hilfsmittel wie RPA welche die menschliche Interaktion simulieren genutzt werden um dennoch an Daten und Interaktionen zu gelangen.

Welche Teile automatisiert werden sollten kann ebenfalls über das RICE Scoring ermittelt werden. Hierbei werden dann nicht die vollständigen Prozesse, sondern die lediglich die Teilprozesse oder Teilschritte analysiert.

Die 4 wichtigsten Ausprägungen von Prozessautomatisierung

• einfach: Hier gibt es einfache regelbasierte und vordefinierte Prozessabläufe
• Komplex: unstrukturierte Daten bilden die Basis der Prozesse und müssen erst strukturiert werden
• textbasiert: mit Natural Language Processing werden aus den Texten Prozesselemente erarbeitet
• eigenständige Prozesse: die Königsklasse sind Prozesse die je nach Situation anders ablaufen

Schritt 5 – Change Management

Auch wenn das Change Management den gesamten Prozess der Automatisierung begleiten sollte, habe ich es als Schritt fünf aufgenommen. Es ist sinnvoll von Beginn an alle Stakeholder und Prozessbeteiligten über die Automatisierungsabsichten in Kenntnis zu setzen. Noch besser und damit auch effizienter ist es die einzelnen Prozessbeteiligten selbst mitgestalten zu lassen, welche Schritte wie automatisiert werden.

Bekommen Beteiligte am Ende der Automatisierung einfach den vollständig Prozess vor die Nase gesetzt, führt dies zu einer geringeren Akzeptanz, als wenn die Beteiligten von Beginn an mit dabei gewesen sind. Dabei kann auch der Einsatz von firmen internen Social Media Plattformen unterstützen.

Veröffentlichung des implementierten Prozesses

Für die Veröffentlichung des Prozesses sind alle Beteiligten darüber zu informieren wie der Ablauf mit der Automatisierung funktioniert. Spezialfällen muss auch darüber informiert werden, was passiert wenn der Prozess nicht ordnungsgemäß läuft und wer die entsprechenden Ansprechpartner für die Anpassung und Verbesserung des Prozesses sind. Dabei ist ein transparentes Darstellen sinnvoll um KollegInnen gut und einfach zu informieren.

Monitoring der Workflows

Jeder Prozess – ob automatisiert oder nicht automatisiert – sollte in einem Monitoring überwacht werden. Ein Workflow Management hilft hierbei die Übersicht zu behalten. Meist wird dies manuell durch ein Prozessmanagement durchgeführt. Wenn menschlich in der Akteure Prozesse durchführen passiert dies meist unbewusst. Wenn Prozesse nicht fusionieren werden diese Informationen an die entsprechenden Prozess Owner weitergegeben. Bei aktualisierten Prozessen ist dies ebenfalls in den Pfad der Automatisierung einzubauen. Zusätzlich kann für sie geprüft werden ob diese um selbst Heilung ergänzt werden können.

Es ist von großer Bedeutung, dass jeder Prozess – ganz gleich, ob er automatisiert ist oder nicht – einer gründlichen Überwachung unterzogen wird. Ein Workflow Management System kann dabei eine wertvolle Hilfe sein, um stets den Überblick zu behalten. In der Regel erfolgt diese Überwachung manuell durch ein spezielles Prozessmanagement-Team. Wenn jedoch menschliche Akteure an den Prozessen beteiligt sind, geschieht dies oft unbewusst und unbeabsichtigt. Falls Prozesse nicht reibungslos miteinander harmonieren, werden diese Informationen an die entsprechenden Prozessverantwortlichen weitergeleitet. Bei aktualisierten Prozessen ist es ebenfalls wichtig, diese nahtlos in den Automatisierungspfad zu integrieren. Darüber hinaus könnte geprüft werden, ob sie möglicherweise mit self-healing-Mechanismen ergänzt werden können.

Um einen ganzheitlichen Ansatz zu gewährleisten, empfiehlt es sich daher, alle Prozesse in das Monitoring zu integrieren und eng miteinander zu verzahnen. Eine solche Integration ermöglicht es, potenzielle Schwachstellen oder Engpässe frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Zudem kann dadurch eine Effizienzsteigerung im gesamten Ablaufprozess erreicht werden. Durch die Zusammenführung aller relevanten Daten und Informationen entsteht ein umfassendes Bild über den aktuellen Status der einzelnen Prozesse sowie deren Wechselwirkungen untereinander.

Aufgrund der Komplexität heutiger Geschäftsprozesse ist es essentiell, dass Unternehmen auf ein zuverlässiges und effektives Monitoring setzen. Nur so können sie sicherstellen, dass ihre Prozesse reibungslos ablaufen und potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können. Ein umfassendes Workflow Management System bietet hierbei die ideale Unterstützung, um den Überblick zu behalten und eine optimale Performance der Prozesse zu gewährleisten.

Wiederherstellungszeiten und kritische Prozesse

Prozesse werden in Unternehmen mit unterschiedlichen Kritikalitäten bewertet. Je nach Einstufung ist ein Prozess in eine der 3 Kategorien einzusortieren.

Abhängig von der Einstufung sollte auch das Monitoring des Prozesses erfolgen. Stufe 1 und 2 sind wesentlich schneller Wiederherzustellen als die zeitunkritischen Prozesse des Level 3.

Level 1 Prozess – kritische Prozesse

Ohne diese Prozesse kann ein Unternehmen nicht produzieren, also seiner Tätigkeit als Wertschöpfende Einheit nachgehen. Diese Prozesse dürfen nur extrem kurze Zeiträume nicht zur Verfügung stehen.

• Produktionsprozesse
• Logistikprozesse (Lieferungen)

Level 2 Prozesse – wichtige Basis Prozesse

Wichtige Unternehmensprozesse die für das Tagesgeschäft relevant sind. Diese dürfen nur eine definierte Anzahl an Stunden ausfallen.

• Zeiterfassung
• E-Mail Service
• Kundenportal

Level 3 Prozesse – zeitunkritische Support Prozesse

Hierbei handelt es sich um Prozesse die auch bei Ausfall mehrere Tage oder sogar Wochen keinen oder nur einen geringen Impact auf das Unternehmen haben.

• Inventarisierung
• Berechtigungsvergabe
• Finanzbuchhaltung

Monitoring der bestehenden Prozesse

Über ein zentrales Monitoring Dashboard können die Prozesse und deren aktuellen Status zusammengefasst und eingesehen werden. Die abstrakte Darstellung der aktuellen Status der Prozesse ermöglicht somit einen Überblick über den aktuellen Zustand der Prozesse, ohne diese direkt prüfen zu müssen. Zusammengesetzte Prozesse können ebenfalls durch eine übergeordnete Ampeldarstellung in komprimierten Informationen den aktuellen Status widerspiegeln.

Diese übergeordnete Ampeldarstellung ermöglicht es dem Anwender, Probleme innerhalb des Systems, die durch einzelne Teilprozesse verursacht werden, schnell und effizient zu erkennen. Da die Prozesse schnell und problemlos identifiziert werden können, wird die Reaktionszeit auf auftretende Probleme deutlich verkürzt, was zu einer verbesserten Prozessstabilität und einer höheren Verfügbarkeit führt. Außerdem können die Ergebnisse des Monitors für eine präzise Fehleranalyse verwendet werden, um die Ursache eines Problems genau zu diagnostizieren.

Technologie-basierte Ansätze zur Prozessautomatisierung

Technologie-basierte Ansätze zur Prozessautomatisierung bieten eine skalierbare Möglichkeit, um Geschäftsprozesse zu optimieren und die Wertschöpfung zu steigern. Services können dabei in automatisierte Prozesse integriert werden, um Aufgaben und Prozesse innerhalb der geschäftsprozesse zu automatisieren. Vor allem standardisierte Prozesse und digitale Prozesse eignen sich für die Automatisierung genau, um die Tätigkeiten von Menschen zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Ein wichtiger Aspekt der Technologie-basierten Prozessautomatisierung ist, dass eine klare Abfolge in einem Workflow definiert werden muss, damit die Abläufe einfach automatisiert werden können. Bei der Umsetzung von automatisierten Prozessen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Menschen durch den Einsatz moderner Technologien von repetitiven Tätigkeiten zu entlasten. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann dabei helfen, diese effizienter zu gestalten und die Prozesse schneller und zuverlässiger abzuschließen.

Bei der Umsetzung der Technologie-basierten Ansätze zur Prozessautomatisierung ist es wichtig, die IT-Abteilung des Unternehmens einzubeziehen. Die IT-Abteilung kann bei der Auswahl der richtigen Tools und Technologien helfen, um die Prozessautomatisierung zu skalieren. Dabei müssen jedoch nicht unbedingt Programmierkenntnisse vorhanden sein, um die Kernprozesse automatisieren zu können.

Insgesamt bietet die Technologie-basierte Ansätze zur Prozessautomatisierung ein großes Potenzial, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und die Produktivität zu steigern. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, während gleichzeitig die Qualität der Arbeit verbessert wird. Der Workflow wird schneller abgeschlossen und die Mitarbeiter können sich auf wichtige Tätigkeiten konzentrieren, die einen höheren Mehrwert für das Unternehmen bieten.

Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen im Überblick

Automatisierung von administrativen Prozessen in der Abteilung

Die Automatisierung von administrativen Prozessen in der Abteilung ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienteren und skalierbaren Arbeitsweise. Durch die Integration von Services in automatisierte Prozesse können Unternehmen die Arbeitsabläufe innerhalb der Abteilungen rationalisieren und vereinfachen. Dabei wird eine klare Abfolge in einen Workflow definiert, um sicherzustellen, dass die Prozesse einfach und automatisiert abgeschlossen werden können.

Die Automatisierung von administrativen Prozessen in der Abteilung kann dazu beitragen, den Kernprozess zu optimieren und somit die Produktivität zu steigern. Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen ist es wichtig, dass der Workflow skalierbar ist und somit flexibel auf Veränderungen im Unternehmen reagieren kann. Ein automatisierter Geschäftsprozess wird in automatisierten Geschäftsprozessen integriert, um die Effizienz zu steigern und die Qualität der Arbeit zu verbessern.

Um die Automatisierung von administrativen Prozessen in der Abteilung erfolgreich umzusetzen, muss der Workflow klar definiert sein und das Ziel der Automatisierung muss klar sein. Dabei sollten nur die Prozesse automatisiert werden, die für den Kernprozess relevant sind. Sobald der Workflow abgeschlossen ist, kann die Abteilung Zeit und Kosten sparen, während die Mitarbeiter sich auf wichtige Tätigkeiten konzentrieren können.

Insgesamt kann die Automatisierung von administrativen Prozessen in der Abteilung dazu beitragen, die Arbeitsabläufe schneller und effizienter zu gestalten. Der Einsatz von Automatisierungstechnologien kann dazu beitragen, dass die Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können, während der Workflow automatisiert abläuft. Dabei ist es wichtig, dass der Prozess skalierbar ist, um auf Veränderungen im Unternehmen reagieren zu können und somit langfristig einen Mehrwert zu schaffen.

Wie schützt man bei der Automatisierung von Prozessen die Datensicherheit?

Um bei der Automatisierung von Prozessen die Datensicherheit zu schützen, ist es wichtig, sichere Protokolle und Technologien zu verwenden, um die Integrität und die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die verwendeten Systeme und Tools keine versteckten Schwachstellen haben, die einem Angriff auf ihre Daten ausgesetzt werden können. Darüber hinaus sollten strenge Zugriffsregeln angewendet werden, um unautorisierte Zugriffe auf Daten zu verhindern. Regelmäßige und umfassende Sicherheitsscans der Systeme und Prozesse müssen ebenfalls durchgeführt werden, um zu verhindern, dass schädliche Akteure die Sicherheit gefährden.

Um die Automatisierungsprozesse sicherer zu machen, müssen Unternehmen auch Maßnahmen ergreifen, um böswillige Akteure davon abzuhalten, auf die Daten zuzugreifen. Einige dieser Maßnahmen können die Verwendung von Passwörtern, Multi-Faktor-Authentifizierung oder biometrische Identifizierungsverfahren sein. Eine weitere Möglichkeit, den Zugriff auf Daten zu schützen, ist die Verwendung einer Firewall, die angreifenden Traffic reglementieren. Zudem müssen die Systeme regelmäßig auf die neuesten Sicherheitsupdates und Patches überprüft werden, um bekannte Schwachstellen zu schließen.

Unternehmen können auch ein Audit ihrer Datenschutzrichtlinien durchführen, um zu sehen, ob ihre Systeme den geltenden Bestimmungen entsprechen. Solche Audits können helfen, potenzielle Risiken zu identifizieren und zu beseitigen, bevor schädliche Akteure auf die Daten zugreifen können.

Wie können die Kosten verringert werden?

Die Kosten der Prozessautomatisierung, auch bekannt als Robotic Process Automation (RPA), können reduziert werden, indem Unternehmen die Anzahl manueller Prozesse durch die Implementierung automatisierter Prozesse senken. Dies beinhaltet die Verwendung von Software-Robotern, die manuelle Prozesse übernehmen und somit die Anzahl erforderlicher manueller Aktivitäten reduzieren. Es ist auch wichtig, die Ausgaben für menschliche Ressourcen im Auge zu behalten. Sie können zum Beispiel Kosten für die Einstellung eines zusätzlichen Mitarbeiters sparen, indem bestehende Mitarbeiter für die Umsetzung der Automatisierungsprozesse eingesetzt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, ein integriertes System zur Verfolgung von Prozessen zu implementieren, das die Erfassung und Analyse relevanter Informationen ermöglicht.

Zukunftsfähigkeit der automatisierten Prozesse

Prozesse sind für längerfristige Verwendung gedacht. Etabliert Prozesse funktionieren und laufen meist mehrere Jahre wenn nicht sogar Jahrzehnte. Deswegen ist auch bei einer Automatisierung der Prozesse darauf zu achten dass diese weiterhin zukunftsfähig bleiben. Damit gemeint ist die Erweiterungsanpassungsmöglichkeiten der jeweiligen Prozesse. Nur wenn diese auch an zukünftige Anforderungen angepasst werden können, kann der jeweilige automatisierte Prozess auch weiterhin positiven Einfluss auf die Prozesslandschaft haben.

Dazu ist natürlich einerseits die Auswahl des Automatisierungswerkzeugs wichtig. Denn wenn dieses abgekündigt werden sollte, kann mithilfe der nicht mehr aktiven Automatisierungslösung auch keine Erweiterung des Prozesses erfolgen. Auf der anderen Seite ist die Dokumentation von hoher Bedeutung. Laufen Prozesse erst einmal automatisiert, wird sich wesentlich weniger mit den Details und den einzelnen Teilschritten fast. Das einerseits Sinn und Zweck von Prozessen und andererseits ein Wissens Thema.

Regelmäßige Evaluation

Um dich zukunftsfähig aufzustellen, solltest du die jeweiligen Prozesse regelmäßig evaluieren und überprüfen. Dabei ist es wichtig, dass du auch neue Technologien und Methoden in Betracht ziehst, um deine Prozesse zu verbessern. Durch die automatisierte Implementierung der Prozesse kannst du langfristig Zeit und Ressourcen einsparen. Eine weitere Möglichkeit, deine Prozesse zukunftsfähig zu gestalten, besteht darin, sie an die sich ändernden Rahmenbedingungen anzupassen. Regelmäßige Audits helfen dabei zu überprüfen, ob die Prozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen.

Ebenso ist es äußerst wichtig, Künstliche Intelligenz (KI) in die weiteren Überlegungen zur Prozessautomatisierung einzubeziehen. Die Integration von KI in automatisierte Prozesse ermöglicht eine noch effizientere und präzisere Ausführung der Aufgaben. Durch den Einsatz von KI-Algorithmen können komplexe Muster erkannt und analysiert werden, um optimale Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus kann die KI auch kontinuierlich lernen und sich verbessern, indem sie Daten aus vergangenen Prozessen nutzt. Somit wird nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern auch die Fehlerquote minimiert. Eine ganzheitliche Betrachtung der Prozessautomatisierung mit Einbeziehung von KI öffnet zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung und Steigerung der Effizienz in verschiedenen Branchen. Daher sollte bei jeglichen Überlegungen zur Automatisierung immer auch die Bedeutung von KI berücksichtigt werden.

Prozesse eignen sich zur Automatisierung: Eine Entscheidungshilfe

 Im Folgenden gibt es eine Entscheidungshilfe, um zu bestimmen, welche Prozesse sich am besten zur Automatisierung eignen:

1. Standardisierte Prozesse: Prozesse, die regelmäßig wiederkehren und sich in der Regel nicht ändern, können leicht automatisiert werden. Dazu gehören beispielsweise die Bearbeitung von Rechnungen oder die Erstellung von Reports.
2. Repetitive Tätigkeiten: Tätigkeiten, die sich regelmäßig wiederholen und manuell durchgeführt werden müssen, können oft automatisiert werden. Dazu gehören beispielsweise die Eingabe von Daten oder die Übertragung von Informationen von einem System in ein anderes.
3. Prozesse mit klaren Regeln und Entscheidungen: Prozesse, bei denen Entscheidungen auf der Grundlage von klaren Regeln getroffen werden können, eignen sich gut zur Automatisierung. Dazu gehören beispielsweise Genehmigungsprozesse oder die Überprüfung von Compliance-Regeln.
4. Prozesse mit hohen Volumina: Prozesse mit hohem Volumen, wie beispielsweise die Verarbeitung von großen Datenmengen oder die Bearbeitung von Kundenanfragen, können von der Automatisierung profitieren, um die Effizienz zu steigern und die Durchlaufzeiten zu reduzieren.
5. Prozesse mit klaren Input-Output-Beziehungen: Prozesse, bei denen klare Input-Output-Beziehungen bestehen, können oft automatisiert werden. Dazu gehören beispielsweise die Verarbeitung von Bestellungen oder die Planung von Terminen.
6. Prozesse mit wenig menschlicher Interaktion: Prozesse, bei denen es wenig menschliche Interaktion gibt, wie beispielsweise die Verarbeitung von Daten oder die Durchführung von Tests, können oft automatisiert werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Prozesse automatisiert werden können oder sollten. Manuelle Prozesse können immer noch einen Mehrwert bieten, insbesondere wenn es um Entscheidungsfindung oder interaktive Kommunikation geht. Die Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden sollten, hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens ab und erfordert eine sorgfältige Analyse und Bewertung. Die Bewertung lohnt sich über das sogenannte RICE Scoring

Wie können Unternehmen die Prozessautomatisierung am besten nutzen, um ihre spezifischen Ziele zu erreichen?

Die Relevanz der Prozessautomatisierung für Unternehmen liegt in ihrer Fähigkeit, Geschäftsabläufe effizienter und effektiver zu gestalten. Unternehmen können die Prozessautomatisierung nutzen, um ihre spezifischen Ziele zu erreichen, indem sie manuelle, zeitaufwändige Aufgaben durch automatisierte Prozesse ersetzen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf komplexere und wertvollere Aufgaben zu konzentrieren, während Routineaufgaben schnell und fehlerfrei abgewickelt werden. Die Implementierung von Prozessautomatisierung kann auch zu einer verbesserten Datenqualität und -genauigkeit führen, was wiederum bessere Entscheidungsfindung und strategische Planung unterstützt. Darüber hinaus ermöglicht die Flexibilität der Automatisierungstechnologien eine maßgeschneiderte Anpassung an die individuellen Bedürfnisse und Ziele eines Unternehmens, was zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit in einem sich ständig verändernden Marktumfeld führt.

Weiterführende Links und Ressourcen zur Automatisierung von Prozessen

• Automatisierte Prozess Definition
• Prozessautomatisierung Beispiele
• So automatisiert man den Prozess der Rechnungsverarbeitung
• Prozesse Definition: Was versteht man darunter?
• Automatisierung Definition