Niemand kennt die richtige Automatisierungs-Software für Ihr Unternehmen so gut wie Sie selbst. Sie sollte in der Lage sein, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen und die richtige Lösung für Ihre speziellen Bedürfnisse zu sein. Das erste, was Sie bei der Auswahl einer Software berücksichtigen sollten, ist, wie einfach sie sich in die andere Software integrieren lässt, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden. Es gibt viele Arten von Software, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, wie z. B. Ihre Buchhaltungssoftware, Ihre CRM-Software, Ihre HR-Software, Ihre Projektmanagement-Software und Ihre Zeiterfassungs-software. Welche Software Sie benötigen, um Ihr Inventar zu verfolgen, kann auch je nach Ihrem Unternehmen variieren. Sobald Sie die Arten von Software kennen, die Sie integrieren müssen, können Sie Ihre Suche nach der richtigen Automatisierungs-Software eingrenzen.
Welchen Zweck soll die Automatisierungs-Software erfüllen?
Es gibt verschiedene Arten von Automatisierungs-Software, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise eine automatisierte Gehaltsabrechnung, Zeitabrechnung oder Urlaubsantragsfreigabe. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um diese verschiedenen Arten von Automatisierungs-Lösungen zu entdecken, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, was sie für Sie tun.
Es gibt heutzutage eine große Anzahl an Software Systemen. Automatisierungs-Technologie auf der einen Seite ein sehr neues Konzept in der Unternehmenssoftware. Auf der anderen Seite hingegen werden Prozesse schon seit Anbeginn des Zeitalters der Informationstechnologie digitalisiert und automatisiert.
Es gibt Tausende unterschiedliche Anbieter von Automatisierungs-Software auf dem Markt und es ist schwierig zu wissen, welche die richtige für Sie ist. Um die richtige Auswahl zu treffen ist es wichtig den Sinn und Zweck des Einsatzes einer Automatisierungssoftware zu definieren.
Zweck und Ziele können zum Beispiel folgende sein:
- Automation von kleinen Prozessen
- Automation von komplexen Prozessen
- Automation von durch menschliche Interaktion durchzuführenden Prozessen
- Automation von Prozessen, welche mit vielen Softwaresystemen interagieren müssen
- …
Die hier genannten Beispiele dienen der Inspiration und können natürlich je nach Unternehmensart und Form erweitert werden.
Welche Probleme sollen durch die Automatisierung gelöst werden?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein wesentliches Element in der heutigen Geschäftswelt. Sie sollten darauf achten, dass Sie die richtigen Probleme lösen. Sie sollten zu Beginn kostengünstige und einfache Lösungen anstreben, das heißt, Sie benötigen geringe Lizenzkosten um die Software zu verwenden.
Dies bedeutet auch, dass Sie die Software an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können. Einige der beliebtesten Software für Automatisierung sind PowerAutomate und UIPath . Diese sind im Basisbereich günstig und einfach zu installieren. Welche Geschäftsprozesse sollen automatisiert werden? Ihr Geschäftsprozess muss sich im Laufe der Zeit ändern, daher müssen Sie eine Software auswählen, die sich an Veränderungen anpassen kann. Kleine Anbieter zum Beispiel können in Zukunft den Support für ihre Automatisierungs-Software nicht garantieren. Hingegen größere Anbieter wie Microsoft oder UIPath haben eine entsprechende Unternehmensgröße und Basis auf der sie aufbauen, sodass sie auch in zukünftigen Jahren mit deren Weiterentwicklung rechnen können. Dieses natürlich kein Garant dafür, dass auch die großen Unternehmen die Software weiterhin mit innovativen Lösungen weiterentwickeln.
Wie kann die Software evaluiert werden
Um verschiedene Software vergleichen zu können, ist es wichtig zu wissen, welche Features notwendig sind. Die fünf wichtigsten Funktionen, die für jedes Automatisierungssystem von Geschäftsprozessen am nützlichsten sind, sind:
- Kommunikation und Überwachung
- Kostenkontrolle
- Dokumentation und Berichterstattung
- Statusaktualisierungen
- Datenhaltung
Dies ist ein guter Ausgangspunkt für jede Bewertung. Wenn Sie feststellen, dass es eine Software gibt, die alle Funktionen hat, die Sie benötigen, sollten Sie ernsthaft darüber nachdenken, sie zu wählen. Die Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: Welche Software würden Sie wählen, wenn Sie mehrere Möglichkeiten hätten? Von dort aus können Sie sich Ihr Budget ansehen und entscheiden, was Sie sich leisten können. Stellen Sie sicher, dass die Software mit allen anderen von Ihnen verwendeten Software funktioniert. Und somit auch die Integration zwischen den einzelnen Systemen gewährleistet wird. Je besser die Integration, desto besser die Benutzeroberfläche. Wenn Sie beispielsweise Ihre CRM-Software und einen Kundenservice-Bot verwenden und der Bot Sie fragt, ob Sie die Bestellung des Kunden bearbeiten möchten, wenn die CRM-Software diese Integration nicht unterstützt, kann der automatisierte Prozess nicht in der Lage sein es zu tun. Suchen Sie bei der Auswahl der Software, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, nach einer Software, die die drei wichtigsten Dinge umfasst, die Ihr Unternehmen benötigt: Kompatibilität mit vorhandener Software, Zuverlässigkeit und einfache Integration.
Zusammenfassung
Bei der Auswahl einer Automatisierungs-Software für Ihre geschäftlichen Anforderungen müssen Sie alle von Ihnen verwendeten Dinge berücksichtigen, die sich von den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter unterscheiden können. Wählen Sie daher besser keine Software für Ihre Geschäft, bis Sie verstehen, wie es in Ihre Geschäftsanforderungen passt.
Angebot
Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl unter Betrachtung einer passenden Business Process Automation Software.
Schreiben Sie mich gern an unter julian.funke(ät)it-p.de oder über LinkedIn