Welche Geschäftsprozesse sollten automatisiert werden

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Wenn es um das Thema Automatisierung geht gibt es eine nahezu unbegrenzte Anzahl an Prozessen die automatisiert werden können. Aber welche Geschäftsprozesse sollten zu erst automatisiert werden um die digitale Transformation, erfolgreich zu gestalten?
Um eine qualifizierte Auswahl zu treffen, welche Prozesse am sinnvollsten sind und zuerst automatisiert werden können, müssen einige Schritte durchgeführt werden.

Prozessportale

Optimalerweise liegt bereits ein Prozessportal vor, in dem wir uns zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bedienen können. In diesem sind alle unternehmensspezifischen Prozesse dargestellt. Dies kann beispielsweise auf Basis einer ISO 9001 -Qualitätsmanagement Zertifizierung erstellt worden sein. In meinem Unternehmen beispielsweise haben wir eine Prozessübersicht, auf der alle relevanten Qualitätsmanagementprozesse dargestellt und beschrieben sind.

Sollte ein solches Prozessportal nicht vorhanden sein, wäre der erste Schritt das Process-Minig – also die Prozessanalyse und es herausfinden welche Prozesse im Unternehmen überhaupt vorhanden sind. Bestehende Prozesse die gut dokumentiert sind helfen bei der Auswahl. In den meisten Fällen in den wir Process Minig betrieben haben, kamen als Ergebnis der zu automatisierten Prozesse diejenigen Prozesse heraus, welche auch von der Intuition der Kunden als wichtigste Prozesse gesehen wurden. Dennoch hilft eine solche Analyse um eine ganzheitliche Übersicht der bestehenden Prozesse zu entwickeln.

Clustering von Prozessen

Mit mithilfe des Prozessportals bzw. der Prozessübersicht ist es möglich die einzelnen Prozesse nach folgenden Kriterien zu Clustern:

  • Wie häufig wird der Prozess durchgeführt
  • Wie Akteure sind an dem Prozess beteiligt
  • Wie wie aufwendig bzw. kostenintensiv ist die Durchführung
  • Wo kann eine höhere Produktivität erreicht werden
  • Wie viele Workflow-Schritte können durch BPA Software automatisiert werden
  • Wie viele potentielle BPA-Projekte gibt es
  • Welche regelbasierte Aufgaben fallen an

Nach einer solchen Bewertung der Prozesse aus dem Prozessportal ist es möglich eine Reihenfolge der zu automatisierte Prozesse zu erstellen. Hierzu werden die aus dem Clustering erfassten Prozesse auf Basis des RICE Scorings bewertet.

Das RICE Scoring

Das RICE Scoring Modell wird für die Priorisierung und Unterstützung von Produktmanagern verwendet. Es unterstützt bei der Entscheidungsfindung, welche Features oder Prozesse zuerst bearbeitet werden des Weiteren unterstützt es bei der Priorisierung und und des Startpunktes der Arbeiten. Das Modell setzt sich den Begriffen zusammen:

REACHE, IMPACT, CONFIDENCE und EFFORT, zu deutsch also auf Reichweite, Nutzen, Sicherheit, Aufwand und Wert.

Die Reichweite

Bei der Reichweite wird abgeschätzt, wie viele Personen also Kunden Nutzer oder sonstigen Beteiligten innerhalb eines Zeitintervalls (Monat, Quartal oder Halbjahr) durch den Prozess erreicht werden. Also zum Beispiel: wie viele Personen interagieren mit dem Prozess Monat? Reichweite beschreibt damit also die Menge der Personen oder transaktionalen Nutzer während eines Zeitintervalls.

Nutzen

Um den Nutzen eines Prozesses zu bewerten, benötigen wir eine Skala. Meistens sinnvoll von folgender Skala auszugehen

3= massiv, 2 = hoch, 1= medium, 0,25 = gering

Hierbei wird der Nutzen des Prozesses entweder als massiv oder auf der anderen Seite als sehr gering eingeschätzt. Zu beachten ist hierbei natürlich auch die jeweilige Person die den Nutzen definiert jemand der einen solchen Prozess tagtäglich durchführt hat einen höheren Nutzen von Automatisierung dieses Prozesses, als jemand der diesen Prozess lediglich einmal pro Jahr durchführt umgekehrt können auch Prozesse die nur einmal in einem großen Zeitintervall durchgeführt werden wie zum Beispiel ein Konzernabschluss auf der einen Seite einen extrem hohen Nutzen haben aber auf der anderen Seite eine sehr geringe Wiederholbarkeit da dieser besagte Prozess eben nur einmalig pro Jahr durchgeführt werden muss.

Sicherheit

Wie zuversichtlich ist die Wertschöpfung durch den Prozess. Es geht darum wie stark der Prozess der Wertschöpfung beiträgt. Abhängig von Art und Tiefe des Prozesses, kann dies entweder in der Zuversicht zu 100 % oder zu einem geringeren Prozentanteil wahrgenommen werden.

Aufwände

Aufwände sind sowohl interne als auch externe Kosten, welche für die Automatisierung des jeweiligen Prozesses anfallen. Zu beachten ist hierbei sowohl die Implementierung, also die Umsetzung der Automatisierung. Als auf der anderen Seite ebenfalls das Thema Schulungen und der weitere Changeprozess. FM Prozesse automatisiert sind, kann es ebenfalls passieren dass diese Prozesse nicht verwendet werden da sie entweder zu komplex oder vielleicht auch gar nicht bekannt sind.

Zusammenfassender Wert

Auch bei einem solchen Scoring von Prozessen hilft es sich nicht zu 100% an die Vorgaben der jeweiligen Methode zu halten. Bei Automatisierungsprojekten die wir mit unseren Kunden durchgeführt haben, wurde ein weiterer Bereich in der RICE Score etabliert => der Wert.

ReichweiteNutzenSicherheitAufwandGesamt Wert
Anzahl betroffener Personen3= massiv, 2 = hoch, 1= medium, 0,25 = geringZuversicht der Wertschöpfung in %in €RICE Score
200 Personen270%5.000€5,6
300 Personen150%100.000€0,15

In diesem Beispiel würde sich der RICE wie folgt ergeben

200 * 2 * 70 / 5000 das Ergebnis ist dann 5,6. Im Verhältnis zu anderen Prozessen kann anschließend durch den RICE Score eine Reihenfolge und Priorisierung.

Hier ist dann klar zu sehen, dass bei einem Aufwand von 100.000 € im Verhältnis zu den 5000 € der RICE Score von 5,6 im Verhältnis zu 0,15 stark abweicht. Dies ermöglicht es in einer Bewertung zuerst von einer geringeren Investitionen mit einer höheren Sicherheit und einem höheren Nutzen auszugehen, anstatt die wesentlich geringere Bewertung durchzuführen. Gerade in Management Bewertungen können hierdurch einfache Argumentationsketten und auch Automatisierungsprozesse erstellt werden. Es ist hierbei dann nicht mehr die Frage, welche Prozesse zuerst, sondern wie viele Prozesse gleichzeitig automatisiert werden. Auf Auswahl der passenden BPA-Software, also der Geschäftsprozess automatisierungs-Software wird in dem Beitrag Wie Sie die richtige BPA Software auswählen eingegangen.

Bei solchen Bewertungen helfen unter anderem auch Workshops und Beratungen bei der Ideengenerierung und Bewertung.

Lassen Sie uns diese Themen gerne gemeinsam diskutieren, schreiben Sie mir eine E-Mail an j.funke(ät)it-p.de oder schreiben Sie mir auf LinkedIn.

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