Es gibt wesentlich mehr Projektideen als die tatsächlich umgesetzt werden. Deswegen ist es wichtig zu prüfen ob in einer Automatisierungsüberlegung auch die technische und fachliche Umsetzung möglich ist.
Technische Umsetzbarkeit prüfen
Die technische Umsetzung umfasst dabei die Untersuchung verschiedener Tools, die für die Automatisierung eingesetzt werden können. Hierbei können Tools wie Power Automate oder andere Workflow-Management-Systeme genutzt werden. Dabei ist es wichtig zu prüfen, ob bereits vorhandene Tools und Systeme genutzt werden können oder ob eine separate Implementierung notwendig ist.
Eine Integration in die bestehende IT-Landschaft muss ebenfalls geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Automatisierung nahtlos in die bestehenden Systeme integriert werden kann. Hierbei sollten auch vorhandene Schnittstellen und APIs berücksichtigt werden, um die Integration zu erleichtern und den Aufwand zu minimieren. Es ist auch wichtig zu überprüfen, ob bereits entsprechende Tools vorhanden sind, auf die aufgesetzt werden kann, um die Umsetzung der Automatisierung zu erleichtern. In vielen Unternehmen sind bereits Workflow-Management-Systeme vorhanden, an die sich angepflanzt werden kann.
Die technische Umsetzung der Automatisierung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Eine sorgfältige Analyse und Bewertung der verfügbaren Tools und der Integration in die bestehende IT-Landschaft ist dabei entscheidend für den Erfolg des Projekts.
Erweiterte Rahmenbedingungen die geprüft werden müssen sind:
Datenschutz und Datensicherheit: Welche Arten von Daten werden verarbeitet, welche Schutzklassen müssen eingehalten werden.
Technische Infrastruktur: Eine geeignete technische Infrastruktur ist notwendig, um die Prozessautomatisierung durchzuführen. Dazu gehören z.B. Software- und Hardware-Systeme, Netzwerk-Infrastruktur, Speicher und Sicherheitsmaßnahmen.
Datenmanagement: Ein effektives Datenmanagement ist notwendig, um Daten in den automatisierten Prozessen korrekt zu verwalten und zu verarbeiten. Dies umfasst auch die Datensicherheit und den Datenschutz.
Integration von Systemen: Automatisierte Prozesse müssen in der Regel in bestehende Systeme integriert werden. Eine erfolgreiche Automatisierung erfordert daher eine nahtlose Integration in andere Systeme wie ERP-Systeme, CRM-Systeme und andere.
Prozessmodellierung: Um Prozesse zu automatisieren, müssen diese zunächst modelliert werden. Hierbei sollten die spezifischen Anforderungen und Bedingungen der Organisation berücksichtigt werden.
Prozessoptimierung: Es ist oft sinnvoll, Prozesse zu optimieren, bevor sie automatisiert werden. Hierbei können Methoden wie Six Sigma und Lean Management helfen, um ineffiziente oder redundante Schritte im Prozess zu identifizieren und zu entfernen.
Schulung und Support: Eine erfolgreiche Prozessautomatisierung erfordert Schulungen und Unterstützung für die beteiligten Personen. Dies beinhaltet Schulungen für die Verwendung der automatisierten Systeme sowie Unterstützung bei der Integration in andere Systeme und bei der Lösung von Problemen.
Governance und Compliance: Die Prozessautomatisierung muss in Einklang mit den Governance- und Compliance-Anforderungen der Organisation stehen. Dies umfasst die Einhaltung von Regulierungen wie z.B. Datenschutzvorschriften und interne Compliance-Standards.
Fazit – theoretische Umsetzung möglich
Die technische Umsetzung der Automatisierung von Geschäftsprozessen erfordert eine sorgfältige Analyse und Bewertung der verfügbaren Tools und der Integration in die bestehende IT-Landschaft. Eine Machbarkeitsstudie für die technische und fachliche Umsetzung der ausgewählten Prozesse aus Stufe zwei und drei ist dabei ein wichtiger Schritt. Es muss geprüft werden, welche technischen Möglichkeiten zur Automatisierung der Prozesse vorhanden sind und ob bereits vorhandene Tools und Systeme genutzt werden können.
Die Integration in die bestehende IT-Landschaft und die Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit, technischer Infrastruktur, Datenmanagement, Integration von Systemen, Prozessmodellierung, Prozessoptimierung, Schulung und Support sowie Governance und Compliance sind weitere Rahmenbedingungen, die bei der Umsetzung der Automatisierung berücksichtigt werden müssen.
Eine erfolgreiche Automatisierung erfordert eine ganzheitliche Betrachtung und einen klaren Planungs- und Umsetzungsprozess. Eine sorgfältige Planung und Umsetzung ist entscheidend für den Erfolg der Automatisierung von Geschäftsprozessen und trägt dazu bei, dass die Organisation schneller, effizienter und produktiver arbeiten kann.