Unter Automatisierung versteht man „sich selbst bewegende“ Systeme – der Begriff Automatisierung stammt ursprünglich aus dem Griechischen und ist die Wurzeln der heutigen Bedeutung.
Automatisierungssysteme sind demnach in der Lage, Aufgaben und Probleme gleichbleibender oder auch wechselnder Art eigenständig zu lösen.
Die Lösung der jeweiligen Aufgabe ist hierbei als angestrebtes Ziel zu verstehen. Was ist Automatisierung und welche Vorteile bringt sie Unternehmen?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird immer wichtiger für Unternehmen, die sich auf die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe konzentrieren. Es geht darum, manuelle Tätigkeiten und Abläufe zu rationalisieren und durch den Einsatz von Technologie zu optimieren. Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen, indem sie wiederholende Aufgaben automatisieren und somit Ressourcen entlasten.
Durch den Einsatz von BPA (Business Process Automation) und BPM (Business Process Management) können Unternehmen ihre Prozesse effektiver und effizienter gestalten. Automatisierte Prozesse können dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, die Qualität zu verbessern und Fehler zu reduzieren.
Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen hat in den letzten Jahren stark zugenommen, da Unternehmen zunehmend auf Technologie setzen, um ihre Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Viele Unternehmen haben bereits begonnen, die Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung zu nutzen, um ihre Abläufe zu rationalisieren und zu optimieren.
In diesem Artikel werden wir uns eingehender mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen befassen, einschließlich der Vorteile, die sie Unternehmen bietet, sowie einigen konkreten Beispielen erfolgreicher Automatisierungsprojekte. Wir werden auch einige Herausforderungen und Risiken der Automatisierung betrachten, um ein umfassendes Bild davon zu bekommen, wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis funktioniert.
Heute steht die Automatisierung von Geschäftsprozessen für Folgendes
Sie hilft Menschen, produktiver zu sein, indem sie mühsame und sich wiederholende Aufgaben loswerden. Beispielsweise kann ein Kundendienstmitarbeiter die Automatisierung von Geschäftsprozessen verwenden, um Routinefragen zu Versandinformationen zu beantworten,
ohne alle Details manuell durchgehen zu müssen. Das ermöglicht ihm, seine Zeit mit komplizierteren oder persönlicheren Fragen zu verbringen.
Im Gegensatz zu anderen Typen der Automatisierung sind BPA-Lösungen in der Regel komplexer, mit mehreren IT-Lösungen verbunden und speziell auf die Anforderungen eines Unternehmens ausgerichtet. Organisationen setzen Prozessautomatisierung häufig im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie ein, um Workflows und Effizienz zu optimieren. Im Kontext des modernen Wirtschaftslebens bedeutet dies, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen den Schwerpunkt auf verbesserte Qualität und Reduktion der manuell durchzuführenden Prozesse konzentriert. Um Business Process Automation besser verstehen zu können, möchten ich Ihnen erst einmal die grundlegende Bedeutung eines Geschäftsprozesses erläutern.
Ein Geschäftsprozess umfasst Abfolgen verschiedenster Aktivitäten, die ein Unternehmen dabei unterstützen, ein definiertes Ziel zu erreichen.
Im Kontext der Automatisierung geht es dabei meist um eine wiederholbare Transaktion und Tätigkeiten, die aus mehreren Schritten bestehen und die in mehreren Softwaresystemen durchgeführt werden.
In der heutigen Geschäftswelt steht die Automatisierung von Geschäftsprozessen für Effizienz, Rationalisierung und eine höhere Produktivität. Unternehmen setzen immer mehr auf die Automatisierung, um ihre Abläufe zu optimieren und ihr Geschäft zu verbessern. Hier sind einige konkrete Beispiele erfolgreicher Automatisierungsprojekte:
- Automatisierte Prozesse im Vertrieb: Durch die Automatisierung von Vertriebsprozessen können Unternehmen ihre Verkaufsprozesse optimieren und mehr Leads generieren. Die Automatisierung von Marketing- und Vertriebsprozessen kann auch dazu beitragen, die Kundenerfahrung zu verbessern und die Kundenbindung zu erhöhen.
- Automatisierte Prozesse im Personalwesen: Die Automatisierung von HR-Prozessen kann dazu beitragen, administrative Aufgaben wie die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Urlaubsanträgen und Gehaltsabrechnungen zu vereinfachen und zu automatisieren. Dadurch können HR-Mitarbeiter mehr Zeit für strategische Aufgaben und die Mitarbeiterbindung nutzen.
- Automatisierte Prozesse in der Produktion: Durch die Automatisierung von Produktionsprozessen können Unternehmen die Effizienz ihrer Fertigungsprozesse erhöhen und die Qualität ihrer Produkte verbessern. Die Automatisierung von Produktionsprozessen kann auch dazu beitragen, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu erhöhen und die Anzahl der Arbeitsunfälle zu reduzieren.
- Automatisierte Prozesse im Kundenservice: Die Automatisierung von Kundenserviceprozessen kann Unternehmen dabei helfen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, indem sie schneller und effektiver auf Kundenanfragen reagieren. Die Automatisierung von Kundenserviceprozessen kann auch dazu beitragen, die Kosten zu senken, indem sie den Bedarf an Kundendienstmitarbeitern reduziert.
Diese Beispiele zeigen, wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis funktionieren kann und welche konkreten Vorteile sie für Unternehmen bietet. Viele Unternehmen setzen heute bereits auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. In Kapitel 4 werden wir uns mit einigen Herausforderungen und Risiken der Automatisierung von Geschäftsprozessen auseinandersetzen.
Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet eine breite Palette von Vorteilen für Unternehmen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse können die Effizienz erhöhen, indem sie manuelle und wiederholende Tätigkeiten durch Software oder Maschinen ersetzen. Dadurch können Mitarbeiter ihre Zeit für wertschöpfende Aufgaben nutzen und die Produktivität des Unternehmens insgesamt steigern.
- Kosteneinsparungen: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann dazu beitragen, Kosten zu senken, indem sie die Anzahl der benötigten Arbeitskräfte reduziert und die Produktionskapazität erhöht. Auch die Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen kann kostengünstiger sein als manuelle Prozesse, da sie weniger Fehler aufweist.
- Verbesserung der Qualität: Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen verbessern, indem sie die Konsistenz und Genauigkeit erhöhen und Fehler reduzieren. Dies kann sich positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirken und das Image des Unternehmens stärken.
- Planbarkeit und Flexibilität: Automatisierte Prozesse bieten Unternehmen mehr Planbarkeit und Flexibilität, da sie in der Lage sind, Prozesse genau zu kontrollieren und schnell auf Änderungen zu reagieren. Dies kann dazu beitragen, dass Unternehmen sich schneller an Marktveränderungen anpassen und Wettbewerbsvorteile erzielen können.
Insgesamt kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen dazu beitragen, die Wertschöpfung des Unternehmens zu erhöhen und ihm einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen. Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse automatisieren, können schneller, effizienter und kostengünstiger arbeiten und gleichzeitig die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen verbessern.Später werden wir uns einige konkrete Beispiele erfolgreicher Automatisierungsprojekte ansehen.
Herausforderungen und Risiken der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Obwohl die Automatisierung von Geschäftsprozessen viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen und Risiken, die Unternehmen beachten sollten. Arbeitsplatzverluste können die Folge sein, wenn bestimmte Tätigkeiten oder ganze Abteilungen überflüssig werden. Technische Herausforderungen können auftreten, wenn Unternehmen komplexe Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen oder Robotik einsetzen. Datenschutz- und Sicherheitsrisiken können entstehen, wenn Unternehmen große Mengen an sensiblen Daten handhaben müssen. Die Einführung von Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen kann zunächst mit hohen Kosten verbunden sein, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Schließlich kann die Einführung von Automatisierung auf Widerstand bei Mitarbeitern stoßen, die sich gegen Veränderungen sträuben oder befürchten, dass ihre Arbeit durch die Automatisierung ersetzt wird.
Diese Herausforderungen und Risiken sollten Unternehmen nicht davon abhalten, die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu nutzen. Stattdessen sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie diese Herausforderungen verstehen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um Risiken zu minimieren und ihre Vorteile zu maximieren.
Vergleich Vor- und Nachteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Eine kurze Gegenüberstellung der einzelnen Vorteile und der damit verbundenen möglichen Nachteile ist:
| Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen | Nachteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen |
|---|---|
| Höhere Effizienz und Produktivität: Automatisierte Prozesse können schneller und fehlerfrei ausgeführt werden als manuelle Prozesse. | Mögliche Arbeitsplatzverluste: Automatisierung kann dazu führen, dass bestimmte Tätigkeiten oder ganze Abteilungen überflüssig werden und Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz verlieren. |
| Niedrigere Kosten durch die Reduzierung von manuellen und wiederholenden Tätigkeiten: Automatisierung reduziert den Bedarf an menschlicher Arbeitskraft und senkt somit die Lohn- und Personalkosten. | Technische Herausforderungen bei der Einführung von Automatisierung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über das erforderliche Know-how und die Ressourcen verfügen, um komplexe Technologien wie künstliche Intelligenz oder Robotik effektiv einzusetzen. |
| Verbesserte Qualität von Produkten oder Dienstleistungen: Automatisierung minimiert menschliche Fehler und sorgt somit für eine höhere Produkt- oder Dienstleistungsqualität. | Datenschutz- und Sicherheitsrisiken bei der Handhabung von großen Datenmengen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Sicherheit ihrer Daten und Systeme gewährleisten und geeignete Maßnahmen zum Schutz ihrer Daten ergreifen. |
| Bessere Kundenbindung und Kundenerfahrung: Automatisierte Prozesse können schnellere Reaktionszeiten und bessere Kundenkommunikation ermöglichen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. | Hohe Kosten für die Einführung von Software zur Automatisierung: Unternehmen müssen in Software-Tools und -Lösungen investieren, um Automatisierung zu implementieren. |
| Verbesserte Sicherheit und Reduzierung von Arbeitsunfällen: Automatisierung minimiert menschliche Fehler und senkt somit das Risiko von Arbeitsunfällen oder Verletzungen. | Möglicher Widerstand von Mitarbeitern gegen Veränderungen: Die Einführung von Automatisierung kann auf Widerstand bei Mitarbeitern stoßen, die sich gegen Veränderungen sträuben oder befürchten, dass ihre Arbeit durch die Automatisierung ersetzt wird. |
| Skalierbarkeit: Automatisierte Prozesse können schnell und einfach an neue Anforderungen oder steigende Anforderungen angepasst werden. | Mögliche Fehler und Unvorhersehbarkeiten: Die Automatisierung von komplexen Prozessen kann zu Fehlern führen, die schwer zu beheben sind. |
| Verbesserte Compliance: Automatisierung kann dazu beitragen, dass Unternehmen gesetzliche Anforderungen und Vorschriften besser einhalten. | Möglicher Verlust von Flexibilität und Innovation: Eine zu starke Fokussierung auf Automatisierung kann dazu führen, dass Unternehmen unflexibler werden und sich weniger auf Innovation und Kreativität konzentrieren. |
Die gängigsten Geschäftsprozesse
Zu den gängigsten Geschäftsprozessen gehören unter anderem die Ausführung von
- Kundenbestellungen
- die Genehmigung von Anträgen jeglicher Art
- die Bearbeitung von Abrechnungen oder
- das Onboarding neuer Mitarbeiter
Wird ein solcher Prozess ad hoc durchgeführt, umfasst er in der Regel mehrere E-Mails, Dokumente und Übergaben an andere Prozesse oder Personen.
Selbst kleinere Fehler können die Effizienz dieses Vorgehens stark beeinträchtigen und zu Problemen in der Kommunikation und auch in der Termintreue führen. Diese Probleme multiplizieren sich meist in kürzester Zeit.
Mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen – BPA – können solche Fehler von vornherein reduziert oder ganzheitlich vermieden werden. Mit einer erweiterbaren und wiederverwendbaren Strategie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen Kontrolle und Transparenz über ihre bestehenden und neuen Geschäftsprozesse wiedererlangen. Hierdurch verbessert sich unter anderem die Kommunikation innerhalb aber auch außerhalb des Unternehmens.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen spart Zeit und Ressourcen. So können sich Mitarbeiter wieder auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren und müssen sich nicht mit repetitiven oder nicht sinnstiftenden Aufgaben befassen.
BPA-Lösungen verwenden immer häufiger Maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz, um Prozesse auf ein neues Level der Automatisierung zu heben.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft Menschen, produktiver zu sein, indem sie mühsame und sich wiederholende Aufgaben loswerden. Beispielsweise kann ein Kundendienstmitarbeiter die Automatisierung von Geschäftsprozessen verwenden, um Routinefragen zu Versandinformationen zu beantworten, ohne alle Details durchgehen zu müssen, was es ihm ermöglicht, seine Zeit mit komplizierteren oder persönlicheren Fragen zu verbringen.
Diese Art von Software kann Unternehmen auch dabei helfen, das Kundenerlebnis zu optimieren, indem die Anzahl der Schritte reduziert wird, die erforderlich sind, um eine Anfrage oder Beschwerde eines Kunden zu lösen.