Nach mehr als 2 Jahren Nutzung von Microsoft Planner sind schon einige Buckets (Listen im Microsoft-Sprachgebrauch) recht voll geworden. Die abgeschlossenen Tasks kann man natürlich manuell löschen… aber wozu gibt es Power Automate?
So sieht mittlerweile einer der Planner aus, die ich verwende
Auf der Linken Seite sind die bereits erledigten Aufgaben zu sehen. Mehr als 1.500 Stück stehen dort bereits. Es handelt sich hierbei um Ausschreibungen die wir prüfen um als Firma IT-P teilnehmen zu wollen – oder eben nicht teilnehmen wollen. Die abgeschlossenen Ausschreibungen bleiben hier unter dem Bucket Erledigte Aufgaben bis sie manuell gelöscht werden.
Der Power Automate Planner Aufräum-Bot
Manuell hört sich das nach viel Arbeit an – also los geht es mit der Implementierung!
Das Ziel: auf Knopfdruck alte Tasks in dem Bucket “Aufgabe” löschen.
Wir gehen also über alle Elemente des Planners und prüfen in welchem Bucket sich der jeweilige Task befindet. Ist der Task in dem Bucket Aufgabe, dann soll er gelöscht werden. Wenn nicht, lassen wir den Task unberührt. Dazu ergänzen wir in der Bedingung noch die 100% Abgeschlossen-Überprüfung
Jetzt ein schneller Test ob alles funktioniert. Ich habe den Flow extra so eingestellt, dass wir ihn manuell starten müssen. Mit Klick auf ausführen geht die Fahrt los.
Kurz in Erinnerung gerufen, wir hatte vor der Ausführung des Bots 1.691 abgeschlossene Tasks in dem Bucket Aufgabe. Nach erfolgreicher Durchführung, die doch recht lange gedauert hat (3 Minuten), sind wir nur noch bei 1.121 abgeschlossenen Aufgaben. Wobei lange relativ ist, manuell so viele Tasks mit je 2 Klicks zu löschen wesentlich mehr Aufwand.
Es wirkt so, als würde Power Automate nur über jeweils 570 Tasks iterieren. Warum das so ist, erschließt sich mir nicht. Auch nicht warum es genau die Anzahl ist.
Jetzt hat unser Bot das Ziel erreicht. Die abgeschlossenen Tasks werden gelöscht. In einer Erweiterung könnte man darüber nachdenken, dass immer wenn 100 Tasks abgeschlossen worden, automatisch ein Trigger ausgelöst wird, der diesen Bot auslöst.
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