Warum wir zu viel Zeit mit E-Mail Bearbeitung verbringen

Die meisten Mitarbeiter verwenden viel Zeit auf das Lesen und Beantworten von Emails. Gerade große Mailverteiler vernichten eine kostbare Ressource – ZEIT

Gewöhnliche Menschen überlegen nur, wie sie ihre Zeit verbringen. Ein intelligenter Mensch versucht, sie auszunutzen.

Arthur Schopenhauer

Stellen wir uns vor, wir haben eine persönliche einen persönlichen Assistenten der für uns jede Mail liest, diese zusammenfasst und klassifiziert ob diese bearbeitet werden muss oder eine reine Information darstellt.

Eine solche Unterstützung wünscht sich jeder der ein hohes Emailaufkommen in seinem Postfach vorfindet. Aber dafür extra eine weitere Person einstellen? Inklusive Urlaub, Krankheitstage etc.?

Warum sollte man sich über Automatisierung Gedanken machen?

Zeit ist eine der wenigen Ressourcen die es nur bedingt käuflich zu erwerben gibt. Wir können uns Mitarbeiter oder Freelancer anstellen, die Aufgaben für uns übernehmen oder alternativ externe Agenturen. Diese kosten natürlich entsprechend der Leistungen Geld und den zusätzlichen Aufwand denjenigen einzuarbeiten.

Automatisierungen hingegen sind im ersten Schritt nicht so intelligent und zuverlässig wie menschliche Kollegen – das ist klar. Aber durch Automatisierungen ist es schon seit Jahrzehnten möglich sinkende Renditen durch eben jene Automatisierungen anzupassen und sich wieder zurück in die Gewinnzone zu katapultieren.

So viel Zeit kosten E-Mails

Laut Statista.com werden nach Hochrechnungen im Jahr 2022 mehr als 340 Milliarden E-Mails versendet werden. Viele davon sind Werbe E-Mails, Spam usw. – wenn wir uns jedoch in den Bereich der Business E-Mails begeben, wird der ein oder andere Leser/Leserin mit weitaus mehr als 100 E-Mails am Tag zu kämpfen haben. Mails die gelesen, qualifiziert, deren Bearbeitung delegiert, abgelehnt oder selbst durchgeführt werden muss.

Vereinfachter Prozess E-Mail Bearbeitung, Quelle: eigene Darstellung

In der Grafik dargestellt sieht man den vereinfachten Prozess der Mail Bearbeitung. Es sind mehrere Schritte von Nöten, welche unterschiedliche Mengen an Zeit benötigen.

Nehmen wir folgendes an:

Das Lesen der Mail, benötigt je nach Länge und Komplexität zwischen einer Minute und 30 Minuten.

Die eigene Bearbeitung kann mehrere Stunden dauern, soll hier aber nicht weiter in Betracht gezogen werden, da wir die Bearbeitung noch nicht automatisieren wollen, sondern den Eingangs- und Bewertungsprozess.

Stellen von Rückfragen dauert zwischen 2 und 5 Minuten.

Genehmigen und Ablehnen 1-5 Minuten.

Delegieren und Weiterleiten, 5 Minuten.

Die Automatisierungsmöglichkeiten

Eingehende Mails könnten zum Beispiel wie folgt automatisiert verarbeitet werden.

Teil automatisierter Prozess E-Mail Bearbeitung, Quelle: eigene Darstellung

Der Roboter hilft uns, Entscheidungsvorlagen zu identifizieren, z.B. auf Basis der Inhalte der E-Mail, welche analysiert wird oder auf Basis des Absenders in Verbindung mit den jeweiligen Inhalten.

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