Voraussetzung für die Automatisierung von Prozessen ist deren Digitalisierung. Nur digitale Prozesse können mit Robotic Process Automation und anderen Automatisierungsansätzen auch automatisiert werden.
Mit Hilfe von Robotic Process Automation wird der Automatisierungsgrad erhöht, indem es die Benutzerautomatisierung zusätzlich zu den bereits vorhandenen IT Automatisierungsebenen ermöglicht.
In der Abbildung RPA Pyramide zu sehen, fußt die Automatisierung mit RPA auf zwei Bereiche. Einerseits das genannte Vorhandensein von beriets digitalisierten Prozessen und des Weiteren auf BPM (Business Process Management).
Digitalisierung als Voraussetzung
Der erste Bereich, die Digitalisierung ist die Grundvoraussetzung für eine Automatisierung von Prozessen. Wenn Prozess noch analog durchgeführt werden, können auch die meisten RPA Lösungen keine weiteren Mehrwerte schaffen. Sie setzen erst dann ein, wenn Daten und Schnittstellen bereits digital vorliegen.
BPM als Voraussetzung
Nur Prozesse die bekannt sind und dargestellt werden können, können auch automatisiert werden. Unbekannte Prozesse (und davon gibt es mehr als man denkt) können durch simple Roboter nicht abgebildet werden, da diese immer vordefinierten Abläufen folgen.
Der BPM Bereich stellt die zweite Basis für den RPA Einsatz dar. Schnittstellen zwischen Systemen sind bereits vorhanden und können genutzt werden. Nicht jedes System weißt die für vernetzte Prozesse benötigten Schnittstellen auf.
RPA Einsatz
Nach Digitalisierung und BPM kommt RPA zum Einsatz. Sie ermöglicht es, Lücken zwischen Systemen durch simulierte menschliche Interaktionen zu schließen. Es müssen keine neuen Schnittstellen oder weitreichende Änderungen in der Bestandssoftware entwickelt oder umgesetzt werden. RPA funktioniert wie die manuelle menschliche Prozessinteraktion von Prozess-Schritt zu Prozess-Schritt.
Die ehemals menschliche Eingabe wird hierbei durch den Roboter simuliert und ist für die Systeme nicht von diesen zu unterscheiden (Captchas und andere Systeme ausgeklammert).