Prozesse Definition – Operative Prozesse und strategische Prozesse im Prozessmanagement

Prozesse sind in Unternehmen allgegenwärtig und dienen dazu, Arbeitsschritte abzubilden und zu automatisieren. Ohne Prozesse wäre ein Unternehmen chaotisch und unübersichtlich. Die Definition des heutigen Prozessbegriffs ist nicht ganz eindeutig. In der Wirtschaftswissenschaft wird der Prozessbegriff unterschiedlich interpretiert und je nach Definition unterscheidet man zwischen operativen und strategischen Prozessen. Operative Prozesse sind dabei diejenigen, die direkt den Mehrwert für den Kunden schaffen, also zum Beispiel die Produktion eines Autos oder die Bereitstellung einer Dienstleistung. Strategische Prozesse hingegen sind solche, die indirekt den Mehrwert schaffen und dienen zur Steuerung und Planung des Unternehmens, beispielsweise Marketing- oder Personalplanung.

Aufbau von Prozessen

Prozesse haben im Aufbau folgende Elemente (im Bereich von Unternehmen, also Unternehmensprozesse):

• hat einen definierten Beginn & hat ein definiertes Ende
• einen oder mehrere Prozessschritte
• Daten die während des Prozesses verarbeitet werden
• Es sind Beteiligte Personen definiert
• Definition beschreibt eine logische Reihe von Tätigkeiten, die von Personen oder Systemen unternommen werden, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen.
• Prozesse können natürliche oder künstliche sein und können aus einer Kombination von Komponenten bestehen, z.B. manueller Eingabe, maschinellem Lernen, Regeln, Algorithmen usw.
• Die Definition eines Prozesses kann je nach Unternehmen variieren, aber in den meisten Fällen werden sie als Rahmen definiert, der beschreibt, wie eine Aufgabe ausgeführt wird.
• Ein Prozess ist ein grundlegender Bestandteil einer Organisation, da er die Aktivitäten der Mitarbeiter und die interne Kommunikation strukturiert.
• Ein Prozess kann auch als Werkzeug zur Prozessoptimierung verwendet werden, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und das Ergebnis zu verbessern.

und sie sind wiederholbar mit immer ähnlicher Qualität – je nachdem, wie sauber die Durchführung ausgeführt wird. (siehe auch Gabler Wirtschaftslexikon)

Was sind Prozessketten?

Prozessketten sind ein zentraler Bestandteil von Geschäftsprozessen. Der Begriff „Prozess“ bezieht sich auf eine Folge von Aktivitäten, die aufeinander einwirken, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Prozesse können auf verschiedenen Ebenen in einem Unternehmen stattfinden, angefangen von der Ebene der Einzeltätigkeiten bis hin zur Ebene der Führungsprozesse. Charakteristisch für Prozesse ist ein geregelter und schrittweiser Ablauf, der auf die Erreichung eines bestimmten Ziels ausgerichtet ist.

Prozessketten beziehen sich auf die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Prozessen und wie diese ineinandergreifen. Sie beschreiben den Verlauf oder Fortgang von Prozessen und ihren Zusammenhang zur Erreichung von Kundenaufträgen oder zur Wertschöpfung. Dabei können technologische und logistische Vorgänge involviert sein, um komplette Produkte herzustellen oder Dienstleistungen zu realisieren.

Es gibt verschiedene Prozessarten, die je nach Anwendungsbereich und Zielsetzung unterschiedlich ausgestaltet sind. So unterscheidet man beispielsweise zwischen Produktionsprozessen, Führungsprozessen und Gerichtsprozessen. Gerichtliche Entscheidungen sind ein gutes Beispiel für einen Prozess, der unter betrieblich-gerichtlichen Bedingungen abläuft und einem regulierten Procedere folgt.

Prozesse werden häufig mittels Prozessmanagement optimiert und verbessert. Dabei geht es darum, Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren und durch gezielte Anpassungen zu beheben.

In der DIN EN ISO 9001:2015 wird der Prozessbegriff wie folgt beschrieben: „Ein Prozess ist ein Satz von zusammenhängenden oder wechselwirkenden Tätigkeiten, die Inputs in Outputs transformieren. Unter Einbeziehung von Ressourcen, wird jeder Prozess gesteuert, um Mehrwert im Sinne der Erreichung eines Ziels für den Kunden zu generieren.“ Der Prozessbegriff ist nicht auf den betrieblichen Kontext beschränkt, sondern findet auch Anwendung in der Untersuchung chemischer Umsetzungsprozesse oder Phänomene der Naturwissenschaften.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine Prozesskette die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge innerhalb eines Systems beschreibt, die dazu dienen, Inputs in Outputs zu transformieren. Dabei geht es um die Erreichung eines bestimmten Ziels, sei es die Produktion von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen. Der Begriff „Prozess“ ist eng mit der Vorstellung von einem regulierten und schrittweisen Ablauf verbunden und ist auf verschiedenen Ebenen in einem Unternehmen relevant.

Prozessmanagement organisiert sämtliche Prozesse

Prozesse können nur dann effizient ablaufen, wenn sie ordentlich organisiert sind. Eine zentrale Aufgabe des Prozessmanagements ist es daher, sämtliche Prozesse zu standardisieren, zu optimieren und zu verwalten. Dazu gehört auch das Festlegen von Prozessmetriken, um die Effizienz der Prozesse zu messen, sowie das Definieren von Rollen und Verantwortlichkeiten. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass jeder Prozess reibungslos abläuft und sämtliche Beteiligte wissen, welche Aufgaben sie zu erfüllen haben.

In größeren Unternehmen gibt es auch Abteilungen die sich ausschließlich um das Prozessmanagement kümmern. Diese Abteilungen sind eine wertvolle Hilfe für alle Unternehmen, die sich auf dem Weg in Richtung einer effizienten Prozessgestaltung befinden.

Wie werden Prozesse definiert?

Prozesse werden durch eine Reihe von Schritten definiert, die zu einem bestimmten Ergebnis führen. Jeder Schritt wird als Prozessschritt bezeichnet und beschreibt eine Aktion oder einen Vorgang, die oder der in einem bestimmten zeitlichen Zusammenhang durchgeführt werden muss. Um einen Prozess zu definieren, müssen alle erforderlichen Schritte festgelegt und überprüft werden. Die Reihenfolge, in der die Schritte ausgeführt werden müssen, muss ebenfalls festgelegt werden. Dies gewährleistet, dass der Prozess schnell und effizient durchlaufen werden kann, ohne dass wichtige Details übersehen werden.

Der Begriff „Prozess“ wird oft synonym mit „Ablauf“ oder „Verfahren“ verwendet (siehe Erklärung Wikipedia). Er bezeichnet die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge, die dazu dienen, Inputs zu transformieren. Diese Vorgänge können aus Einzeltätigkeiten bestehen, die in einer bestimmten Abfolge durchgeführt werden. Wichtig ist dabei, dass diese Tätigkeiten miteinander verbunden sind und aufeinander aufbauen.

Prozesse werden häufig mittels Prozessmanagement organisiert und optimiert. Hierbei geht es darum, Schwachstellen zu identifizieren und durch gezielte Anpassungen zu verbessern. Ein wichtiger Bestandteil des Prozessmanagements ist die Dokumentation und Definition der Prozesse, um sie besser analysieren und optimieren zu können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Definition von Prozessen ist die Unterscheidung zwischen theoretischen und praktischen Prozessen. Der theoretische Prozess bezieht sich auf den idealen Ablauf eines Prozesses, während der praktische Prozess den tatsächlichen Ablauf in der Realität beschreibt. Hierbei können Abweichungen zwischen Theorie und Praxis auftreten, die es zu berücksichtigen gilt.

Charakteristisch für Prozesse ist ein geregelter und schrittweiser Ablauf, der auf die Erreichung eines bestimmten Ziels ausgerichtet ist. Dabei kann es sich um betriebliche Prozesse handeln, die zur Herstellung von Produkten oder zur Erbringung von Dienstleistungen dienen, oder um gerichtliche Prozesse, die einem regulierten Procedere folgen.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Prozesse als aufeinander einwirkende Vorgänge definiert werden, die dazu dienen, Inputs in Outputs zu transformieren. Sie werden häufig mittels Prozessmanagement organisiert und optimiert, wobei eine klare Definition und Dokumentation der Prozesse eine wichtige Rolle spielt. Der Begriff „Prozess“ wird oft synonym mit „Ablauf“ oder „Verfahren“ verwendet und bezeichnet die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge.

Prozessmanagement: Unterschied zwischen operativem und strategischem Prozessmanagement

Prozessmanagement ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens, um die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse zu verbessern. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Ansätze: Das operative und das strategische Prozessmanagement. Beide Ansätze sind dabei darauf ausgerichtet, die Prozesse im Unternehmen zu optimieren und somit einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele zu leisten.

Operatives Prozessmanagement befasst sich mit der Steuerung und Optimierung der täglich anfallenden Geschäftsprozesse im Unternehmen. Hierbei geht es vor allem um die ganzheitliche Betrachtung der Geschäftsprozesse und um die Identifikation von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen. Ziel ist es, Prozesse zu optimieren und dadurch eine höhere Effizienz im operativen Geschäft zu erzielen. Hierzu werden Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Kosten genutzt, um den aktuellen Status der Prozesse zu messen und Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen.

Im Gegensatz dazu befasst sich das strategische Prozessmanagement mit der Ausrichtung der Unternehmensprozesse auf langfristige Ziele und die Erreichung strategischer Ziele. Hier geht es um die Betrachtung der Prozesse auf Unternehmensebene und um die Frage, welche Prozesse für das Erreichen der Unternehmensziele von strategischer Bedeutung sind. Hierzu werden insbesondere Prozesse betrachtet, die einen direkten Einfluss auf den Kundennutzen oder die Wettbewerbsfähigkeit haben.

Das strategische Prozessmanagement geht über die bloße Prozessoptimierung hinaus und bezieht auch die Veränderungen in der Markt- und Wettbewerbssituation mit ein. Es befasst sich mit der Identifikation von Kernprozessen und der Entwicklung von Strategien zur langfristigen Verbesserung dieser Prozesse. Hierzu werden auch die Schnittstellen zwischen den einzelnen Geschäftsprozessen betrachtet und die organisatorischen Gegebenheiten des Unternehmens berücksichtigt.

Insgesamt erfordert das Prozessmanagement eine methodische Vorgehensweise, um die Prozesse im Unternehmen systematisch zu verbessern. Dabei ist es wichtig, dass das operative und das strategische Prozessmanagement eng miteinander verzahnt sind und gemeinsam an der Erreichung der Unternehmensziele arbeiten. Hierzu müssen die Verantwortlichkeiten und Organisationsstrukturen im Prozessmanagement klar definiert sein. Auch die Implementierung von Prozesskennzahlen, die grafische Modellierung der Prozesse und die prozessorientierte Unternehmensführung spielen eine wichtige Rolle.

Insgesamt gilt es, das Prozessmanagement als einen wichtigen Bestandteil der Unternehmensführung zu betrachten und sowohl das operative als auch das strategische Prozessmanagement gezielt einzusetzen, um eine erfolgreiche Prozessoptimierung und Zielerreichung zu gewährleisten. (Quelle: Jürgen Mittelstraß (Hrsg.): Enzyklopädie Philosophie und Wissenschaftstheorie, J.B. Metzler, Stuttgart, 1995, Lemma Prozeß.)

Kennzahlen für Prozesse

Die Verwendung von Kennzahlen ist ein wichtiger Bestandteil des Prozessmanagements, da sie dazu beitragen, Prozesse zu steuern und zu optimieren. Dabei sind Kennzahlen von strategischer Bedeutung für das Unternehmen, da sie helfen, die Effektivität und Effizienz der Prozesse zu messen und zu verbessern.

Die Kennzahlen dienen dabei als Instrument zur Steuerung von Prozessen und ermöglichen es, die Leistung der Prozesse zu messen und Verbesserungsbedarf zu identifizieren. Durch die Verwendung von Kennzahlen können kritische Prozesse erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um deren Qualität zu verbessern.

Dabei sollten die Kennzahlen nicht nur auf das Tagesgeschäft beschränkt sein, sondern auch eine langfristige Perspektive berücksichtigen. Hierbei ist es wichtig, die Definition von Kernprozessen und die Ausrichtung des Unternehmens auf die Erreichung seiner Ziele zu berücksichtigen.

Eine kritische Aufgabe bei der Verwendung von Kennzahlen besteht darin, die richtigen Kennzahlen zu identifizieren und zu definieren. Hierbei sollten die Kennzahlen in Bezug auf die Prozesse und Ziele des Unternehmens definiert werden. Eine sorgfältige Auswahl und Definition von Kennzahlen ist von großer Bedeutung, um eine aussagekräftige und fundierte Basis für die Steuerung und Verbesserung von Prozessen zu schaffen.

Zusammenfassend ist die Verwendung von Kennzahlen für Prozesse von strategischer Bedeutung für das Unternehmen. Sie dienen als Instrument zur Steuerung von Prozessen und ermöglichen es, die Leistung der Prozesse zu messen und zu verbessern. Dabei ist es wichtig, die Definition von Kernprozessen und die Ausrichtung des Unternehmens auf die Erreichung seiner Ziele zu berücksichtigen. Siehe hierzu auch Wie die richtigen KPIs in automatisierten Prozessen eine Erfolgsmessung transparent machen können.

Prozessvisualisierung

Die Prozessvisualisierung ist ein zentrales Werkzeug im Prozessmanagement. Sie dient dazu, die Abläufe und Strukturen von Prozessen graphisch darzustellen und somit ein besseres Verständnis für den Ablauf zu schaffen. Diese visuelle Darstellung unterstützt dabei, Ineffizienzen aufzuzeigen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und letztendlich effektivere und effizientere Prozesse zu gestalten.

Zwei gängige Methoden der Prozessvisualisierung sind Flussdiagramme und Prozesslandkarten:

1. Flussdiagramme: Ein Flussdiagramm ist eine Art Diagramm, das den Fluss eines Prozesses darstellt. Es zeigt die verschiedenen Schritte des Prozesses in einer geordneten Reihenfolge, sowie die Entscheidungen, die während des Prozesses getroffen werden müssen. Durch diese Darstellung können Teammitglieder oder Stakeholder schnell einen Überblick über den gesamten Prozess bekommen.
2. Prozesslandkarten: Eine Prozesslandkarte ist ein detaillierteres Werkzeug zur Visualisierung eines Prozesses. Sie bietet nicht nur einen Überblick über die einzelnen Schritte, sondern zeigt auch die Verbindungen zwischen den einzelnen Aktivitäten auf. Dadurch kann sie helfen, Komplexität zu reduzieren und das Verständnis für den Zusammenhang zwischen verschiedenen Elementen eines Prozesses zu verbessern.

Ein Hauptvorteil der Prozessvisualisierung besteht darin, dass sie komplexe Informationen in eine leicht verständliche Form bringt. Sie ermöglicht es Teams und Management, einen klaren Blick auf den aktuellen Zustand eines Geschäftsprozesses zu erhalten. Auf diese Weise unterstützt sie Entscheidungsfindungen, erleichtert Kommunikation und hilft bei der Identifikation möglicher Verbesserungsbereiche innerhalb eines Systems oder einer Organisation.