65.000 € pro Jahr sparen mit automatisierter Reisekostenabrechnung

In diesem Beitrag gehen wir der Frage nach: „Wie viel kostet es ein Unternehmen eigentlich einen Reisekostenabrechnungs-Prozess nicht automatisiert zu haben?“

Das folgende Beispiel zeigt, wie ein typischer papierbasierte Prozess der Reisekostenabrechnung anhand der gesetzlichen Vorgaben in Deutschland innerhalb der Organisation für mehrere Abteilungen und Mitarbeiter ineffizient vorangeht.

Diese an diesem Beispiel sehen können, hat jede Person eigener Aufgaben und damit verbundene Probleme innerhalb des Prozesses. Bekanntes Beispiel zwei sein wenn der Prozess noch mit Papier Momenten oder auch teilweise digital erfolgt, dass die Erstellung von Berichten mühsam und schwierig ist.

Fallen zu viele Reisekostenabrechnungen an, müssen diese durch die einzelnen Prozessbeteiligten geprüft und freigegeben werden. Daraus ergibt sich ein hoher Zeitaufwand.

Dies ist ein ideales Problem welches durch Business Process Automation gelöst werden kann!

Kosten im Verhältnis zu Einsparungen

Jeweils ziemlich offensichtlich, dass es sich lohnt digital und automatisiert zu arbeiten. Um eine schnelle Kosten Nutzen Berechnung zu erstellen, nehmen wir die durchschnittliche Anzahl von 20 Reisekostenabrechnungen pro Woche, Personalkosten pro Stunde von 90 € und im Durchschnitt 1 Stunde für die vollständige Bearbeitung an. Wenn wir durch die Automatisierung 70 % der Zeit einsparen ergibt sich folgende Rechnung.

Hochgerechnet auf ein Jahr ergeben sich somit bei 52 Wochen 93.600 € an Aufwänden ohne Automatisierung. Schaffen wir durch die Automatisierung im Idealfall einen Automatisierungsgrad von 70 %, würden sich anstatt der 93.600 € lediglich 24.480 € auf der Kostenseite befinden.

Die einmaligen Kosten für die Erstellung der Automatisierung würden sich somit innerhalb eines Jahres amortisieren wenn diese unter 65.520 € in der Summe liegen. Worauf also noch warten? Ich freue mich auf Ihre Mail (julian.funke(ät] it-p.de )oder Nachricht auf LinkedIn.

Prozessbeteiligte

Insgesamt gibt es also mindestens folgende Prozess Beteiligte:

1. Ersteller der Reisekostenabrechnung
2. Buchhaltung
3. Genehmiger / Genehmigerin

Der nicht automatisierte Prozess der Reisekostenabrechnung beinhaltet die Akteure und sehr viele Aktionen, die von diesen durchgeführt werden müssen. So wird im ersten Schritt durch den Anwender eine Sammlung der benötigten Belege durchgeführt. Diese werden anschließend zusammengefasst, vom Anwender selbst analysiert und an einen definiertes Dokument angehängt. Dieses Dokument wird anschließend vom Anwender an die Buchhaltung eingereicht. Diese analysiert anschließend in einem manuellen Prozess ob alle Belege korrekt vorhanden sind, oder ob noch Inhalte fehlen. Sollte dies der Fall sein, wenn entsprechende Rückfragen von der Buchhaltung an den Anwender gestellt. Wenn alle Dokumente und Belege korrekt vorhanden sind, wird die Buchhaltung die Reisekostenabrechnung an den entsprechenden Genehmiger oder die Genehmigerin weiterleiten. Diese wiederum entscheidet ob die Reisekostenabrechnung durch die jeweilige Kostenstelle getragen wird oder nicht und genehmigt oder lehnt ab. Bei beiden Fällen, wird der entsprechende Anwender darüber informiert. Bei der genehmigten Reisekostenabrechnung wird anschließend in der Buchhaltung die Buchung und die Rückerstattung der aus der Reisekostenabrechnung hervorgehenden Kosten an den Anwender eingeleitet und verbucht.

Optimaler Prozess – aus Anwendersicht

Für den Anwender würde der Prozess optimalerweise so wenig wie möglich Interaktion mit anderen Prozessbeteiligten benötigen. Im Idealfall, könnten die Belege direkt an die Buchhaltung und an den genehmige weitergeleitet werden, ohne dass es eine Interaktion mit dem Anwender bedarf. Man könnte sich vorstellen, dass ein Prozess die Belege, welche digitalisiert wurden automatisiert analysiert, die Daten und Metadaten zusammenstellt und diese in einer Reisekostenabrechnung dem Anwender zur Verfügung stellt. Dieser kann anschließend entscheiden ob er die Reisekostenabrechnung wie sie von dem automatisierten Prozess vorgefertigt wurde absenden möchte, oder ob er noch selber manuelle Änderungen durchführen möchte.

Im nächsten Schritt würde der automatisierte Eingangsprozess in der Buchhaltung überprüfen ob alle Daten und Inhalte der Reisekostenabrechnung korrekt erfasst wurden. Bei einer Negativprüfung, würde dieser automatisierte Prozess die Rückfragen an den Ersteller/ Anwender zurückspielen, ohne dass sich eine Person aus der Buchhaltung mit der Reisekostenabrechnung befassen muss.
Fällt die Prüfung positiv aus, wird die Reisekostenabrechnung an den vermerkten Genehmiger weitergeleitet. Dieser kann die Reisekostenabrechnung dann entsprechend signieren und freigeben.

Eine solche Prozessabfolge würde allen Beteiligten eine geringere Arbeitslast zukommen lassen.

In der nachfolgenden Grafik ist der Prozess der Reisekostenabrechnung in automatisierter Form dargestellt

In der Grafik „Prozess automatisierte Reisekostenabrechnung“ ist zu sehen, wie viele Prozessschritte automatisiert durchgeführt werden können. Dies zeigt auf der einen Seite, welche Prozessabschnitte ohne menschliche Interaktion durchgeführt werden können, und auf der anderen Seite welches Potenzial bei einem so häufig durchgeführten Prozess vorhanden sind.

Starten Sie jetzt ihre Business Process Automation Journey

Nach der hier dargestellten Kalkulation sollten Sie in Erwägung ziehen sich auf den Weg zu automatisierten Geschäftsprozessen zu machen. Gerne begleite ich sie mit meinem Team auf diesem Weg.

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