Ein kurzer Erfahrungsbericht, welche Fehler bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen häufig auftreten und wie diese vermieden werden können.
Viele Unternehmen streben heutzutage nach einer Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse, um Zeit und Kosten zu sparen. Doch oft scheitert dieser Versuch, weil einige Fehler gemacht werden, die häufig auftreten. Dieser kurze Erfahrungsbericht soll zeigen, welche Fehler dies sind und wie sie vermieden werden können.
Oftmals wird versucht, einen Prozess komplett zu automatisieren, anstatt ihn lediglich zu optimieren. Dies führt dazu, dass der Prozess sehr komplex wird und viele Fehlerquellen entstehen. Ein besserer Ansatz ist es, den Prozess zunächst zu analysieren und herauszufinden, welche Schritte am meisten Zeit in Anspruch nehmen oder am anfälligsten für Fehler sind. Diese Schritte sollten dann automatisiert werden. So wird der Prozess einfacher und fehleranfälliger.
Manchmal liegt es einfach daran, dass der Prozess zu komplex ist oder zu viele unterschiedliche Schritte beinhaltet. In diesem Fall lohnt es sich oft nicht, den gesamten Prozess zu automatisieren. Stattdessen sollte man versuchen, ihn so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass man auf die Automatisierung ganz verzichten sollte. Auch hier können einzelne Schritte automatisiert werden, um Zeit und Kosten zu sparen.
Die TOP 5 Fehler die man bei der Automatisierung von Prozessen sind folgende:
1. Nur das große Ganze sehen
Häufig passiert es, dass in Diskussionen über Automatisierung von Prozessen das alles oder nichts Paradigma angebracht wird. Einige der Diskussionsteilnehmer sprechen sich dafür aus, dass wenn automatisiert wird, dies für alle Prozesse des Unternehmens auf einen Schlag implementiert werden muss. Diese Vorgehensweise, auch „Big Bang“ genannt führt zu nicht unerheblichen Kosten und Ressourcen-Aufwänden.
Wenn erstmalig alle Prozesse analysiert und automatisiert werden müssen, hörte sich dies nach einem klassischen Wasserfall getriebenen Vorgehensmodell an.
Eine weitaus effizientere Variante bringt hierbei der agile Ansatz mit sich. Hierbei werden entweder einzelne Prozesse oder sogar nur Teile von Prozessen automatisiert und es wird iterativ und inkrementell mit weiteren Prozessen vorgegangen. Die Ergebnisse eines solchen agilen Ansatzes sind oft schneller sichtbar und ermöglichen eine schrittweise Verbesserung der Prozesse statt eines plötzlichen Umbruchs.
Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Prozesse eines Unternehmens automatisiert werden müssen. Oftmals macht es Sinn, zunächst diejenigen Prozesse zu identifizieren, die den größten Nutzen aus der Automatisierung ziehen würden oder die besonders fehleranfällig sind. Auf diese Weise können Ressourcen gezielt eingesetzt werden, um die Produktivität und Effizienz in diesen Bereichen zu steigern.
Ein weiterer Vorteil des agilen Ansatzes besteht darin, dass er es ermöglicht, auf sich ändernde Anforderungen oder Prioritäten flexibel zu reagieren. Während ein umfassender Big Bang-Ansatz möglicherweise Jahre dauert, kann der agile Ansatz schnellere Ergebnisse liefern und gleichzeitig Raum für Anpassungen bieten.
Darüber hinaus fördert der agile Ansatz eine engere Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Teams. Durch regelmäßige Feedbackschleifen und kurze Entwicklungszyklen können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies trägt zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse bei und ermöglicht es dem Unternehmen, sich agil an neue Herausforderungen anzupassen.
Insgesamt gesehen bietet der agile Ansatz eine flexiblere und effizientere Alternative zum Big Bang-Modell. Es ermöglicht Unternehmen, schrittweise Automatisierung einzuführen und dabei Kosten sowie Ressourcen optimal zu nutzen. Die Kombination aus iterativem Vorgehen und enger Zusammenarbeit führt zu schnelleren Ergebnissen und einer kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse.
2. Angst vor Veränderungen
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Veränderungen können schwer zu akzeptieren sein, aber sie sind für den Fortschritt notwendig.
Die Angst vor Veränderungen ist in etablierten Unternehmen, die schon eine Weile bestehen, weit verbreitet. Sie zögern, bestehende Prozesse zu ändern, und sind weniger geneigt, neue Produkte oder Automatisierungen einzuführen, die beide unweigerlich zu Veränderungen an ihrem Arbeitsplatz führen. Veränderungen sind nicht nur unvermeidlich, sondern auch notwendig für den Fortschritt und das Fortbestehen dieser Unternehmen.
3. Change Management
Bei jeder Veränderung sollten alle Prozessbeteiligten frühzeitig in den Veränderungsprozess mit aufgenommen werden. In vielen Projekten ist nicht gleich zu Beginn an klar, welche Personen dies sind. Ein somit wichtiger Punkt ist es die Personenkreise zu identifizieren. Wenn einzelne Personen erst im Nachgang im schon laufenden Projekt vor zum Teil vollendete Tatsachen gestellt werden, kann dies eine Abwehrhaltung auslösen. Dieses in den meisten Fällen gar nicht mutwillig, sondern eine natürliche Reaktion. Vor allen Veränderungen und neuartigen Anpassungen gibt es immer eine Aversion. Diesen kann man durch Inflationsveranstaltung und rechtzeitig in die Entscheidungsprozesse mit einbezogene Personenkreise entgegengewirkt werden.
Ein dauerhaft etabliertes Change Management hilft Unternehmen dabei auch zukünftige Anpassungen erfolgreich umsetzen zu können. Die Mitarbeitenden gewöhnen sich an die Informationen und die damit verbundenen Veränderungen im Unternehmen.
4. Zu lange Diskussions-Zyklen
Viele Diskussionen verlaufen zyklisch. Falls das einem Diskussionstermine werden weitere Diskussionstermine entstehen. Aus diesen wiederum kleinere Diskussionstermine usw. und sofort. Diskussion als solches sind ein wichtiger Bestandteil bei Veränderungen und somit natürlich auch bei der Automatisierung von einzelnen Geschäftsprozessen. Diese beinhalten die Veränderung von manuellen Tätigkeiten hin zuteil oder vollautomatisierten Prozessen. Sollte es zu viele Diskussionen geben, können diese dazu führen das aufgrund von diverserer Bedenken keine Prozesse automatisiert werden.
5. Alle Bedenken ausräumen
Bedenken im Bereich der Automatisierung von Geschäftsprozessen gibt es viele. Viele Parallelen sind zu sehen aus der nahen und fernen Vergangenheit. Ein Beispiel dafür ist die industrielle Revolution. Vorher manuell gefertigte Güter wurden durch den Einsatz von industriellen Fertigungsanlagen automatisierter hergestellt.
Ähnliches ist in dem Bereich der Geschäftsprozessautomatisierung zu beobachten. Vor manuell durchgeführte Tätigkeiten werden jetzt durch automatisierte Prozesse durchgeführt. Die Bedenken sind ähnlich wie in der Bereich der industriellen Revolution zu sehen. Unter anderem geht es um den Wegfall von eigenen Kompetenzen, den Wegfall von Arbeitsplätzen und noch weitere Punkte.
Es wird nie möglich seien alle Bedenken die vor einer Automatisierung von Geschäftsprozessen stehen auszuräumen. Hingegen können einige dieser Bedenken behandelt werden, wiederum andere sollten nicht bis ins letzte Detail durch diskutiert werden. Sollte dies nicht der Fall sein, kann es dazu führen dass die Automatisierung gar nicht erst gestartet wird, da man sich in unendlichen Diskussionen wiederfindet
Diese 5 Fehler die man bei der Automatisierung von Prozessen vermeiden muss auch wirklich zu vermeiden ist die Hauptaufgabe bei der Einführung von Automatisierten Prozessen.