DMS steht für „Dokumentenmanagement-Systeme“ und ist ein wesentlicher Bestandteil des modernen Unternehmensalltags. Es bietet Unternehmen eine einfache Möglichkeit, ihre Dokumente zu verwalten, zu verfolgen und zu archivieren. In diesem Artikel werden wir uns die Vorteile des Einsatzes eines DMS für Unternehmen näher ansehen.
Was sind automatisierte Prozesse im DMS?
Automatisierte Prozesse im DMS können eine effiziente und effektive Möglichkeit sein, deinen Arbeitsablauf zu verbessern. Diese Prozesse sind mit einem DMS integriert, das dir dabei hilft, deine Arbeit schneller zu erledigen und deine Effizienz zu erhöhen. Automatisierte Prozesse können dir helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen, indem du häufig wiederkehrende Aufgaben automatisierst. Sie können auch die Arbeit von Mitarbeitern vereinfachen, indem sie komplexe Arbeitsabläufe automatisieren und sie somit einfacher machen. Automatisierte Prozesse können dir die Möglichkeit geben, einige der häufigsten Fehler im Arbeitsablauf zu vermeiden, da sie die Arbeit so programmieren, dass sie korrekt ausgeführt wird. Automatisierte Prozesse können dir auch dabei helfen, deine Arbeitsabläufe zu standardisieren, um eine einheitliche Qualität zu gewährleisten. Mit automatisierten Prozessen kannst du also deinen Arbeitsablauf effizienter und effektiver gestalten – ein Schlüsselelement für ein erfolgreiches DMS.
Warum ist die Automatisierung von Vorteil?
Automatisierte Prozesse im DMS bieten viele Vorteile. Zunächst können Unternehmen durch Automatisierung viel Zeit und Geld sparen, da Dokumente schneller bearbeitet und archiviert werden können. Darüber hinaus sorgt die Automatisierung für eine höhere Qualität der Dokumente, da sie sorgfältiger bearbeitet wird. Auch die Arbeitsabläufe werden durch Automatisierung effizienter und effektiver gestaltet. Automatisierte Prozesse können auch helfen, eine sichere und konsistente Archivierung von Dokumenten und Daten zu gewährleisten, wodurch die Compliance-Anforderungen erfüllt werden und die Chancen auf ein erfolgreiches DMS-Projekt erhöht werden. Mit einer gut durchdachten Automatisierungsstrategie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die besten Ergebnisse erzielen und ein kontinuierliches Wachstum erreichen.
So starten man die Automatisierung von DMS Prozessen
Sobald du bereit bist, deine Prozesse zu automatisieren, gibt es einige grundlegende Schritte, die du unternehmen musst. Zuerst musst du sicherstellen, dass dein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) die notwendigen Funktionen zur Automatisierung von Prozessen bereitstellt. Wenn dies der Fall ist, kannst du die Funktionen und Funktionen nutzen, um deine Prozesse zu automatisieren. Wenn nicht, wirst du ein neues DMS benötigen, das die Funktionen und Funktionalität bereitstellt, die für deine Prozesse erforderlich sind.
Sind keine out-of-the box Mechanismen vorhanden, können weitere Software Systeme für die Automatisierung verwendet werden. Es gibt ein Vielzahl an Automatisierungs-Lösungen die eingesetzt werden können.
Darüber hinaus kannst du mit einem Software-Partner zusammenarbeiten, um speziell angepasste Automatisierungslösungen zu erstellen. Einmal implementiert, kannst du deine Prozesse testen und überwachen, um sicherzustellen, dass sie effizient und nahtlos funktionieren. Sobald die Automatisierung getestet und aktiviert ist, können Unternehmen ihre Prozesse regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind und effizient funktionieren.
Welche Anwendungsfälle in einem DMS eignen sich für die Automatisierung?
Es gibt viele Anwendungsfälle, die sich für die Automatisierung eignen. Die Verwaltung von Dokumenten und deren weitere Bearbeitung entsprechend ihrer Nutzung sind ein offensichtlicher Anwendungsfall. Auch die Verarbeitung von Metadaten, die Verteilung von Dokumenten, die Verwaltung von Arbeitsabläufen und die Erstellung von Berichten sind Beispiele für Prozesse, die über Automatisierung vereinfacht werden können. Ein weiterer wichtiger Anwendungsfall ist die Erhöhung der Sicherheitsstandards in Ihrem DMS. Durch die Automatisierung können Unternehmen sicherstellen, dass die Dokumente nur nach vorher definierten Regeln zugegriffen und bearbeitet werden können.
Der Vorteil bei dem Ansatz innerhalb eines DMS vorzugehen ist, dass es bereits auf elektronische Dokumente, also digitalisierte Dokumente zugreifen kann. Die Dokumentenverwaltung stellt die Basis der Automatisierung da.
Weitere Anwendungsfälle sind:
- Rechnungsprüfung
- Rechnungsfreigabe
- Vertragsprüfung
- Extraktion von Vertragsdaten
- Dokumentenfreigabe
- Klassifizierung nach Informationssicherheitsklassen
- Löschen abgelaufener Dokumente
- Erzeugung vordefinierter Berichte aufgrund von Metadaten oder anderen konfigurierbaren Parametern#
- Versionierungsprüfung
- Erfassen von Meta Daten
- Organisation von Dokumentenzusammenhängen
Schritte zur Implementierung von automatisierten Prozessen im DMS
Einer der ersten Schritte zur Implementierung von automatisierten Prozessen im DMS besteht darin, eine Reihe von System- und Benutzeranforderungen zu definieren. Diese Anforderungen bestimmen die Art und Weise, wie das DMS den Ablauf der Prozesse unterstützt. Es ist wichtig, dass diese Anforderungen klar formuliert sind, damit sie für beide Parteien leicht verständlich sind. Außerdem müssen sie realistisch, durchführbar und rechtskonform sein.
Definition der Ergebnisse Dazu gehört auch die Definition der gewünschten Ergebnisse. Um sicherzustellen, dass das DMS die automatisierten Prozesse effizient und effektiv unterstützt, müssen die Ergebnisse klar definiert werden. Dies hilft, die benötigten Software- und Hardwareressourcen zu identifizieren, die zur Durchführung der Prozesse erforderlich sind.
Prozesse Identifizieren Als nächstes müssen die erforderlichen Prozesse identifiziert und konfiguriert werden. Dazu gehören die Definition der Prozessschritte, deren Ablauf und die Auslöser, die einen Prozessstart auslösen. Es ist wichtig, dass der Prozess reibungslos abläuft und die Ergebnisse in einer vorgegebenen Zeit erzielt werden.
Ressourcen Prüfung Nachdem die Prozesse konfiguriert sind, muss sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Ressourcen verfügbar sind. Dazu gehören Speicher, Netzwerkverbindungen und Anwendungen, die für die Durchführung der Prozesse erforderlich sind. Diese Ressourcen müssen konfiguriert werden, damit sie ordnungsgemäß funktionieren.
Test und Kontrolle Schließlich müssen alle Prozesse getestet werden, um sicherzustellen, dass sie funktionieren, wie sie sollen. Dazu gehören das Testen der Schnittstellen und der Datenkonvertierung, das Testen der Benutzeroberflächen und das Testen der Berichte. Diese Tests sorgen dafür, dass die automatisierten Prozesse ordnungsgemäß funktionieren und dass sie die erwarteten Ergebnisse liefern.
Wenn alle Schritte ausgeführt sind, können die automatisierten Prozesse im DMS implementiert werden. Dieser Prozess erfordert detaillierte Planung und intensive Tests, um sicherzustellen, dass alle Komponenten und Prozesse korrekt funktionieren. Wenn diese Schritte richtig durchgeführt werden, können automatisierte Prozesse im DMS erfolgreich implementiert werden.
Erfolgsmessung von automatisierten Prozessen im DMS
Ein wichtiger Teil der Messung des Erfolgs automatisierter Prozesse im DMS ist die Dokumentation der Ergebnisse. Dazu gehört das Erstellen eines Berichts, in dem die Auswirkungen der automatisierten Prozesse im Detail beschrieben werden. Darüber hinaus sollten die Ergebnisse in einer verständlichen und nachvollziehbaren Weise dargestellt werden, um eine einfache Auswertung zu ermöglichen. Um die Effektivität der automatisierten Prozesse im DMS zu messen, ist es auch wichtig, die Leistung der Prozesse zu bewerten. Dazu können verschiedene Kennzahlen wie Produktivität, Qualität, Kosten und Zeit verglichen werden, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie effizient die automatisierten Prozesse im DMS sind. Diese Kennzahlen können auch als Benchmark verwendet werden, um zu sehen, ob sich die automatisierten Prozesse im DMS verbessert haben. Mithilfe dieser Verfahren zur Erfolgsmessung können wir die Effektivität der automatisierten Prozesse im DMS bewerten. Dies kann helfen, Probleme zu identifizieren und die Leistung zu optimieren, um den Nutzen der automatisierten Prozesse im DMS zu maximieren. Auf diese Weise können wir die Produktivität und Qualität der automatisierten Prozesse im DMS steigern und ihren Erfolg messen.
Intelligente Suche im DMS durch automatisierte Prozesse
Dokumente finden die wirklich gesucht werden ist die Königsklasse im DMS. Nur durch die vorangegangenen automatischen Klassifizierungen und Metadatenerfassung können durch spezielle Suchalgorithmen die relevanten Dokumente gefunden werden, die wir wirklich wollen.
Diese Prozesse müssen korrekt konfiguriert und aufeinander abgestimmt sein, damit eine intelligente Suche möglich ist.