„Ich muss nur noch schnell eine Aufgabe erstellen Wart kurz…“ Solche Aussagen hört man im Arbeitsalltag doch recht häufig. Ebenso häufig passiert es jedoch auch vergessen wird die entsprechende Aufgabe zu erstellen. Als Resultat müssen Kollegen oder Kolleginnen vertröstet werden, da die Aufgabe nicht rechtzeitig genug abgeschlossen wurde. So etwas gehört nun der Vergangenheit an!
Mit Power Automate lassen sich ganz einfach Aufgaben auf Basis von eingehenden E-Mails automatisiert erstellen.
Unser Usecase
Wir möchten bei eingehenden E-Mails, wenn wir diese markieren und diese einen speziellen Inhalt im Betreff haben eine Aufgabe in einem Microsoft Planner erstellen. Natürlicher die Aufgabe automatisiert mit den Inhalten der der E-Mail befüllt werden, ohne dass wir manuell tätig werden müssen.
Die Umsetzung in Schritt 1 zeigt, dass wir lediglich auf eingehende E-Mails Marten, welche manuell durch den User als wichtig markiert werden. Diese eingehende Mail und die Markierung sind hierbei der Träger, welcher die nachfolgenden Aktionen auslöst.
Nach erfolgreicher Auslösung der Aktion, wird eine weitere Bedingung überprüft. Wir wollen ja schließlich nicht bei jeder E-Mail die als wichtig markiert wird einen Task im Pläne anlegen, sondern lediglich bei den E-Mails, welche zu unserem Thema (in diesem Fall BPA) passen.
Im ersten Schritt lassen wir uns eine zusätzliche E-Mail Benachrichtigung zu stellen. Das gerade für Testzwecke sehr praktisch, dann sieht man wann der Trigger ausgelöst wurde und die entsprechende Bedingung auch positiv in der Überprüfung ausgefallen ist. Im nächsten Schritt wird eine Aufgabe in dem Blender erstellt. Nach Erstellung dieser Aufgabe ist die Aufgabe noch vollständig leer oder nur mit einem Titel versehen. Wir möchten natürlich gerne auch Inhalte wie zum Beispiel eine passende Beschreibung oder sogar den Inhalt der E-Mail mit in dem Blender Task integrieren. Dies kann erfolgen durch einer Typisierung der Aufgabendetails wie im unteren Bereich des Screenshots zu sehen.
So sieht dann eine entsprechende Aufgabe im Microsoft a, welche aus der E-Mail generiert wurde aus.
