1. Die richtige Strategie für die Prozessautomatisierung auswählen
Mit klar definierten Zielen kann auch eine klare Strategie entwickelt werden. Damit kann die verschiedenen Phasen des Projekts Automatisierung nacheinander erfolgreich erreicht werden.
Es geht nicht nur darum neue Technologien zu integrieren und Prozesse miteinander vernetzen sondern auch Neukunden mit den entsprechenden Vorteilen von automatisierten Prozessen zu gewinnen. Meine Empfehlung ist daher sich auf Standardprozesse zu konzentrieren und diese dann weiter zu skalieren. Es lohnt sich mit dem Prozessen zu starten, welche häufig durchgeführt werden müssen. Außerdem ist es sinnvoll die Workflow so einzurichten, dass sie flexibel genug sind um sich an den Bedürfnissen der Nutzer zu orientieren. Eine technologische Änderung und Automatisierung von Prozessen muss auch mit den Mitarbeitenden abgestimmt werden. Diese sollten keinesfalls übergangen werden. Bei Strategie sollte ebenfalls beachtet werden, dass auch automatisiert Prozesse einem gewissen Update-Zyklus unterliegen. Es ist wichtig die entsprechend eingesetzte Software auch weiterhin aktualisieren. Ebenfalls sollten auch die dann schon automatisierten Prozesse aktualisiert werden wenn sie sich ändern.
2. Die richtige Software auswählen
Es gibt keine Garantie dafür, dass die ausgewählte Software für die Automatisierung auch zu 100 % die richtige sein wird. Selbst eine Software die zum Zeitpunkt der Auswahl genau für das Unternehmen passend scheint kann im nächsten Jahr schon wieder die Jahre gekommen sein. Deswegen ist es wichtig eine Software auszuwählen welche zu dem Punkt eins also der Strategie und den darin enthaltenen Prozessen passt. Hierzu identifiziert man die Prozesse die einen besseren Return on Invest liefern können und automatisiert diese.
3. Daten sammeln
Daten sammeln – und diese weiterverarbeiten – ist das Herzstück einer jeden Prozessautomatisierung. Auswertungstools wie zum Beispiel Microsoft Power BI helfen dabei die eigenen Daten zu verstehen. Dabei können Daten aufbereitet, analysiert und Informationen visuell dargestellt werden.
4. Aus Daten werden Informationen
Daten sind nahezu im Überfluss vorhanden. Die schiere Masse die durch automatisierte Systeme zur Verfügung gestellt werden kann kann überwältigend sein. Hierbei kommt darauf an die wirklich relevanten Informationen zu extrahieren und weiter zu verarbeiten. Eine vorherige Selektion bzw. Auswahl der Daten ist sinnvoll. Im Gegenzug liefern die selektierten Daten die Möglichkeiten sie zu analysieren und Prozesse erfasste Daten zu interpretieren. So werden konkrete Goldgruben entdeckt die Geschäftsentscheidungen nachhaltig positiv beeinflussen werden. Um dies zu tun sollte eine entsprechende Extraktionssoftware oder ein Extraktionstool verwendet werden die Daten zu extrahieren, zu speichern und sie auch zu interpretieren auf Basis der vordefinierten Parameter.
5. Automatisierte Entscheidungsfindung
Mit diesen Informationen in der Hand kann der wichtigste Teil der Prozessautomatisierung starten: die Automatisierung der Entscheidungsfindung, also mit anderen Worten eine Entscheidung die kein menschliches Eingreifen erfordert. Angetrieben von gelernten Entscheidungen aus dem oben gesammelten Daten kann der automatisierte Prozess Entscheidungen treffen. In weiteren Ausbaustufen kann man hier von maschinellem Lernen bzw. auch von künstlicher Intelligenz sprechen. Im ersten Schritt genügt uns hier jedoch eine Art Entscheidungsbaum. Also basierend auf den bisher durchgeführten Entscheidungen, welche aus den Daten gelernt wurden wird ein Baum erstellt und der Roboter arbeitet ähnlich dieser vorherigen Entscheidungen mit seiner Entscheidungsfindung.
6. Überwachung der automatisierten Prozesse
Auch automatisierte Prozesse bedürfen einer gewissen Überwachung und Inspektion. Es ist wichtig dass die Prozesse weiterhin automatisiert laufen können, hierfür sind einige Grund Überlegungen anzustellen. Was passiert wenn ein automatisierter Prozess durch äußere Einflüsse nicht mehr lauffähig ist? Wer ist zuständig ein automatisierten Prozess anzupassen wenn sich die Rahmenbedingungen oder die Inhalte des Prozesses ändern? Auch technische Hürden wie zum Beispiel lauffähige Systeme sollten hier berücksichtigt werden. Es ist immer zu prüfen wie mögliche Ausfallszenarien Prozesse beeinflussen.
Fazit
Im Kern geht es bei der Prozessautomatisierung darum Dinge anders und automatisierter zu machen – natürlich sind Veränderungen nicht immer einfach, gerade wenn ausgetretene Pfade einfacher zu begehen sind als neue Pfade. Wenn sie auch gerade an der Überlegung stehen Prozesse zu automatisieren, wenden Sie sich gerne einen einen Beratungspartner bei Ihrem Unternehmen hilft die besten Ergebnisse mithilfe der Automatisierung zu erzielen. Meine Firma IT-P ist ein langjähriger Beratungspartner Bereich Prozessautomatisierung und unterstützt gerne. Wenn Sie an kennenlern Termin vereinbaren wollen, vereinbaren Sie einfach unter folgendem Link einen Termin https://www.it-p.de/bpa-workshop/