Warum die Prozessaufnahme oft scheitert
Viele Unternehmen – ob Mittelstand oder Großkonzern – kennen das Problem: Die Prozessdokumentation beginnt meist auf einem „weißen Blatt“. Teams müssen Prozesse identifizieren, Workshops abhalten und Ergebnisse in Form von Texten oder BPMN-Diagrammen festhalten. Das kostet Zeit, bindet wertvolle Fachkräfte und führt oft zu unvollständigen oder inkonsistenten Dokumentationen. Gerade in wachsenden Teams verschärft sich das Problem: Wissen ist verteilt, steckt in Köpfen und wird selten effizient gesammelt.
Hinzu kommt, dass die Erstellung von BPMN-Modellen für viele ungewohnt ist. Die Hemmschwelle, den ersten Schritt zu machen, ist hoch. Viele Unternehmen dokumentieren deshalb gar nicht oder erstellen unstrukturierte Fließtexte, die in der Praxis wenig helfen. Genau hier setzt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz an.
Wie KI die Prozessaufnahme revolutioniert
Moderne KI-gestützte Tools ermöglichen es, Prozesse schnell, strukturiert und effizient zu dokumentieren. Anstatt mit einem leeren Dokument zu starten, können Unternehmen heute auf KI zurückgreifen, die Vorschläge für typische Abläufe generiert – basierend auf vorhandenen Daten, Best Practices oder ähnlichen Prozessen in der Branche.
Ein besonderer Vorteil: KI-gestützte Interviews. Hierbei stellt die KI den Mitarbeitenden gezielte Fragen, erkennt Muster in den Antworten und leitet daraus einen ersten Prozessentwurf ab. Dieser Entwurf kann anschließend gemeinsam verfeinert werden. Das senkt nicht nur die Hemmschwelle, sondern beschleunigt auch die Aufnahme.
Die Ergebnisse lassen sich anschließend automatisch in BPMN-Diagramme überführen. So erhalten Unternehmen strukturierte, standardisierte Prozessmodelle, die sofort nutzbar sind – ohne dass Fachkräfte tiefes Fachwissen in Modellierungssprachen mitbringen müssen.
Vorteile für Unternehmen und Führungskräfte
Für mittelständische Unternehmen bedeutet der Einsatz von KI in der Prozessaufnahme vor allem eins: Zeitersparnis. Sie können Prozesse schneller erfassen und dokumentieren, was ihnen hilft, Wissen im Unternehmen zu sichern und neue Mitarbeitende schneller einzuarbeiten.
Großunternehmen profitieren davon, dass Silos aufgebrochen werden: Wissen aus verschiedenen Abteilungen wird zentral erfasst und in einheitliche BPMN-Modelle überführt. So entsteht ein ganzheitliches Bild der Abläufe.
Für Führungskräfte bietet der KI-Einsatz strategischen Mehrwert: Prozesse werden nicht nur dokumentiert, sondern auch transparent und optimierbar. Zudem können sie die Ergebnisse direkt für Automatisierungsinitiativen nutzen, da die BPMN-Modelle sich nahtlos in Workflow-Engines integrieren lassen.
Der Schritt von der chaotischen Dokumentation hin zu einem professionellen, KI-gestützten Wissensmanagement ist damit ein entscheidender Baustein der digitalen Transformation.
