Marketing Prozesse zu automatisieren ist eine einfache, aber effektive Methode, um die Effizienz in Kundenkommunikation zu steigern. Automatisierte Prozesse ermöglichen es, Zeit zu sparen, um sich auf andere strategische Aufgaben zu konzentrieren und Prozesse aufzubauen, die helfen, die Ziele zu erreichen. In diesem Blog-Beitrag erfahret ihr, wie ihr mit Automatisierung Marketingprozesse vereinfachen und die Ergebnisse verbessern könnt.
Die Prozesse die hierbei betrachtet werden sind sowohl interne, als auch externe Prozesse. Die Kunden-Touchpoints sind hierbei die im Fokus stehenden Prozesse. Dies betrifft sowohl die Kundenansprache, als auch die Analyse und Berichterstattung. Automatisierung kann bei allen diesen Prozessen eine wichtige Rolle einnehmen. Sei es beim Kundenservice, beim Lead-Management oder beim E-Mail-Marketing, Automatisierung kann die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden deutlich verbessern.
Warum man Marketing Prozesse automatisieren sollte
In der heutigen Welt wird es immer wichtiger, seine Marketingaktivitäten zu optimieren. Daher ist es für viele Unternehmen sinnvoll, bestimmte Prozesse zu automatisieren. Durch die Automatisierung der Marketingprozesse können viele Aufgaben effizienter und schneller erledigt werden. So sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, da sie nicht mehr so viele Ressourcen und Mitarbeiter benötigen.
Die direkte Kundenkommunikation steht im Fokus der heutigen Zeit und kann sehr effizient gestaltet werden, indem bestimmte Prozesse automatisiert werden. Dies ermöglicht es, Kundenanfragen schnell und effizient zu bearbeiten, was wiederum zu einem besseren Kundenerlebnis führt. Automatisierte Systeme können darüber hinaus auch die Erstellung von Berichten und Analysen vereinfachen. Mit automatisierten Systemen können auch wichtige E-Mail-Kampagnen und Marketingaktionen schneller und effizienter aufgesetzt werden.
Wie kann Automatisierung in die Marketingstrategie integriert werden?
Eine bestehende Marketingstrategie vorausgesetzt – kann Automatisierung in verschiedener Hinsicht eingebunden werden. Zunächst kann man einige veraltete Prozesse aktualisieren und durch automatisierte Systeme ersetzen. Dies kann einerseits helfen, die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden zu verbessern, und andererseits die Effizienz zu steigern. Zudem können die automatisierten Systeme auch dabei helfen, Lead-Generierung und Kampagnen-Auswertungen zu vereinfachen.
Ein weiterer Aspekt der Automatisierung, der oft vergessen wird, ist die Personalisierung. Mithilfe von automatisierten Systemen können Unternehmen die Interaktionen mit ihren Kunden auf eine persönlichere Ebene heben, indem sie personalisierte E-Mails, Angebote und Werbung versenden. Dies kann die Beziehung zu Kunden und somit den Umsatz steigern.
Es ist dabei wichtig die technischen Möglichkeiten als Ergänzung und Verbesserung für die Strategie zu verstehen und nicht als Hindernis. Die einzusetzende Software muss dabei ebenfalls gut ausgesucht werden.
Die Integration in die bestehenden Systeme z.B. das eigenen CRM System um Leads die automatisch verarbeitet werden zu dokumentieren ist enorm wichtig.
Nur wenn die passenden Schnittstellen von Haus aus vorhanden sind, oder selbst entwickelt werden können können Unternehmen von der Automatisierung profitieren. Auch muss die IT Abteilung des Unternehmens hier eingebunden werden um ein reibungsloses Zusammenspiel zu gewährleisten.
Effizienz von Marketingprozessen erhöhen
Effizienz erhöhen und Zeit für kreative Ideen schaffen: Das ist das Ziel vieler Unternehmen. Mit der Automatisierung von Marketingprozessen können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und die Effektivität erhöhen. Automatisierung kann z.B. helfen, E-Mail-Marketingkampagnen zu versenden, Social Media Posts zu planen, Lead-Qualifizierung zu vereinfachen und vieles mehr. Denn die Übergreifenden Ziele von Marketing sind Kundengewinnung und bestehende Kunden loyal an die eigenen Produkte zu binden.
Schritt 1 – welche Marketingprozesse sollen effizienter werden
Um die Automatisierung von Marketingprozessen zu verbessern, müssen Unternehmen zuerst einmal verstehen, was sie gerne automatisieren möchten. Es müssen die Prozesse genau definiert und bestimmt werden, welche Schritte ausgeführt werden müssen, um den Prozess zu automatisieren. Anschließend muss die bereits oben angesprochene Software oder ein Tool ausgewählt werden, das den Anforderungen entspricht. Eine Auswahl kann durch das RICE Scoring erarbeitet werden.
Schritt 2 – welche KPIs sollen für die Prozesse verbessert werden
Für die Effizienzsteigerung ist es wichtig die KPIs festzulegen und zu messen, wie gut die Prozesse wirklich sind. So kann festgestellt werden, ob die Automatisierung den gewünschten Erfolg hat. Wenn nicht, können die Prozesse angepasst und verbessert werden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Die KPIs müssen den eigenen Anforderungen entsprechen und dem, was die Kunden Erwartung widerspiegelt. Unter Umständen unterstützt eine Kundenumfrage bei der Erstellung von KPIs. Die Ergebnisse können evaluiert und ebenfalls in die zu definierenden KPIs integriert werden.
Schritt 3 – Messung der aktuellen Prozesse mit den definierten KPIs
Nach der Festlegung der KPIs – zu empfehlen sind 3-5, damit die Übersicht nicht verloren geht – müssen die Prozesse weiterhin überwacht werden, um festzustellen, wie sie sich verändern. Dafür ist es wichtig, dass alle Daten überwacht und dokumentiert werden. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs einer Automatisierung. Initial muss dazu eine Aufnahme der KPIs erfolgen. Der größte Fehler ist, vor der Verbesserung der Prozesse keine Messung durchzuführen. Wenn dieser Schritt vergessen wird, kann im nachhinein nicht geprüft werden, wie sich die Prozesse und damit die Effizienz verbessert hat.
Schritt 4 – definition der Ziel KPIs
Im idealen Ziel, wie sollen die Prozesse nach der Automatisierung aussehen? Die Messung der aktuellen Prozesse gibt Aufschluss darüber, an welchen Stellen und wie die Effizienz optimiert werden kann. Als nächstes müssen die Ziel KPIs definiert werden. Diese Ziele sollten realistisch sein, aber nicht zu niedrig angesetzt werden.
Schritt 5 – Arbeitsweise festlegen
Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen für Softwareentwicklung und Automatisierungsprojekte. Aktuell sind die beiden größten Varianten entweder eine agile Arbeitsweise oder Wasserfall Modell zu verwenden. Es gibt viele Abweichungen und unterschiedliche Detailmodelle. Wir bleiben hier erstmal bei den beiden übergreifenden Definitionen.
Mein Favorit ist immer das iterative und agile Vorgehen bei der Automatisierung von Prozessen. Der Vorteil dabei ist die Möglichkeit, ein System schrittweise zu entwickeln und die Ergebnisse nach jedem Schritt zu evaluieren. So können Anpassungen und Verbesserungen auf dem Weg integriert werden.
Das Wasserfallmodell ist eine andere, etwas ältere, Arbeitsweise, die sehr gut für einfache und wenig komplexe Projekte geeignet ist. Dabei wird zuerst ein Projekt definiert und dann wird es systematisch durchlaufen, bis es abgeschlossen ist. Einmal abgeschlossen, können keine Anpassungen mehr vorgenommen werden.
Schritt 6 – Automatisierungsprojekt durchführen (erste Iteration starten)
Nach der Definition der Ziele und der Auswahl der Arbeitsweise, muss das Automatisierungsprojekt in die Tat umgesetzt werden. Hier können unterschiedliche Technologien eingesetzt werden, wie z.B. Workflows, Chatbots oder KI-basierte Systeme. Die erste Iteration des Projekts sollte alle wesentlichen Komponenten enthalten, wie z.B. die benötigte Software, die Prozesslogik, die Datenquellen und die Ergebnismesse.
Schritt 7 – Ergebnisse messen
Nach der ersten Iteration des Automatisierungsprojekts, müssen die Ergebnisse gemessen werden. Dazu wird die vorher definierte Ziel KPI verglichen und analysiert. In einem nächsten Schritt müssen dann die Ergebnisse ausgewertet und gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden.
Zyklus neu starten
Nach der Messung und Bewertung der Ergebnisse ist es ratsam den Prozess erneut zu starten. Also zu überprüfen ob die Ziel KPI’s erreicht worden sind und wo eventuell Anpassungen vorgenommen werden müssen. Dieser Zyklus wird auch PDCA Zyklus (Plan do check act) genannt.
Die Vorteile von automatisierten Marketingprozessen nutzen und Erfolge generieren
Wenn die Schritte in den vorhergingen Absatz umgesetzt wurden, können sich die eigenen Kunden und Mitarbeitenden auf folgenden Vorteile freuen:
1. Automatisierung kann den Arbeitsaufwand bei der Umsetzung von Marketingstrategien erheblich verringern. (und das nachweislich)
2. Eine automatisierte Marketingstrategie kann helfen, mehr potenzielle Kunden zu erreichen und auf sie zu reagieren. (und die Kunden freuen sich)
3. Automatisierte Kampagnen können ständig analysiert und optimiert werden, um das beste Ergebnis zu erzielen. (Transparenz in den Prozessen unterstützt Entscheidungen)
4. Automatisierung kann die Konsistenz und Qualität des Marketings verbessern und die Kosteneffizienz steigern.
5. Automatisierte Marketingprozesse ermöglichen es Unternehmen, mehr Zeit zu sparen und die Arbeit effizienter durchzuführen.
6. Automatisierung kann helfen, den Return on Investment (ROI) zu steigern, indem sie die Kosten für manuelle Prozesse reduziert.
7. Automatisierte Tools ermöglichen es Unternehmen, Kunden besser zu verstehen und auf sie zu reagieren
und sicher noch einige Vorteile mehr!