Die Hebelwirkung von automatisierten Prozessen ist unglaublich hoch. Denn je effizienter ein Prozess ist, desto mehr Zeit und Ressourcen können in andere Bereiche investiert werden.
Prozesse ohne Automatisierung
Prozesse ohne Automatisierung sind ineffizient und anfällig für menschliche Fehler. In einer Umgebung, in der sich Unternehmen immer mehr auf Prozesse verlassen, ist es wichtig, dass diese so effektiv und effizient wie möglich sind. Die Automatisierung von Prozessen ist eine Möglichkeit, diese Effektivität und Effizienz zu steigern.
Welchen Hebel kann man ansetzen
Wenn es um die Hebelwirkung von automatisierten Prozessen geht, sollte man zunächst einmal überlegen, welchen Hebel man ansetzen kann. In der Regel gibt es drei Haupthebel, die man bei der Automatisierung ansetzen kann: Zeit, Kosten und Qualität.
Wenn man einen dieser Hebel richtig ansetzt, kann man die anderen beiden Hebel ebenfalls positiv beeinflussen.
Kosten: Wenn man den Hebel der Kosten ansetzt, kann man den Prozess so optimieren, dass er kostengünstiger ist. Dies hat zur Folge, dass weniger Kosten für die Durchführung des Prozesses anfallen und somit auch Zeit gespart wird.
Zeit: Wenn man den Hebel der Zeit ansetzt, kann man den Prozess so optimieren, dass er schneller abläuft. Dies hat zur Folge, dass weniger Zeit für die Durchführung des Prozesses benötigt wird und somit auch Kosten gespart werden.
Qualität: Wenn man den Hebel der Qualität ansetzt, kann man den Prozess so optimieren, dass er hochwertiger ist. Dies hat zur Folge, dass die Qualität der Ergebnisse höher ist und somit auch Kosten und Zeit gespart werden.
Welche Hebelwirkung sollte man nutzen?
Meiner Erfahrung nach aus dem Projektgeschäft, ist als erstes der Hebel der Kosten der richtige. Wenn zuerst ein Prozess automatisiert werden soll, ist es meistens eine reine Kostenreduktion innerhalb des Prozesses die angestrebt wird.
Hierbei wird der Fokus auf die intern und extern verursachten Kosten des Prozesses gesetzt. Um diese zu berechnen kann zum Beispiel das RICE Scoring als Methode verwendet werden. (weiterführender Link) Dabei werden Themen wie die Reichweite des Prozesses, der interne Aufwand aber auch die Implementierungskosten für die Automatisierung berücksichtigt.
Ist man schon einen Schritt weiter, so lohnte sich als weiteren Hebel die Zeit in den Fokus zu rücken. Die meisten Unternehmen haben als Engpasseinheit die menschlichen Ressourcen. Es gibt nicht ausreichend Fachpersonal, welches die einzelne Prozesse durch führen kann, oder das Fachpersonal ist schlichtweg zu teuer um einzelne Prozesse durchzuführen. Dann lohnt es sich auf die benötigte Zeit die während der Ausführung eines Prozesses durch einen Mitarbeitenden benötigt wird zu analysieren.
In der letzten Ausbaustufe lohnte sich den Hebel der Qualität Tet zu prüfen. Hierbei geht es vermehrt um Prozesse, welche sich auch mit Kundenbedürfnissen oder Kundenanfragen also der Kundenbeziehung auseinandersetzen. Es gibt unterschiedliche Bewertungskriterien, welche hierbei je nach Unternehmen eine relevante Rolle spielen. Letzten Endes entscheidet der Kunde in der „Abstimmung durch seine Füße“ – also ob er Kunde bleibt oder zur Konkurrenz wechselt.