Rechnungseingangsprozesse gibt es in jedem Unternehmen. Die eingehenden Rechnungen können über unterschiedliche Kanäle empfangen werden. In der Vorstellung dieses automatisierten Prozesses, werden wir uns auf den Eingang ab dem. Indem die Daten digital vorliegen konzentrieren.
Der elektronische Empfang von Rechnungen über ein automatisiertes System ist viel effizienter als der Empfang in Papierform. Kunden erhalten ihre Rechnungen schneller und Lieferanten können ihren Abrechnungsprozess jetzt online verwalten.
Die Automatisierung des Rechnungsprozesses bietet Kunden und Lieferanten viele Vorteile. Wenn ein Unternehmen eine elektronische Rechnung erhält, ist die Zahlung binnen kurzer Zeit abgeschlossen. Das spart nicht nur Kunden, sondern auch Lieferanten Zeit, da sie Rechnungen nicht mehr physisch scannen und aufbewahren müssen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Kunden alle ihre Transaktionen des Vormonats einfach nachverfolgen können, indem sie einen kurzen Blick in ihren E-Mail-Posteingang oder der Webapplikation des Unternehmens werfen. Dies hilft ihnen, alle ihre Ausgaben besser zu verwalten und verspätete Zahlungen mit Lieferanten zu vermeiden, da sie zu jedem Zeitpunkt von überall auf der Welt Zugriff auf jede Transaktion haben.
So kann ein automatisierter Rechnungseingangsprozess aussehen. Das Vorgehen ist dabei relativ einfach aufgebaut, da sich mein Standardprozess handelt:
- Rechnungen werden automatisiert aus E-Mails oder entsprechenden Ordnern extrahiert
- die Inhalte der Rechnung werden analysiert und auf Korrektheit überprüft
- Verifikation von Steuernummern, Kreditoren oder Debitorennummer und weiteren Inhalten
- Wenn beispielsweise ein SAP oder Oracle System im Einsatz ist wird der Input entsprechend an die Systeme automatisiert weitergegeben
- Im letzten Schritt erfolgt die Freigabe oder die Ablehnung der Rechnung durch einen menschlichen Mitarbeiter
Hier sehen wir anhand der Anzahl der Prozessschritte welche automatisiert werden können, dass dieser Prozess einen noch hohen Automatisierungsgrad aufweisen kann. Für Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie sich wieder auf die eigentliche Wertschöpfung also den Mehrwert den sie selber in diesem Prozess liefern konzentrieren können.