Auf LinkedIn, Twitter, Xing und weitere Netzwerken wird viel über Automatisierung und künstliche Intelligenz geschrieben und diskutiert. In diesem Artikel findet ihr Ideen für den Einsatz von intelligenten automatisierten Prozessen im Business Alltag.
Welche Prozesse können automatisiert werden?
Jeder Prozess kann automatisiert werden – es kommt darauf an welchen Einfluss eine Automatisierung hat.
So ist es beispielsweise möglich die einmal im Jahr auftretenden Prozesse des Jahresabschlusses zu automatisieren. Der Vorteil einer solchen Automatisierung würde dann lediglich einmal pro Jahr genutzt werden können.
Hingegen Prozesse die mehrmals pro Woche, oder sogar täglich ausgeführt werden müssen, ermöglichen durch Automatisierung einen wesentlich höheren Effizienzsteigerungsgrad.
Eine gute Übersicht findet sich in der Wertschöpfungskette nach Porter (siehe Wikipedia). Er stellt sehr übersichtlich die einzelnen Unternehmensbereich dar, in welchen Prozesse ablaufen.
Die Wertschöpfungskette nach Porter ist ein Modell, mit dem Organisationen die verschiedenen Aktivitäten in der Wertschöpfungskette identifizieren und analysieren können. Es besteht aus fünf primären Aktivitätsbereichen: Entwicklung von Produkten/Dienstleistungen, Beschaffung, Produktion, Vertrieb und Marketing sowie Kundendienst. Jeder Bereich stellt unterschiedliche Aufgaben dar und erfordert spezielle Fähigkeiten und Ressourcen.
Zu jedem dieser fünf Elemente gehören zusätzliche Unteraktivitäten, die den Wert des Produktes oder der Dienstleistung steigern können. Beispielsweise kann die Produktentwicklungsphase die Erbringung von Beratungs- und Forschungsleistungen umfassen. Die Beschaffungsphase beinhaltet möglicherweise den Einkauf von Materialien oder Teilen, während die Produktionsphase Inspektion und Qualitätskontrolle beinhaltet. Die Distribution schließlich umfasst Transport, Lagerhaltung und Versicherungsdienste. Der Kundendienst schließlich deckt alle Aspekte des After Sales Services ab – Service und Reparatur sowie technische Beratung.
Das Ziel der Wertschöpfungskette es, den größtmöglichen Nutzen für Kunden zu generieren, indem alle relevanten Kostenfaktoren minimiert werden. Jede einzelne Aktivität sollte sorgfältig überprüft werden, um sicherzustellen, dass ihr tatsächlicher Beitrag zur Wertgenerierung erkannt wird. Darüber hinaus tragen Prozesseffizienz und Innovation dazu bei, Synergien zwischen den Aktivitäten herzustellen und Kostensenkungspotenziale freizulegen.
Die Wertschöpfungskette nach Porter bezieht sich auf ein Modell, das verwendet wird, um die Aktivitäten zu identifizieren, die benötigt werden, um ein Produkt oder eine Dienstleistung für den Endverbraucher herzustellen. Es basiert auf der Idee, dass Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Profitabilität erlangen können, indem sie jede Phase der Herstellung und des Vertriebs optimieren. Dieses Modell besteht aus fünf Phasen: Primäraktivitäten (Rohmaterialbeschaffung und -planung), sekundäre Aktivitäten (Produktions- und Fertigungsprozesse) sowie unterstützende Aktivitäten (Informationsmanagement, Qualitätsmanagement usw.). Dazu gehören auch Marketing- und Vertriebsservices sowie Kundenservice und After-Sales-Support. Alle diese Aktivitäten tragen direkt oder indirekt zur Schaffung von Mehrwert für Konsumenten bei.
Prozesskosten sparen oder Absatz erhöhen?
Es ist eine Frage, die Unternehmen in allen Branchen stellen – und es gibt keine einfache Antwort. Eines ist jedoch sicher: Um langfristig erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen beide Ziele anstreben und gleichermaßen Priorität haben.
Einerseits können Kosteneinsparungen das Gewinnpotenzial verbessern und den Cashflow positiv beeinflussen. Auf der anderen Seite unterstützt ein gesteigerter Absatz die Marktrelevanz, schafft Raum für weiteres Wachstum und trägt dazu bei, neue Kundengruppen zu gewinnen. Dies bedeutet, dass Unternehmen genau überlegen müssen, welche Strategien sie anwenden sollten, um beide Ziele zu erreichen.
Dabei ist es wichtig, sich auf langlebige Maßnahmen zu konzentrieren – also nicht nur auf diejenigen, die den größten Profit versprechen. Eine effiziente Erfüllungsstrategie kann ebenfalls helfen. Sie bietet Kostenvorteile und beschleunigte Lieferzeiten, was den Absatz steigert. Außerdem können Investitionen in Technologien verheerende Auswirkungen haben – sowohl im Hinblick auf Kosteneinsparung als auch in Bezug auf Produktivitätssteigerung und Kundenzufriedenheit.
Kurz gesagt, Prozesskostenersparnis und Umsatzerhöhung sind untrennbar miteinander verbundene Teile des Erfolgsrezepts für jedes Unternehmen. Jede Entscheidung sollte daher strategisch getroffen werden – mit dem Endziel vor Augen, beide Ziele gleichermaßen zu erreichen.
Sparen – Verringerte Prozessdurchlaufkosten
Bei vielen täglichen Arbeiten, ob in der Finanz- Marketing, Sales, oder Produktionsabteilung stellt sich jeder Mitarbeiter die Frage warum dieser Prozess manuell durchgeführt werden muss.
Gehen wir davon aus, dass bei jedem Prozessschritt menschliche Interaktion benötigt wird. Somit ist jeder Schritt abhängig von der jeweiligen Person die ihn durchführt. Dies führt zu folgenden Überlegungen
- Zeitkosten der Durchführung
- Qualität des Prozesses / des Ergebnisses
- Fehleranfälligkeit / Kosten der Nachbearbeitung
- Durchführung ist an Personen gebunden
Zu Punkt 1: die Zeitkosten der Durchführung sind äquivalent zu Personalkosten und auch eingesetzten Material beziehungsweise Servicekosten zu sehen. Wird ein Service für die Durchführung des Prozesses benötigt oder eine Zuführung an Ausgansmaterialien, so verursachen diese Kosten.
zu 2: Gleichbleibende Qualität von Prozessen und deren Ergebnissen sind die meisten Kunden gewohnt. Gerade im Bereich der im Internet angebotenen Services gibt es viele Beispiele.
zu 3: Fehleranfällige Prozesse bedürfen einer hohen Anzahl an Korrekturen – diese sind entweder mit Zeitkosten oder Ausfallkosten die durch die nicht korrekte Durchführung des Prozesses entstanden sind gegenzurechnen.
zu 4: Urlaube, Krankheitstage, Vertretungen etc. spielen hier ebenfalls eine entscheidende Rolle. Oder auch der aus dem amerikanischen kommende Truck-Faktor, den ich lieber als Lotto-Faktor darstelle. Was wäre wenn Person X die als Einzige für den Prozess zuständig ist und diesen kennt im Lotto gewinnt und morgen kündigt.
Die Liste lässt sich nach Belieben ergänzen. Hier sollte aufgezeigt werden welche trivialen Probleme sich bei Prozessen die nicht automatisiert sind ergeben können.
Topline erhöhen, die Marge machts
Jedes Unternehmen produziert Waren, Services oder bietet Dienstleistungen an. (siehe Wirtschaftssektoren) Je mehr mit gleichbleibenden Produktionsmitteln produziert werden kann, desto höher fällt die Marge aus (siehe Abbildung oben, Wertschöpfungskette nach Porter).
Wenn automatisierte Prozesse geringere Kosten und geringere Folgekosten durch eine reduzierte Fehleranzahl aufweisen, entspricht dies ebenfalls einer verbesserten Marge.
Prozessideen
Weitere Prozessideen sind zu finden unter https://www.it-p.de/prozesse-automatisieren