Warum Prozesse auf dem Papier perfekt sind – aber in der Praxis ignoriert werden

“Warum halten sich meine Mitarbeiter nicht an die Prozesse?” – Eine unbequeme Wahrheit

80 % aller Unternehmen dokumentieren ihre Geschäftsprozesse akribisch – und dennoch läuft es in der Praxis oft anders. Warum? Weil Menschen kreative Wege finden, um sich ineffiziente Abläufe vom Hals zu halten. Doch das kostet Unternehmen Millionen.

Das unsichtbare Problem: Bypass-Prozesse

Jeder Entscheider kennt es: Da gibt es diesen einen Ablauf, der genau festgelegt wurde – mit BPMN-Diagrammen, SOPs und Checklisten. Doch die Mitarbeiter ignorieren ihn schlichtweg. Stattdessen etablieren sich “inoffizielle” Wege, die vermeintlich schneller oder einfacher sind. Diese Bypass-Prozesse entstehen aus Notwendigkeit, weil dokumentierte Prozesse oft nicht mit der Realität mithalten.

Doch was bedeutet das für Unternehmen?

Die Folgen: Zeitfresser, Kostenexplosionen und steigender Druck

1. Wissensverlust: Wenn Mitarbeiter eigene Wege entwickeln, bleibt das Wissen oft in Köpfen statt in Systemen. Fällt ein Schlüsselmitarbeiter aus, steht das Unternehmen vor einem Problem.
2. Ineffizienz: Bypass-Prozesse sind meist nicht optimiert, sondern notgedrungen entstanden. Sie kosten wertvolle Zeit und Ressourcen.
3. Schatten-IT: Ohne Kontrolle über interne Prozesse entstehen Sicherheitslücken, weil Mitarbeiter auf nicht genehmigte Tools und Methoden zurückgreifen.
4. Wettbewerbsnachteil: Während Unternehmen sich in Prozessanpassungen verheddern, setzen andere bereits smarte Technologien ein, die Prozesse automatisieren und optimieren.

Warum existieren Bypass-Prozesse überhaupt?

• Prozesse sind nicht nutzerfreundlich: Mitarbeitende umgehen komplizierte Vorgaben, weil sie in der Praxis schwer umzusetzen sind.
• Fehlendes Prozessbewusstsein: Viele Unternehmen investieren in Dokumentationen, aber nicht in eine echte Prozesskultur.
• Mangel an Technologieeinsatz: Veraltete Systeme erzwingen Workarounds, weil sie nicht flexibel genug sind.

Die leise Revolution: Wie Unternehmen sich befreien können

Die Lösung? Eine Kombination aus Anpassung, Technologie und echtem Prozessverständnis. Unternehmen, die es schaffen, Prozesse dynamisch zu gestalten, vermeiden ineffiziente Umgehungen. Doch wie kann man das erreichen?

Es gibt Technologien, die helfen, Abläufe nutzerfreundlicher und gleichzeitig effizienter zu gestalten – ohne Mitarbeiter in starre Vorgaben zu zwingen. Wer jetzt umdenkt, kann sich vom Prozess-Wirrwarr verabschieden.

Lösungsansätze

Um die negativen Auswirkungen von Bypassprozessen zu minimieren, sollten Organisationen folgende Maßnahmen in Betracht ziehen:

1. Prozessoptimierung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der dokumentierten Prozesse, um sicherzustellen, dass sie praktikabel und effizient sind.

2. Schulung und Training: Investitionen in Schulungsprogramme, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die dokumentierten Prozesse verstehen und anwenden können.

3. Feedback-Kultur: Förderung einer offenen Feedback-Kultur, in der Mitarbeiter ihre Erfahrungen mit den Prozessen teilen können, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

4. Flexibilität in den Prozessen: Schaffung von Spielräumen innerhalb der Prozesse, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, in bestimmten Situationen von den Standards abzuweichen, ohne die Qualität zu gefährden.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus?

Wo gibt es Bypass-Prozesse, die Zeit und Geld kosten? Und was wäre, wenn Ihre Teams die optimalen Wege direkt im System nutzen könnten?