Ein automatisierter Urlaubsantragsprozess kann für Personalabteilungen und Mitarbeitende schnell zu einem mühseligen und zeitaufwendigen Unterfangen werden. Um diesen Prozess zu vereinfachen, kann man ihn durch Automatisierung vereinfachen und beschleunigen. In diesem Artikel werden wir uns anschauen, wie man den Urlaubsantragsprozess automatisiert, um Ärger und Kosten zu sparen.
Der digitale Urlaubsantrag als Einstieg in die Digitalisierung
Es ist nicht zwingend notwendig, direkt zur Vollautomatisierung zu schreiten. Du kannst stattdessen auch anfangen, einzelne Vorgänge in kleinen Schritten zu automatisieren. Use Cases sind ausreichend vorhanden.
Der Prozess ist ein guter Einstieg für die Digitalisierung in Unternehmen. Denn er bietet die Chance, einen kleinen Teilprozess zu automatisieren und damit zu beweisen, dass die Vollautomatisierung keine utopische Idee ist. Außerdem erhöht er die Akzeptanz der Strategie im Unternehmen, weil er zeigt, wie leicht es ist, mit dem System zu arbeiten.
Der digitale automatisierter Urlaubsantrag spart Zeit und Geld
Langlaufende Prozesse, demotivierte KollegInnen – all das kann einem erspart werden. Schnelle Abstimmung und Freigabe von Urlaubsanträgen ist nicht nur ein Ziel in der Einsparung von Ressourcen. Ebenfalls in der Motivation und Vereinfachung von Abteilungsprozessen.
Digitaler Urlaubsantrag – alles fängt mit dem Prozessmodell an
Wenn man einen Urlaubsantrag bearbeitet, sind viele verschiedene Parteien daran beteiligt – manchmal mehr, manchmal weniger. Dazu gehören der Antragssteller, der Facharbeiter und der Vorgesetzte, welcher meist die Genehmigung oder Ablehnung des Antrags übernimmt und die Urlaubsbelegung in seiner Abteilung sicherstellt.
Auch das HR-Management ist eingebunden, da es die Urlaubsanträge verwaltet und steuert. Manche Fälle erfordern sogar noch die Einbeziehung weiterer Beteiligter, zum Beispiel wenn ein Angestellter hybrid im Unternehmen tätig ist. Um den digitalen Urlaubsantragsprozess erfolgreich durchzuführen, sind Verantwortlichkeiten und Stellvertretungen unerlässlich.
Man erkennt sofort, dass es viele Prozessbeteiligte in diesem Fall gibt. Je mehr Personen beteiligt sind, desto komplexer wird auch die Bearbeitung der Freigabe.
Zuerst muss der Antrag erstellt werden, danach die individuellen Prüfungen (hier ist erstmal ein allgemein gültiger Antrag abgebildet). Erst nach 5 Stufen der Bearbeitung kann der Antragsteller seinen Bestätigten Antrag entgegen nehmen. Das sind nicht nur gefühlt zu viele Beteiligte, sondern auch realistisch zu viele Aufwände.
Einfachere Abwicklung & Genehmigung des digitalen Urlaubsantrags
In dem oben abgebildeten Prozess konnten wir schon feststellen, dass viele Genehmigungen und viele manuelle Tätigkeiten benötigt werden um den Antrag erfolgreich zu arbeiten. Eine einfachere Abwicklung und in Teilen sogar automatisierte Genehmigung ist mit einem automatisierten Prozess möglich.
Plausibilitätscheck
Dabei wird im ersten Schritt bei der Eingabe des Antrags definiert geprüft, ob alle Plausibilitätschecks positiv verlaufen. Diese beinhalten unter anderem:
- Ist der Antrag innerhalb der berechtigten Zeitperiode erstellt (in den meisten Fällen aktuelles Jahr)
- Ist ausreichend Resturlaub auf dem Konto der ErstellerIn
- Sind passende Vertreter vermerkt
- Genügend Vorlaufzeit (dies muss generell im Unternehmen definiert sein)
Vertretungsprüfung
Nach der erfolgreichen Prüfung wird automatisch überprüft, ob die angegebenen Vertretenden nach ihren Kalendern Zeit für die Vertretung haben. Dabei wird folgendes Geprüft:
- eigene Abwesenheiten wie Urlaub
- Schulungen
- Anzahl an Terminen (klar definierte Schwellwerte ab denen keine Vetretungstätigkeit übernommen werden kann)
Kann die avisierte VertreterIn genutzt werden, wird diese über die Rolle in der Abwesenheit während des Urlaubs informiert.
Freigabe
Fallen alle vorangegangenen Prüfungen positiv aus, wird automatisiert die Freigabe erteilt. Dabei wird dem Mitarbeitenden und der Führungskraft mitgeteilt dass der Urlaub eingereicht und genehmigt wurde.
Ohne dass es manueller Tätigkeit von weiteren Beteiligten bedarf.
Der gesamte Prozess sieht dann wie folgt aus.
Alle offenen Anträge aus Sicht des Vorgesetzten
Kirche der jetzt digital vorliegenden Informationen und den jeweiligen Status über den Prozess, kann eine Übersicht für Vorgesetzte und Mitarbeitende erstellt werden. Diese Übersicht können die aktuell offenen Urlaubsanträge und zum Beispiel auf die Auslastungsplanung für die kommenden Monate oder das ganze Jahr abgebildet werden.
Ebenfalls könnten hierbei Mitarbeitende automatisch über unverlangte Urlaube informiert werden. Damit nicht am Ende des Jahres eine Torschuss Panik entsteht. Und Urlaube zwingend bis zum eine 30. zwölften des Jahres genommen werden müssen.
Personalübersicht mit einem Klick
Die Personalabteilung kann durch einen solchen etablierten automatischen Prozess und damit verbundenen Datenpunkten ebenfalls weniger Aufwände realisieren. Wenn dieser Prozess unternehmensweit eingeführt wird, können durch einen Knopfdruck sämtliche Urlaube geprüft und auch automatisch genehmigt werden.
Implementierung – wie kann der Prozess umgesetzt werden
es gibt wie in den meisten Fällen unterschiedliche Herangehensweisen um einen solchen Prozess zu automatisieren. Zu unterscheiden sind die zwei wichtigsten Elemente dabei.
Gibt es im Unternehmen bereits etablierte Workflowsysteme und können diese für die Abbildung eines solchen Prozesses verwendet werden? Kann diese Frage positiv beantwortet werden, ist es ratsam direkt auf die bestehenden Workflowsysteme zu setzen und innerhalb dieser automatisierten Prozess zu designen und umzusetzen. Wichtig dabei ist zu überprüfen ob personenbezogene Daten innerhalb der Workflowsysteme verarbeitet werden dürfen oder ob es dafür spezielle Absprachen mit den Mitarbeitenden benötigt.
Sollten im Unternehmen keine etablierten Workflowsysteme vorhanden sein, können zum Beispiel auf kostengünstige Varianten wie Microsoft Power Automate gesetzt werden. Damit kann der Urlaubsantrag digital abgebildet werden.
Sind bereits M365 Lizenzen vorhanden, können diese auch für die Implementierung dieses Prozesses genutzt werden. Dabei entstehen keine zusatzkosten, da die Automatisierungs-Engine bereits in der bezahlten Lizenz enthalten ist. So kann auf bewährte Technik gesetzt werden, ohne dass es eines großen Software Einführungsprojektes bedarf, welches unnötig Ressourcen binden würde.
Weiterführende Links und Ressourcen
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