Dieser Prozess beinhaltet normalerweise den Eingang von Rechnungen, die Prüfung der Rechnungen auf Richtigkeit, die Genehmigung der Rechnungen und schließlich die Ausführung der Zahlung. Wie man den Prozess der Rechnungsverarbeitung automatisieren kann und welche Rahmenbedingungen beachtet werden sollen stelle ich euch in diesem Beitrag vor.
Wie man unterstützt wird bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung
Für viele Unternehmen ist der Schritt der automatisierten Rechnungsverarbeitung ein wesentlicher Bestandteil ihrer Transformation. Durch die Automatisierung des Prozesses können Unternehmen nicht nur Zeit reduzieren, sondern auch die Genauigkeit ihrer Rechnungsbearbeitung erhöhen. Zudem kann die Automatisierung dazu beitragen, den Arbeitsaufwand für Mitarbeiter zu reduzieren und Fehlerquellen zu minimieren.
Voraussetzungen
Eine digitale Rechnungsverarbeitung ist die Voraussetzung für die weiteren Schritte. Erst wenn die Daten beispielsweise in einem Enterprise Content Management System vorliegen und digital weiterverarbeitet werden können ist eine Automatisierung möglich.
Werden die Rechnungen digital für die Weiterverarbeitung aufbereitet, also bereits die Meta Daten extrahiert wie Datum, Beträge, Kreditoren, Debitoren und so weiter. Ist bereits eine gute Basis geschaffen um erfolgreich zu werden.
Die drei top Vorteile der Automatisierung
1. Zeitersparnis
Die Automatisierung von spart viel Zeit, da nicht mehr manuell alle eingehenden Rechnungen durchgesehen und abgleichen werden müssen. Diese Aufgabe wird nun von einem Computer übernommen, der die Arbeit sehr viel schneller erledigen kann.
2. Reduzierte Fehlerrate
Da die Automatisierung auf präzisen Regeln basiert, werden Fehler bei der Verarbeitung der Rechnungen durch automatisierte Rechnungsverarbeitung deutlich reduziert. Dies bedeutet, dass Sie weniger falsche Zahlungen tätigen oder Rechnungen übersehen, die noch offen sind.
3. Kosten sparen
Die Automatisierung von Rechnungsverarbeitung reduziert das benötigte Kapital, da weniger Personal für diese Aufgabe eingesetzt werden muss. Darüber hinaus kann auch die Verwendung von Papier reduziert werden, da viele Unternehmen ihre Rechnungsdaten inzwischen digital erhalten und verarbeiten.
Was man bei der Automatisierung beachten muss
Die Hauptsache für automatisierte Rechnungsverarbeitung ist, dass man sich darauf konzentriert, was wirklich wichtig ist. Natürlich gibt es einige Aspekte, die man beachten muss, um den Prozess zu automatisieren. Zunächst einmal muss man sicherstellen, dass der Prozess nachvollziehbar ist. Das bedeutet, dass alle Schritte des Prozesses logisch aufeinander aufbauen und leicht verständlich sind.
So automatisiert man den Prozess der Rechnungsverarbeitung
Um den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren sind die nachfolgenden Teilschritte durchzuführen. Damit können inhaltlich, regulatorisch und weiterführend alle Teilschritte bearbeitet werden.
Identifizieren und Erfassen von Rechnungen für automatisierte Rechnungsverarbeitung
Die Identifizierung und Erfassung von Rechnungen kann man am besten mit einer datenbank-basierten Lösung erledigen. Diese Lösung sollte die Möglichkeit bieten, Rechnungen nach verschiedenen Kriterien zu filtern und zu sortieren. Zusätzlich sollte die Lösung die Möglichkeit bieten, Belege anzulegen und diese mit den entsprechenden Rechnungen zu verknüpfen.
Prüfen der Rechnungen Nachdem die Rechnungen erfasst wurden, müssen sie auf inhaltliche und formale Richtigkeit geprüft werden. Dies kann man am besten mit einer datenbank-basierten Lösung erledigen, die es ermöglicht, Rechnungen nach verschiedenen Kriterien zu filtern und zu sortieren. Zusätzlich sollte die Lösung die Möglichkeit bieten, Belege anzulegen und diese mit den entsprechenden Rechnungen zu verknüpfen.
Mit Power Automate kann dies durch die Analyse von Bildmaterialien – wie JPEGs oder anderen Bildern erfolgen.
Hierbei werden sämtliche Informationen die sich innerhalb der Rechnung befinden automatisiert extrahiert. Dies erfolgt mithilfe einer vordefinierten Aktion die die künstliche Intelligenz von Power Automate mehr zur Verfügung stellt. Dies ist darauf trainiert, Daten aus Rechnungen zu extrahieren.
Die benötigten Daten einer Rechnung sind unter anderem:
- Rechnungsdatum
- Rechnungshöhe / Betrag
- Fälligkeit
- Skonto
- Lieferanten Name
- Lieferanten Adresse
Je nach Branche in der sich das Unternehmen befindet sind weitere Elemente der Rechnung relevant. Diese Liste dient nur der beispielhaften Darstellung.
Validieren der Informationen in der Rechnung
Nach der Digitalisierung und der Extraktion der Daten ist die nächste Aufgabe beim Verarbeiten einer Rechnung die Validierung der Informationen.
Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen, je nachdem, um welche Art von Rechnung es sich handelt. Zum Beispiel könnte es sich um eine finale Rechnung handeln, bei der alle vorherigen Rechnungen in den Voranschlag eingebunden werden müssen oder umgekehrt, in dem Fall müsste jede einzelne Rechnung gesondert validiert werden. Oder es könnte sich um eine periodische Rechnung handeln, bei der alle Abonnements für die angegebene Zeitspanne gültig sind und nach Ablauf dieser Zeitspanne erneut bestätigt werden müssen. Egal welche Art von Rechnung es ist, die erste Aufgabe beim Verarbeiten ist stets die Validierung der Informationen. Dies kann entweder über ein Formular oder direkt auf der Seite der Rechnung erfolgen. In jedem Fall sollten alle notwendigen Informationen angezeigt werden und keine Fehler enthalten. Andernfalls muss die Fehlermeldung korrigiert werden, bevor weitere Schritte unternommen werden können.
Die hierbei extrahierten Daten aus dem Content, können nach der Extraktion automatisch auf Plausibilität und Korrektheit geprüft werden. Hierzu sollten Referenzwerte die in bekannten Rechnungen bereits vorhanden sind für die Validierung herangezogen werden. Ebenfalls können Standardabweichungen innerhalb des Prozesses definiert werden, welche bei Abweichungen ebenfalls als valide angesehen werden.
Freigeben und Genehmigung der Rechnung
Ist die Überprüfung der Rechnung erfolgreich, kann diese frei gegeben und an die Buchhaltung übermittelt werden.
Da jedoch nicht jeder Zweck holder und Prozessbeteiligte alle Informationen in einem Tool wie Power Automate einsehen kann oder einsehen möchte gibt es die Möglichkeit die Kommunikation hierüber per E-Mail auszuführen.
In der Grafik dargestellt sind die Informationen, welche aus der Rechnung extrahiert wurden. Diese können nun in einem eigenständigen Mail Prozess an definierte Adressaten weitergeleitet werden.
Jetzt haben wir eine Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Mit den vorangegangenen Anpassung wird der Prozess wesentlich einfacher und automatisierter ausgeführt werden können.
Durch die Verwendung von modernen Technologien und Tools können Zeit und Kosten gespart und die Buchhaltung effizienter gestaltet werden. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bietet viele Vorteile, wie z.B. eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen, eine reduzierte Fehlerquote und eine verbesserte Transparenz. Es sollte betont werden, dass die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz in der Buchhaltung ist und Unternehmen dabei hilft, wettbewerbsfähiger zu werden.