Ideen für automatisierte Prozesse

Auf LinkedIn, Twitter, Xing und weitere Netzwerken wird viel über Automatisierung und künstliche Intelligenz geschrieben und diskutiert. In diesem Artikel findet ihr Ideen für den Einsatz von intelligenten automatisierten Prozessen im Business Alltag.

Welche Prozesse können automatisiert werden?

Jeder Prozess kann automatisiert werden – es kommt darauf an welchen Einfluss eine Automatisierung hat.

So ist es beispielsweise möglich die einmal im Jahr auftretenden Prozesse des Jahresabschlusses zu automatisieren. Der Vorteil einer solchen Automatisierung würde dann lediglich einmal pro Jahr genutzt werden können.

Hingegen Prozesse die mehrmals pro Woche, oder sogar täglich ausgeführt werden müssen, ermöglichen durch Automatisierung einen wesentlich höheren Effizienzsteigerungsgrad.

Eine gute Übersicht findet sich in der Wertschöpfungskette nach Porter (siehe Wikipedia). Er stellt sehr übersichtlich die einzelnen Unternehmensbereich dar, in welchen Prozesse ablaufen.

Quelle: eigene Darstellung

Zu erkennen sind die Unterschiede zwischen unterstützenden und primären Aktivitäten. Die Unterstützenden Aktivitäten haben nur indirekt Einfluss auf die Wertschöpfung des jeweiligen Unternehmen. Bei den primären Aktivitäten ist eine direkte Wertschöpfung zu sehen.

Sparen oder Topline erhöhen?

Bei der Prozessautomatisierung ist die Automatisierung kein Selbstzweck (wenn ich dies als Technologe natürlich nur teilweise so sehe). Sondern viel mehr ein Betriebswirtschaftlicher Vorteil. Entweder werden durch ihren Einsatz Prozessdurchlaufkosten eingespart oder die Verkaufszahlen erhöht.

Sparen – Verringerte Prozessdurchlaufkosten

Bei vielen täglichen Arbeiten, ob in der Finanz- Marketing, Sales, oder Produktionsabteilung stellt sich jeder Mitarbeiter die Frage warum dieser Prozess manuell durchgeführt werden muss.

Gehen wir davon aus, dass bei jedem Prozessschritt menschliche Interaktion benötigt wird. Somit ist jeder Schritt abhängig von der jeweiligen Person die ihn durchführt. Dies führt zu folgenden Überlegungen

  1. Zeitkosten der Durchführung
  2. Qualität des Prozesses / des Ergebnisses
  3. Fehleranfälligkeit / Kosten der Nachbearbeitung
  4. Durchführung ist an Personen gebunden

Zu Punkt 1: die Zeitkosten der Durchführung sind equivalent zu Personalkosten und auch eingesetzten Material beziehungsweise Servicekosten zu sehen. Wird ein Service für die Durchführung des Prozesses benötigt oder eine Zuführung an Ausgansmaterialien, so verursachen diese Kosten.

zu 2: Gleichbleibende Qualität von Prozessen und deren Ergebnissen sind die meisten Kunden gewohnt. Gerade im Bereich der im Internet angebotenen Services gibt es viele Beispiele.

zu 3: Fehleranfällige Prozesse bedürfen einer hohen Anzahl an Korrekturen – diese sind entweder mit Zeitkosten oder Ausfallkosten die durch die nicht korrekte Durchführung des Prozesses entstanden sind gegenzurechnen.

zu 4: Urlaube, Krankheitstage, Vertretungen etc. spielen hier ebenfalls eine entscheidende Rolle. Oder auch der aus dem amerikanischen kommende Truck-Faktor, den ich lieber als Lotto-Faktor darstelle. Was wäre wenn Person X die als Einzige für den Prozess zuständig ist und diesen kennt im Lotto gewinnt und morgen kündigt.

Die Liste lässt sich nach Belieben ergänzen. Hier sollte aufgezeigt werden welche trivialen Probleme sich bei Prozessen die nicht automatisiert sind ergeben können.

Topline erhöhen, die Marge machts

Jedes Unternehmen produziert Waren, Services oder bietet Dienstleistungen an. (siehe Wirtschaftssektoren) Je mehr mit gleichbleibenden Produktionsmitteln produziert werden kann, desto höher fällt die Marge aus (siehe Abbildung oben, Wertschöpfungskette nach Porter).

Wenn automatisierte Prozesse geringere Kosten und geringere Folgekosten durch eine reduzierte Fehleranzahl aufweisen, entspricht dies ebenfalls einer verbesserten Marge.