Bewährte Anwendungsfälle die Ihnen Mehrwert schaffen

production of microchips

Auf LinkedIn, Twitter, Xing und weitere Netzwerken wird viel über Automatisierung und künstliche Intelligenz geschrieben und diskutiert. In diesem Artikel findet ihr Ideen für den Einsatz von intelligenten automatisierten Prozessen im Business Alltag.

Welche Prozesse können automatisiert werden?

Jeder Prozess kann automatisiert werden – es kommt darauf an welchen Einfluss eine Automatisierung hat.

So ist es beispielsweise möglich die einmal im Jahr auftretenden Prozesse des Jahresabschlusses zu automatisieren. Der Vorteil einer solchen Automatisierung würde dann lediglich einmal pro Jahr genutzt werden können.

Hingegen Prozesse die mehrmals pro Woche, oder sogar täglich ausgeführt werden müssen, ermöglichen durch Automatisierung einen wesentlich höheren Effizienzsteigerungsgrad.

Eine gute Übersicht findet sich in der Wertschöpfungskette nach Porter (siehe Wikipedia). Er stellt sehr übersichtlich die einzelnen Unternehmensbereich dar, in welchen Prozesse ablaufen.

Quelle: eigene Darstellung

Zu erkennen sind die Unterschiede zwischen unterstützenden und primären Aktivitäten. Die Unterstützenden Aktivitäten haben nur indirekt Einfluss auf die Wertschöpfung des jeweiligen Unternehmen. Bei den primären Aktivitäten ist eine direkte Wertschöpfung zu sehen.

Sparen oder Topline erhöhen?

Bei der Prozessautomatisierung ist die Automatisierung kein Selbstzweck (wenn ich dies als Technologe natürlich nur teilweise so sehe). Sondern viel mehr ein Betriebswirtschaftlicher Vorteil. Entweder werden durch ihren Einsatz Prozessdurchlaufkosten eingespart oder die Verkaufszahlen erhöht.

Sparen – Verringerte Prozessdurchlaufkosten

Bei vielen täglichen Arbeiten, ob in der Finanz- Marketing, Sales, oder Produktionsabteilung stellt sich jeder Mitarbeiter die Frage warum dieser Prozess manuell durchgeführt werden muss.

Gehen wir davon aus, dass bei jedem Prozessschritt menschliche Interaktion benötigt wird. Somit ist jeder Schritt abhängig von der jeweiligen Person die ihn durchführt. Dies führt zu folgenden Überlegungen

  1. Zeitkosten der Durchführung
  2. Qualität des Prozesses / des Ergebnisses
  3. Fehleranfälligkeit / Kosten der Nachbearbeitung
  4. Durchführung ist an Personen gebunden

Zu Punkt 1: die Zeitkosten der Durchführung sind äquivalent zu Personalkosten und auch eingesetzten Material beziehungsweise Servicekosten zu sehen. Wird ein Service für die Durchführung des Prozesses benötigt oder eine Zuführung an Ausgansmaterialien, so verursachen diese Kosten.

zu 2: Gleichbleibende Qualität von Prozessen und deren Ergebnissen sind die meisten Kunden gewohnt. Gerade im Bereich der im Internet angebotenen Services gibt es viele Beispiele.

zu 3: Fehleranfällige Prozesse bedürfen einer hohen Anzahl an Korrekturen – diese sind entweder mit Zeitkosten oder Ausfallkosten die durch die nicht korrekte Durchführung des Prozesses entstanden sind gegenzurechnen.

zu 4: Urlaube, Krankheitstage, Vertretungen etc. spielen hier ebenfalls eine entscheidende Rolle. Oder auch der aus dem amerikanischen kommende Truck-Faktor, den ich lieber als Lotto-Faktor darstelle. Was wäre wenn Person X die als Einzige für den Prozess zuständig ist und diesen kennt im Lotto gewinnt und morgen kündigt.

Die Liste lässt sich nach Belieben ergänzen. Hier sollte aufgezeigt werden welche trivialen Probleme sich bei Prozessen die nicht automatisiert sind ergeben können.

Topline erhöhen, die Marge machts

Jedes Unternehmen produziert Waren, Services oder bietet Dienstleistungen an. (siehe Wirtschaftssektoren) Je mehr mit gleichbleibenden Produktionsmitteln produziert werden kann, desto höher fällt die Marge aus (siehe Abbildung oben, Wertschöpfungskette nach Porter).

Wenn automatisierte Prozesse geringere Kosten und geringere Folgekosten durch eine reduzierte Fehleranzahl aufweisen, entspricht dies ebenfalls einer verbesserten Marge.

Prozessideen

Einige Beispiele und Bereiche in denen Prozesse automatisiert werden können.

Finanzen und Rechnungswesen

Mit Hilfe von Business Process Automation können bis zu 42 % der Aufgaben im Finanz und Rechnungswesen nach einer Studie von McKinsey komplett automatisiert werden. Wichtig hierbei festzuhalten ist, dass es sich hierbei um eine vollständige Automatisierung handelt. Weitere 20 % können nach der Studie mehrheitlich automatisiert werden.

  • Invoice Prozess: sammeln und analysieren von Daten aus gescannten Dokumenten und Abgleich mit berechtigten Kreditoren.
  • Zahlungsabgleich und -verarbeitung: Bankzahlungen, die aus verschiedenen Quellen eingehen, werden mit offenen Rechnungen abgeglichen. Diese werden dann im ERP-System verarbeitet und Überweisungsbelege generiert.
  • Stammdatenpflege: Neuanlage von Debitoren oder Kreditoren oder deren Anpassung über zentrales BPA System.
  • Kontenabstimmungen: BPA kann den Download von Unterkontensalden automatisieren, Validierungen durchführen und Saldenjournaleinträge erstellen, um Diskrepanzen zu entdecken und zu lösen.
  • 3-Wege-Matching: Der Abgleich von Rechnungen zu Bestellungen und Wareneingangsnotizen kann mit BPA automatisiert werden. Dies gewährleistet eine genaue Zahlung und validiert verschiedene Teile der Lieferkette.
  • Lieferanten-Onboarding: Suchen Sie online nach neuen Lieferanteninformationen (z. B. unter Verwendung der DUNS-Nummer) und verwenden Sie diese Informationen, um den neuen Lieferanten zu Ihrer ERP- oder Rechnungsanwendung hinzuzufügen.
  • Automatisieren Sie Workflow und Genehmigungen: RPA kann für die regelbasierte automatische Genehmigung im Workflow-System konfiguriert werden. Alle Ausnahmen werden zur manuellen Genehmigung an die zuständige Person weitergeleitet.
  • Finanzplanung und -analyse: Erstellen Sie Prognosen automatisch anhand von historischen und Marktdaten.

Kunden Service

  • Kundenumfragen: automatisierte Versand von Kundenumfragen nach Interaktion.
  • Datenergänzung im CRM: haben sich Kundendaten aktualisiert, oder Präferenzen angepasst
  • Ticketsysteme: Benachrichtigung und Vereinfachung von bearbeiteten Tickets. Mobile Interaktion.

Personalmanagement Use Cases

Mehr als 45 % der Personal Prozesse können laut einer Studie von Deloitte automatisiert werden.

  • Onboarding von neuen Mitarbeitern: Verfahrensanweisungen, Betriebsordnung, Datenschutz und weitere durchzuführende On Boarding Maßnahmen können digitalisiert und automatisiert durchgeführt werden.
  • Offboarding von Mitarbeitern: Rückgabe und Sperrung von Lizenzen und Berechtigungen.
  • Selfservice für Mitarbeiter: Stammdaten Management wird über die automatisierte Bearbeitung von eingehenden E-Mails oder gescannten Dokumenten durchgeführt.
  • Urlaubsantrag: Beantragung, Validierungen und Freigabe von Urlauben
  • Feedback: Analyse von Feedbackgesprächen und Handlungsempfehlungen
  • Zeiterfassung: Prüfung von Arbeitszeiten, zum Beispiel im Bereich der zulässigen maximal Arbeitszeit.

Marketing

  • Newsletter: für passendes Kundensegment zusammenstellen
  • Marketing Goodies: Versand und Rückmeldung von Marketingsmaterialien
  • Geburtstagsgrüße: Versand eines personalisierte Videos
  • CRM: Anlage und update von Leads
  • CRM: automatisierte Information wenn ein Lead LinkedIn oder Xing Account besucht hat

Weitere Ideen

  • Automatisiertes Ressourcen Buchen in Großraumbüro
  • Zeitlich gesteuerte Stellung von einfachen Reports
  • Benachrichtigung zu Aufgaben über MS Teams Kanal oder anderer Collaboration Lösung

Welche Prozesse automatisieren Sie in Ihrem Unternehmen? Ich freue mich über Kommentare und Diskussionen. Oder schreiben Sie mir direkt über das Kontaktformular.

    Dieser Artikel wird fortlaufend mit neuen Ideen aktualisiert und verlinkt. Letzte Aktualisierung erfolgte am 2021-07-29 11:12:14

    Bewerte hier den Post!
    [Total: 1 Average: 5]